社内コミュニケーションの活性化や従業員エンゲージメントの向上に役立つ施策として、「サンクスカード」が注目を集めています。サンクスカードとは、「日々の業務の中で感じた相手への感謝の気持ちを、手紙に記して渡しあう」という社内制度です。
本記事では、サンクスカードの基本的な概要の他、企業がサンクスカードを導入するメリット・デメリット、またサンクスカードの導入を失敗しないためのコツを解説します。
サンクスカードとは
先にも説明した通り、サンクスカードとは、社員同士が感謝の気持ちを手紙で伝えあう社内制度です。
同僚や部下、上司など、共に仕事をする中で相手に対して感じた、「ありがとう」や「助かりました」といった感謝の気持ちを「カード」という形あるものに変えて渡します。
ここでいうカードとは、小さな紙の場合もあれば、メールやチャットの電子テキスト、専用ソフトウェアを使った電子カードの場合もあります。
会社やサービスによって実施方法が異なるケースも多く、「ありがとうカード」や「サンクス機能」など取り組みごとに名前は変わりますが、企画の基本的な内容は同じです。
いずれの取り組みにおいても、サンクスカードは社員同士が感謝の気持ちを伝えあう企画を意味しています。
サンクスカードを導入するメリット
サンクスカードを導入することは、企業にとってどのようなメリットをもたらすのでしょうか？
企業が“共通の目的達成に向けて複数の人々が協力して活動している組織”である以上、目的達成において何らかのメリットをもたらす制度でなければ、費やした時間とお金が無駄なものとなってしまいます。
ここでは、サンクスカードの導入によって企業が得られるメリットについて詳しく解説します。
社内コミュニケーションの活性化
まず1点目のメリットは、社内コミュニケーションの活性化が期待できることです。
サンクスカードを相手に贈ることは、コミュニケーションのきっかけになります。サンクスカードの取り交わしをきっかけに会話がスタートしたり、心理的に距離が縮まることから、それまでの関係値ではあり得なかった交流が開始する可能性も十分に考えられます。
また、制度の導入がきっかけとなり、従業員同士が互いに興味・関心を持つようになるといった効果も期待できるでしょう。感謝の気持ちを伝えるためには、相手のことをよく知っていなければいけません。
そのため、サンクスカードがひとつの契機となって、これまでは見えていなかった相手の仕事ぶりや日常のサポートに気づけるようになる可能性があります。
互いのことをよく理解することで、より深い部分でコミュニケーションが取れるようになり、相手の特性に合わせて交流を図れるようになる他、共通点が見つかれば、それを話題に親睦を深めることもできるでしょう。
社員の定着率向上
2点目は、社員の定着率向上に効果が期待できることです。企業活動において「ヒト」は欠かすことのできない重要な経営資源であり、社員の定着率はその「ヒト」に大きな影響を与えます。
社員同士がサンクスカードを贈りあい、感謝や尊敬というポジティブな感情を取り交わすことで、会社の雰囲気が風通しのよいものに変化します。
そして、社員たち自身が「きちんと評価してもらえる」「意見を聞いてくれる」「ネガティブな捉え方をされない」と感じることで、働きやすい職場環境が形成されます。
働きがいを感じられる人が増えれば、社員の離職率は低下し、それに従い定着率の向上も見込めます。
従業員のモチベーション向上
3点目は、従業員のモチベーション向上に効果が期待できることです。一般的に感謝の気持ちを伝えられて気分が悪くなる人は少なく、多くの人が幸福感を抱きます。
また、先にも説明した通り、相手のことをよく知っていなければ、感謝の気持ちを伝えることはできません。
そのため、感謝の気持ちを伝えられた側は「よく見てくれている」と感じます。「仕事ぶりを見てくれていて、その上で褒めてもらえた」ということは、他者に承認されたことと同義であり、従業員のモチベーション向上によい影響を与えるでしょう。
サンクスカードを導入するデメリット
サンクスカードの導入は、メリットばかりをもたらすものではありません。場合によっては、さまざまなデメリットが発生する恐れもあります。ここではサンクスカードを導入することによって、起こりえるデメリットについて解説します。
運用に工数がかかる
まず1点目のデメリットは、制度の運用に工数がかかることです。サンクスカード自体は、「社員同士が感謝の気持ちを手紙に変えて伝えあう」というシンプルな企画ですが、実際に社内制度として運用するとなると、少なくない工数が発生します。
紙のカードを使って運用を行うケースを取り上げてみましょう。
まず施策を行うにあたって、「ルール整備」や「マニュアル作成」、「カードの発注・印刷」といった準備に関する業務が発生します。
次に、施策を実施するステップへ移行し、このステップでは施策運営や参加者への啓蒙活動といった業務をこなすことが必要です。
