経営者や人事担当者など、経営や人材マネージメントに携わる方の中には、社内コミュニケーションの活性化に関心を持たれている方も多いのではないでしょうか。
近年、働き方改革の推進によって就業形態が多様化し、それに合わせて社内のコミュニケーション方法も見直しに迫られています。
一見、難しいように思える社内コミュニケーションの活性化。たしかに、企業によって置かれている状況はさまざまであるため、一概にこれといった正解の答えを出すことは難しいかもしれません。
しかし現在は、数多くの企業が、社内コミュニケーションの活性化に役立つツールを提供しています。こういったツールを自社の環境や状況に合わせて導入し活用することで、社内コミュニケーションの改善を見込むことは十分に可能です。
本記事では、社内コミュニケーションの活性化におすすめのツールを10個ご紹介します。
シンプルなUIで誰でも使いやすいビジネスチャットから、日報を起点にコミュニケーションを活性化できるユニークな社内SNSまで、幅広いサービスをピックアップしました。
また、社内コミュニケーションツールを導入するメリットやサービスを選ぶときのポイントなどについても解説しています。
社内のコミュニケーション活性化に課題を感じられている方は、ぜひ参考にしてみてください。
社内コミュニケーションツール導入｜3つのメリット
まず、社内コミュニケーションツールを導入することによって得られるメリットについて解説します。
このメリットについて、「導入するとコミュニケーションが活性化される」と漠然とした理解に止まっている方も多いのではないでしょうか？
社内コミュニケーションツールを導入することで、どんなメリットを享受できるのか。それを理解しておくことは、導入目的の明確化や適したサービスの選定に役立ちます。
得られるメリットと抱えている課題を照らし合わせて、社内コミュニケーションツールの活用が課題に対する最適解なのかどうかを判断できるからです。
社内コミュニケーションツールを導入することによって得られるメリットの中から、代表的な3つを抜粋して紹介します。
①業務効率がアップする
1つ目は、業務効率がアップすることです。社内コミュニケーションツールを活用することによって、従業員同士がスムーズな連携を取れるようになり、業務の“ムリムダ”が削減され、組織全体の業務効率が向上します。
業務効率を低下させないためには、従業員同士が滑らかに連携を取ることが重要です。密にコミュニケーションを取ることで、情報の共有漏れや従業員同士の情報格差を防ぐことができ、認識の齟齬による連携ミスなどを減らせます。
社内コミュニケーションツールは、情報共有や業務連絡に役立つ機能を備えたツールです。
チャット機能を活用して、1対1でメッセージのやり取りを行うことはもちろん、グループ機能を活用すれば、複数人がリアルタイムに近い速さでコミュニケーションを取ることもできます。
社内コミュニケーションツールを活用すれば、それぞれの従業員に必要な情報が行き渡りやすくなり、連携不足によるミスなどを減らせるため、結果的に業務効率を向上させることができるのです。
②さまざまなコストを削減できる
2つ目のメリットは、さまざまなコストを削減できることです。まず、紙代や印刷代といったコストを削減できます。これまで紙を使用して行っていた情報共有を、ツール上で行えるようになるからです。
例えば、日報を紙の書類に手書きで提出していたとしましょう。社内コミュニケーションツールを導入すれば、これをデジタルに置き換えることができます。紙代はもちろん、仮にこの日報を郵送で提出していた場合、その郵送代も削減することができるのです。
また、社内コミュニケーションツールの多くはマルチデバイスに対応しており、端末とネット環境さえあれば、どこからでも情報にアクセスできます。紙で保管・管理している場合、その場所にいかなければ情報にアクセスすることができません。
このように場所に縛られることなく業務を進められるようになることで、そのために必要だった移動費などのコストも削減が見込めるでしょう。
ビデオ会議を備えているツールを活用すれば、会議にかかるコストも削減が見込めます。従来の会議は対面で行うことが一般的で、ひとつの会議室に参加者全員を集める必要がありました。
会議のために出社をしたり、遠方の事業所から出張したりしなくてはいけなかったのです。
ビデオ会議を活用すれば、離れた場所にいても会議に参加できるため、出社や出張の必要はなくなります。そのときにかかっていた電車代や移動時間分の人的コストを削減することができるのです。
③チームの雰囲気がよくなる
