ビジネスシーンにおいて、会ったことのない相手に初めてメールを送るのは、なかなか緊張しますよね。顔を見て挨拶するのならともかく、メール上で初対面の挨拶、自己紹介をさらりと表現するのは、慣れてないととまどってしまうことも。
今回は、会ったことのない相手に対して初めてメールを送る際に、気をつけたいポイントをご紹介します！
英文メールで初対面の挨拶を礼儀正しくする書き方３つのポイント
ポイント1：書き出しは出来る限りシンプルに書く
ついつい日本語のノリで、書き出しから、「初めてご連絡させていただきます。わたくし、○○会社で営業を担当しております、XXと申します……。」のように、長々と丁寧な文章を書いてしまいがちですが、英語メールでは必要ありません。
前回の「英文メールで相手に伝わりやすい件名の書き方3つのポイント」でもご紹介した通り、英語では、長い文章を書くと、相手に読んでもらえない可能性が高くなります。逆にくどくどと説明しすぎることで、相手に幼稚な印象を与えてしまうことも。
ポイント2： 初対面でも相手の名前は呼び捨てでOK！日本語の感覚は捨てよう
日本語の感覚だと、いきなり敬称なしで相手の名前を書くのは失礼に値するのでは!? と思わず心配になってしまいますが、英語メールでは、逆に親しみを込めて書いている、という具合に捉えられます。なので、書き出しからいきなり、Dear XXXX（相手の名前）, と始めてOKです。
ポイント3：自己紹介であることを最初に英語でちゃんと追記する
英語のメールでは、まずは目的から書くことが大事です。なので、最初に初対面であることを明記するため、初メールで使えるフレーズ「Please let me introduce myself(まず、私の自己紹介をさせてください。)」を書いておきましょう。
その後は、簡単な自己紹介（自分が何者であるか）をコンパクトにまとめましょう。例えば、こんな感じです。
- I am Timmy from English Hacker corporation, Japan.
(日本のイングリッシュハッカーコーポレーションのティミーです。) - I am Alex, working as a Marketing Director at XX college.
(XXカレッジでマーケティング取締役として勤務しているアレックスです。)
など、自己紹介は簡潔に、1，2行の短いセンテンスでまとめるようにしましょう。
この3つのポイントで、メールの書き出しはOKです。では次に、要件を伝える時に便利なフレーズを見ていきましょう！
これで怖くない！メールの要件を伝えるのに役立つ定番フレーズ
自己紹介を書き終えたら、何のためにメールを送っているのか、用件は何なのかを相手にはっきりと伝えましょう。その際に役に立つフレーズは以下の通りです。
I am writing this to ask you to send the latest brochures.
(最新のカタログを送っていただけるよう、メールいたしました。)
I am sending you this email to seek your advice.
(アドバイスをいただきたく、このメールを出しております。)
とにかく回りくどい言い方をせず、はっきりとメールを書いている理由を伝えるのが最大のポイントです！
文末に書くと効果的！やんわりと早急な返信を促す表現
初めての相手にメールを送る際、文末に以下のような文章を入れると効果的です。
I look forward to hearing from you soon.
(すぐにお返事がいただけることを楽しみにしております。)
Your prompt response would be much appreciated.
(早急なご返信、感謝いたします。)
ビジネスシーンで初めての相手とやりとりする場合、相手の仕事の速度、返信の速さが予測できないことが多いですよね。スムーズに仕事を進めるためにも、失礼にならない程度に返事の催促をするのは大切なことです。
そして英文メールの最後は、お決まり文句で締めましょう
- Kind regards,
- Best regards
ですね。
「初対面だから……。」と、ついつい丁寧に長文を書いてしまいがちですが、それだと逆に相手が混乱してしまいます。最悪の場合、面倒くさくて後回しにされてしまう……なんてことも！
出来るだけ用件をシンプルにまとめ、相手が理解しやすいメールを書くよう心がけましょう！