一定の期間を運営したら、集計を行います。紙のカードの場合、この集計作業が大変です。1枚ずつ確認して分類しなければならないため、カードの枚数が3桁を超えるような場合、集計作業だけでも大きな工数がかかるでしょう。
そして最後に、集計結果を参加者へ発表・周知します。表彰制度を採り入れている企業も多く、大々的に発表する場合はイベントの運営や準備に時間と手間がかかります。
以上のように、サンクスカードの施策は運用や企画にさまざまな作業が発生するため、片手間で行うことは難しいです。相応の業務工数がかかることを念頭において、施策をスタートする必要があるでしょう。
専用システムを利用するとコストが発生する
2点目のデメリットは、専用システムを利用するとコストが発生する点です。専用システムは、クラウドサービスとして提供されていることが一般的で、デザインされた電子レターの送信や、送受信のデータ自動集計といった機能を備えています。
専用システムを活用することによって、集計作業の自動化や、パッケージ化されたシステムを利用できることによる運用コストの低減といったメリットを得られる一方、導入や継続利用には費用が発生する点に注意が必要です。
気になるサービスを見つけた際は、費用感を確認し、自社の予算において問題がないかを確認しておく必要があるでしょう。
・クラウドサービスとは？図解を用いて初心者にもわかりやすく解説
サンクスカードの導入を失敗しないためには
サンクスカードの導入は、やり方を間違えると結果的に失敗に終わってしまうこともあります。
導入するだけで手放しにメリットを享受できるような企画ではなく、社内コミュニケーションの活性化や社員の定着率向上といった成果をもたらすためには、いくつかのポイントを押さえておくことが必要です。
サンクスカードの導入を失敗に終わらせないためのポイントを紹介します。
目的やルールを明確にすること
まず1つ目は、サンクスカードという企画を行う「目的」や「ルール」を明確にすることです。
企業は、共通の目的達成に向けて活動する組織であり、その目的に寄与しない企画は無駄なものと認識され、社員たちに受け入れてもらえません。何のためにサンクスカードを導入するのか？といった企画の目的を明らかにし、参加する社員から理解を得る必要があります。
また、社員に積極的に参加してもらうためには、明確なルールも必要です。ルールが曖昧な状態だと、参加者は「どのような行動を取ればいいのか？」がわからず、参加に対して億劫になってしまいます。
誰が・いつ・どのような場合に・どのような方法で行うのか？を明文化し、参加者全員へ共有しましょう。そうすることで、参加者たちは安心して企画に参加できるようになります。
いますぐ使える「サンクスカード導入サポート資料」
サンクスカードの制度導入について「手順」や「企画方法」にお悩みの方は、ぜひこちらのサポート資料をご活用ください。
こちらの資料では、サンクスカード制度の導入や運用の手順がわかる「サンクスカード 導入・運用手順書」と、空欄を埋めるだけで企画が完成し、そのまま従業員に配布できる「サンクスカード プロジェクトシート」といった2つのファイルを、ひとつにまとめてご用意しております。
こちらを活用いただくことで、スムーズなサンクスカードの制度導入を実現させることができます。お名前とメールアドレスのご登録のみで今すぐダウンロードいただけますので、この機会にぜひご活用ください。ご利用はもちろん無料です。
手軽にできること
2つ目は、参加者たちが手軽に参加できることです。ルールが難しかったり、カードを贈るために手間がかかったりすると、参加者は企画への参加を面倒に感じてしまいます。
参加者のモチベーション維持は企画の成功を左右する重要なポイントなので、運営側でストレスなく参加してもらえるような工夫を凝らすことが必要といえるでしょう。
おすすめは、専用システムのアプリを活用することです。スマートフォンからサンクスカードを贈れるため手間が少なく、社員も気軽に企画へ参加することができます。
周囲から見えていること
3つ目は、企画の取り組みが周囲から見えていることです。「誰が誰にサンクスカードを贈ったのか」が周囲に見えることで、企画自体が盛り上がるだけでなく、贈られた感謝の気持ちが全体にも伝番し、組織風土の改革にも効果が期待できます。
上層部が率先して活用すること
4つ目は、経営管理層やマネージャーといった上層部が、率先してサンクスカードを活用することです。組織の上位階層に位置する人が積極的に参加することで、一般社員も参加しやすくなり、企画の成功率が高まります。
また、そういった上層部からサンクスカードをもらうことは一般社員にとって嬉しいものです。受け取った従業員のモチベーションが向上し、組織への帰属意識が高まることで、組織の社員定着化にもよい影響を与えます。
さらに、組織内にそういった社員が増えることで、感謝の気持ちを伝える風土の定着化も進んでいくでしょう。
実績に応じてインセンティブを設けること