3つ目のメリットは、チームの雰囲気がよくなることです。コミュニケーションが密になり、互いの状況がオープンになることで不信感や不安感を払拭できます。
コミュニケーションが希薄なチームで働いている従業員が、どのような気持ちで仕事をしているのか想像してみましょう。
「チームメイトなのに、コミュニケーションがないせいで互いにどんな仕事をしているのかわからない」
「メールを送っても淡白なテキストが返ってくるだけで相手の表情が読めず、『何か気に触ることをしてしまったのだろうか』と不安になる」
「仕事の全体感があいまいで、自分の仕事がチームの役に立っているのかわからず、モチベーションを保ちにくい」
コミュニケーションが希薄なチームにおいては、こういったネガティブな感情を持った状態で働いている従業員も多いのではないでしょうか？
コミュニケーションが不足すると、相手の状況や感情が見えないせいで、不安や不信感といったネガティブな感情が強くなってしまいます。
また、仕事の全体像が見えないため、「自分にどのような成果が求められているのか」がわかりません。このような状況では、「よくわからないからとりあえず言われたことをやる」といった受け身の姿勢になってしまうことも十分に考えられます。
この状態で仕事に取り組んだとしても、チームとして思うような成果はあげることは難しいでしょう。
社内コミュニケーションツールを活用することで、こういったネガティブな感情の蓄積を予防できます。コミュニケーションが活性化され、互いの状況や自分の役割が見えるようになることで、不安感や不信感を抱きにくくなるからです。
それぞれの従業員がネガティブな感情なく働くことができていれば、おのずとチームの雰囲気もよくなります。チームの雰囲気がよくなれば、ポジティブな意見が交わされるようになり、チームとしてのパフォーマンスも向上が見込めるでしょう。
社内コミュニケーションツールの選び方｜5つのポイント
社内コミュニケーションツールを導入するメリットについては、前段で説明した通りです。業務効率のアップやコストの削減、チーム雰囲気の良化など、さまざまなメリットを享受することができます。
続いて、社内コミュニケーションツールの選び方について見ていきましょう。冒頭でもお伝えした通り、社内コミュニケーションツールは数多くのサービスが存在します。それぞれ特長が異なるため、ツール選定の際は自社に合ったサービスを見つけ出すことが大切です。
社内コミュニケーションツールを選ぶ際に押さえておきたいポイントを5つに絞って解説します。
①必要な機能を備えているか
まず1つ目は、必要な機能を備えているかどうかです。必要な機能とは、その会社が抱えている課題を解消してくれるものを指します。
例えば、社内におけるナレッジの共有に弱みがある場合は、部門ごとの情報共有や蓄積を、簡便化したりわかりやすく整理整頓してくれる機能が必要になるでしょう。ツールの中に情報を整理して共有できることで、ナレッジを適切に共有できます。
その他、現場と本社の間で情報格差が生じているといった場合は、基本的な情報共有が可能であり、なおかつ現場でも使いやすい機能をもったサービスが適しているといえます。現場と本社が密にコミュニケーションを取れることで、情報格差の解消が期待できるでしょう。
このように、サービスの機能によって解消できる課題は異なります。自社が抱えている課題の解消に役立つ機能を備えたサービスを選ぶことが大切です。
②コスト的に問題はないか
2つ目は、コスト的に問題がないかどうかです。社内コミュニケーションツールのサービスの多くは、「買い切り」ではなく、月額で利用料を支払う「サブスクリプション」の形式を採用しています。
ユーザーにとってサブスクリプションは、利用中ずっとコストが発生する仕組みです。そのため、中長期的な視点でコストバランスを考える必要があります。
特に、アカウントごとに利用料が発生する場合は、その単価に注意が必要です。利用者の数が増えるほどコストも増大していくため、人員拡充などがあった場合、思わぬ巨額コストとなってしまう恐れがあります。
③業務や従業員の特性に合っているか
3つ目は、業務や従業員の特性に合っているかどうかです。社内コミュニケーションツールは、サービスによって機能の豊富さや使い心地が異なります。それらと、業務内容や従業員の特性を照らし合わせて、適正の度合いが高いサービスを選ぶことが大切です。
例えば、運輸業界のとある企業が配送ドライバー同士のコミュニケーションや情報共有を活性化させたいという目的で、社内コミュニケーションツールの導入を検討しているとしましょう。
この場合、主な利用者はドライバーの方です。ドライバーの方々はメインの仕事である配送業務が忙しいため、使いこなすのに時間がかかりそうな複雑な使用感のツールには抵抗感をもつ方が多いでしょう。
そのため、できるだけシンプルな使い心地のツールが望ましいです。ここで、エンジニアの方が使うような多機能なツールを導入してしまっては、現場の混乱を招く恐れがあるだけでなく、せっかく導入したツールが浸透しない可能性もあります。
このように、業務の内容や従業員の特性を鑑みて、最適だと思えるサービスを選定することが社内コミュニケーションの導入においては重要です。
④ベンダーのサポート体制は充実しているか
4つ目は、ベンダーのサポートが充実しているかどうかです。ベンダーとは、サービスの提供元を指します。
社内コミュニケーションツールは、導入してからが本番です。全従業員が必要な機能を使いこなせるようになって初めて、ビジネスにいい影響をもたらします。
しかし、これまで利用したことのないツールを導入するわけですから、導入直後は、従業員はもちろん導入担当者の方にあっても使いこなせない場合が多いでしょう。
「管理機能の設定でわからないことがある」「どうやってIDを発行すればいいんだっけ……？」「ここをこうしたいんだけど、やり方がわからない」など、さまざまな疑問が噴出するはずです。
ベンダーのサポート体制が充実していれば、こういった場面も問題なく乗り越えられます。導入したツールを最大限に使いこなすことができるでしょう。
ベンダーサポートの充実度合いを確認する方法は、大きく分けて3つあります。
1つは、担当営業の方に説明してもらうことです。どのようなサポートを提供してくれるのか、使い方がわからないとき対応してくれる窓口はあるのか、など気になる疑問を聞いておきましょう。
2つ目は、インターネット上から自主的に情報を集めるといった方法です。サポート体制の充実さに強みをもつベンダーの場合、詳しいサポート内容をWebサイトなどの媒体から発信していることがあります。
また、Webサイト上から説明資料をダウンロードできるようにしているサービスもあるので、これらを活用することでベンダーのサポート体制がどれだけ充実しているのかを確認できるでしょう。
3つ目の方法は、トライアルを申し込み、その期間中にサポートを利用してみることです。実際に利用してみることで、窓口との相性や具体的なサポートの内容を把握することができます。
ベンダーのサポート体制を確認する際は、紹介した3つの方法を試してみてください。きっと自社に合ったサポート体制を提供してくれるベンダーと出会えるはずです。
⑤セキュリティに問題はないか
5つ目のポイントは、セキュリティに問題はないかどうかです。情報漏えいのリスクに対して、そのサービスがどのような対策を講じているのかを確認しておきましょう。
多くのサービスは、情報保護のためにさまざまなセキュリティ機能を搭載しています。具体的には、場所によってアクセス制限をかけられる「IPアドレス制限」や、情報統制に役立つ「ログ監視」などの機能です。
セキュリティ機能は種類の幅が広く、サービスごとに機能の内容も異なります。自社の用途に合ったセキュリティ機能を搭載しているサービスを選ぶことが大切です。
また、ベンダーそのもののセキュリティ環境も確認することをおすすめします。
そのサービスが優れたセキュリティ機能を搭載していたとしても、ベンダーそのもののセキュリティ環境が脆弱では、セキュリティレベルが低いと言わざるを得ません。
情報セキュリティに関する国際規格の「ISMS認証」や、個人情報の保護体制に対する第三者認証制度「プライバシーマーク」を取得しているかどうかは、そのベンダーのセキュリティレベルを測るうえでひとつの指標となるでしょう。
【比較表】社内コミュニケーションツール10選
それでは、いよいよ社内コミュニケーションツールのサービスを紹介していきます。
サービスの種類を、
- ビジネスチャット
- 社内SNS
- Web会議システム
といった3つの種類に分けて内容をまとめました。それぞれの比較表をお見せしたあと、サービスの特徴について具体的に解説していきます。
ビジネスチャットの比較表
| サービス名 | 特徴 | 参考価格（1IDあたり） |
|---|---|---|
| Slack | 拡張性が高く高機能 | 850〜1,600円/月 |
| LINE WORKS | LINEのインターフェースを踏襲 | 360〜1,200円/月 |
| Chatwork | 国産ビジネスチャットとして中小企業に人気 | 600〜960円/月 |
| WowTalk | シンプルなUIで直感的に扱える | 300〜800円/月 |
社内SNSの比較表
| サービス名 | 特徴 | 参考価格 |
|---|---|---|
| Talknote | 組織の文化や価値観を醸成する | お問い合わせ |