5つ目は、実績に応じてインセンティブを設けることです。例えば、「最もサンクスカードを贈った社員にギフトを進呈する」などの取り組みが挙げられます。
この施策は、インセンティブ目当てにサンクスカードを贈る人が出てくる懸念があるため、場合によっては施策として適さないケースもありますが、一方で、サンクスカードという企画の活性化や形骸化の抑制には一定の効果を示します。
また、実施にあたっては、人事評価と組み合わせて制度化するのもおすすめです。定期的に振り返る機会が設けられるため、企画の継続率や参加率の向上が見込めます。
システムの導入を視野に入れること
6つ目は、システムの導入も視野に入れて企画を実行することです。紙のカードを活用したり、既存の連絡ツール（メールやチャットなど）を応用したりする場合、データ集計に大きな手間がかかります。
人数が少なければ問題なく運営できるかもしれませんが、贈られるカードの枚数が増えたり、従業員が増加した場合、管理負荷が増大し、思いもよらぬ負担となる可能性があるでしょう。
サンクスカードは、組織の風土改革を目的とした施策です。風土の定着化には長い時間がかかるため、粘り強く継続する必要があります。中長期的な視点で企画を検討し、必要であれば専用システムの導入を視野に入れることをおすすめします。
サンクスカードの例文・テンプレート
サンクスカードを贈るときに使える例文・メッセージテンプレートをご紹介します。
同僚へサンクスカードを贈るとき
- 資料作成のとき、アドバイスをくれてありがとう！ おかげさまでいい資料が作れました。私で協力できることがあればいつでも頼ってね！
- いつも相談に乗ってくれてありがとう。〇〇の細かな気遣いに助けられています。困ったときはいつでも頼ってください。これからもよろしくお願いします。
上司・先輩へサンクスカードを贈るとき
- 先日は〇〇の件でフォローいただき、本当にありがとうございます！ とても勉強になりました。今後の営業活動に活かしていきます！
- 〇〇についてフォローして下さり、ありがとうございました。細かい部分まで対応していただき、感謝の気持ちしかありません。
- 失敗を恐れずに挑戦できているのは、〇〇さんのおかげです。これからも挑戦を続け、〇〇さんの力になれるよう頑張ります！
部下へサンクスカードを贈るとき
- 〇〇の件、迅速に対応してくれてありがとう。非常に助かりました。引き続き、これからも一緒に頑張りましょう。
- 〇〇さんのおかげで、プロジェクトを成功させることができました。本当にありがとう。いつも頼りにさせてもらっていて、感謝です。これからもチーム一丸となって頑張っていきましょう！
サンクスカード機能付きビジネスチャット「WowTalk」
筆者所属のワウテック株式会社では、法人向けコミュニケーションツールとして、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」を提供しています。WowTalkはシンプルな操作性と充実の管理機能が特徴のチャットツールです。
WowTalkでは「サンクス機能」を標準搭載しており、ユーザーは対象者にメッセージ付きの「サンクスレター」を贈ることができます。
グループごとに公開範囲を選ぶことができ、個別のプライベート送信も可能です。また、レターのデザインは6種類の中からお好きなものを選んでいただけます。
さらに、WowTalkのサンクス機能は、PCはもちろんスマートフォンからのご利用にも対応しているため、場所や端末を問わずサンクスカードを贈っていただくことができます。
チャットツールの手軽さでサンクス機能をご利用いただけるので、従業員に大きな負担をかけることなくサンクスカードの企画を継続できます。
加えてデータ集計の機能を備えているため、運営管理も簡単です。管理者はもちろん、ユーザーアカウントでも、贈ったレターの数をグラフ形式で確認できるので、定期的な振り返りもユーザー自身で簡単に行えます。
WowTalkのサンクス機能にご興味をお持ちいただけた方は、ぜひページ下部のフォームより製品資料をダウンロードください。また、機能に関する詳しい説明は、下記のプレスリリースにも記載しておりますので、ぜひご参照ください。
・機能追加のお知らせ｜気軽に感謝の気持ちを伝えられる「サンクス機能」が追加
・アップデートのお知らせ｜サンクス機能に“集計機能”が追加。デザインを一部刷新
サンクスカードを採りいれて組織の一体感を高めよう
サンクスカードは、組織の風土改革や従業員のモチベーション向上に役立つ施策です。組織作りに課題を感じられている企業は、この機会に導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
また、運営の業務負荷が懸念という場合は、専用システムの活用がおすすめです。パッケージソフトを使うためスピード感を持って企画を立ち上げられる他、集計作業の自動化やペーパーレス化といったメリットも享受できます。