| NotePM | 社内のナレッジ共有に強み | 1,000(3ユーザー)〜17,500(50ユーザー)円/月 |
| gamba! | 日報を起点にコミュニケーションを活性化 | お問い合わせ |
Web会議システムの比較表
| サービス名 | 特徴 | 参考価格 |
|---|---|---|
| Zoom | ビジネス問わず幅広いシーンで活用されている | 2,000〜2,700円/月 |
| Microsoft Teams | さまざまなコミュニケーションをこれひとつでまかなえる | 540〜2,170円/月(税抜) |
| Google Meets | Googleサービスとの親和性が高い | $7.99(月額) |
ビジネスチャット①Slack
「Slack（スラック）」は、アメリカのSlack Technology社が開発し運営しているビジネスチャットです。特徴は、さまざまな外部Webサービスと連携ができること。Googleカレンダーやタスク管理ツール「Asana」などのWebサービスと連携させることができます。
高機能な分、価格は少々高めです。「多少コストがかかってもいいから、拡張性が高く、高機能なビジネスチャットが欲しい」という方におすすめの社内コミュニケーションツールといるでしょう。
無料プラン：あり
参考価格：850〜1,600円/月
Webサイト：https://slack.com/intl/ja-jp/
ビジネスチャット②LINE WORKS
「LINE WORKS」はワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているビジネスチャットです。日本でも多くの方が利用している個人向けチャットサービス「LINE」のビジネス版です。
特徴は、LINEのインターフェースを踏襲していること。LINEの使用経験があれば、導入教育をせずとも使い始めることができます。
無料プラン：あり
参考価格：360〜1,200円/月（月額契約）
Webサイト：https://line.worksmobile.com/jp/
ビジネスチャット③Chatwork
「Chatwork（チャットワーク）」は、Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットです。特徴は、国産のサービスであること。国産のビジネスチャットとして中小企業を中心に高い人気を集めており、2021年6月時点で導入企業数は32万1,000社を突破しています。
無料プラン：あり
参考価格：600〜960円/月（月額契約）
Webサイト：https://go.chatwork.com/ja/
ビジネスチャット④WowTalk
「WowTalk（ワウトーク）」はワウテック株式会社が提供しているビジネスチャットです。特徴は、直感的に扱えるシンプルなUIで設計されていること。チャットサービスを初めて利用するといった方でも直感的に操作方法を理解することができます。
また、管理機能が充実していることも特徴のひとつです。個人単位で機能の使用可否やトークの可能範囲などを設定できます。「直感的に使うことができて、なおかつ管理機能が充実しているビジネスチャットが欲しい」といった方におすすめのツールです。
無料プラン：ー
参考価格：300〜800円/月（月額契約）
Webサイト：https://www.wowtalk.jp/
社内SNS①Talknote
「Talknote」は、Talknote株式会社が提供している社内SNSです。基本的な機能は一般的な社内SNSと同じですが、Talknoteは「カルチャーマネジメント」という切り口からサービスを提供しています。
コミュニケーションの活性化を通じて、組織文化の醸成や浸透を可能にするというものです。組織力の強化に課題を感じられている企業におすすめのコミュニケーションツールです。
無料プラン：ー
参考価格：お問い合わせ
Webサイト：https://talknote.com/
社内SNS②NotePM
「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供している社内SNSです。社内のナレッジ共有に強みをもつサービスで、「社内版Wikipedia」とも呼ばれています。
情報を整理した状態で蓄積することができ、検索機能も強力です。「社内の情報共有を一元管理できるツールが欲しい」という方におすすめのツールです。
無料プラン：ー
参考価格：1,000(3ユーザー)〜17,500(50ユーザー)円/月
Webサイト：https://notepm.jp/
社内SNS③gamba!
「gamba!（ガンバ）」は、株式会社gamba!が提供する社内SNSです。
特徴は、社内SNSとしての基本機能に加えて、「日報機能」が充実していること。投稿された日報に対して、リアクションを返すことができます。日報を起点にコミュニケーションを活性化させることが可能です。
無料プラン：ー
参考価格：お問い合わせ
Webサイト：https://www.getgamba.com/
Web会議システム①Zoom
「Zoom（ズーム）」は、アメリカに本社を置くZoomビデオコミュニケーションズが提供するWeb会議システムです。WindowsやMac、Linuxなどに対応しています。
特徴は、簡単に使い始めることができ、映像や音声も高品質であること。ビジネス問わず幅広いシーンで活用されているコミュニケーションツールです。
無料プラン：あり
参考価格：2,000〜2,700円/月
Webサイト：https://zoom.us/
Web会議システム②Microsoft Teams
「Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）」は、マイクロソフト社が提供するWeb会議システムです。ビデオ会議の機能に加えて、チャットや通話、Officeの共同編集などさまざまな機能を備えています。
単体でのサービス提供はなく、Office365やMicrosoft 365 Business Basicのプランに含む形で利用が可能です。「コミュニケーションの手段をひとつのツールにまとめたい」という方におすすめのコミュニケーションツールです。
無料プラン：あり
参考価格：540〜2,170円/月(税抜)
Webサイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options
Web会議システム③Google Meet
「Google meet（グーグルミート）」は、Googleが提供しているWeb会議システムです。特徴は、Googleサービスとの親和性が高いこと。例えば、Googleカレンダーにゲストを入れて予定を作成するだけで、ミーティング用のURLが生成することができます。
また、ブラウザ上で利用できることも特徴のひとつです。利用者はPCにアプリをインストールする必要がなく、URLさえ共有されればミーティングに参加することができます。
無料プラン：あり
参考価格：$7.99(月額)
Webサイト：https://apps.google.com/intl/ja/meet/
社内コミュニケーションツールの導入活用事例
続いて、社内コミュニケーションツールの活用事例を紹介します。筆者が所属しているワウテック株式会社では、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」を提供しています。
WowTalkを実際にご利用いただいているお客様を対象に事例取材も行っており、その取材記事の一部を抜粋して紹介します。
働き方の異なる従業員同士でも意思を統一しやすくなった
株式会社MSC様は、ドラム缶動態を担う物流管理会社です。同社では、事務担当のスタッフとドライバーの方にアカウントを発行しており、配送業務に関することや人事通達など、さまざまな情報の共有にWowTalkをご活用いただいています。
運送会社の特性上、従業員によって就業時間などの働き方が異なります。朝5時から働く人もいれば、夜の22時から勤務を開始する人もいるそうです。
そういった働き方の異なる従業員同士でも、WowTalkを活用することでタイムリーな情報共有が実現できるようになり、意思統一がしやすくなったそうです。
新作メニューや人事総務のツール共有に活用
国内外において複数ブランドの飲食店を運営されている、東京レストランツファクトリー株式会社様。同社には、正社員、パート・アルバイトスタッフ合わせて、総勢約800名の従業員が在籍しています。
セキュリティの観点からビジネスチャットの導入を検討されるようになり、なじみのある使用感や、管理者側でセキュリティ対策を細かく設定できることがサービス選定時の決め手となり、WowTalkを導入いただきました。
同社では、新作メニューの共有や人事総務のルール共有などにWowTalkをご活用いただいています。WowTalkからさまざまな情報を配信することで、雇用形態や役職、部門、ブランドなど、そういった垣根を超えたコミュニケーションを実現させているそうです。
>>東京レストランツファクトリー株式会社様の導入事例はこちら
幅広い年齢層の職員が活用。情報共有が素早く正確に
特別養護老人ホーム「ようとく園」の運営や訪問介護・居宅介護支援事業など高齢者介護に関する事業の経営を行っている、社会福祉法人幸尋会様。
電話や手書きのメモといった情報伝達手段に課題を感じ、その解決手段としてビジネスチャットの導入を検討されるようになりました。
さまざまなサービスを検討される中で、WowTalkの“シンプルなUIでありながら業務に必要な機能が網羅されている点”に魅力を感じ、導入が決定。
幅広い年代の職員の方がWowTalkを活用されており、以前よりも素早く正確に情報を共有できるようになったそうです。
また、情報がWowTalk内に集約されるようになったことで、サービス提供の質も向上したのだとか。職員ごとの情報格差が是正され、お客様からも「担当職員が変わってしまっても、サービスの質が維持されていて嬉しい」といった声が上がっているそうです。
社内コミュニケーションツール選びはポイントを抑えて
本記事では、社内コミュニケーションツールについて詳しく紹介しました。社内コミュニケーションツールは、正しく導入することで企業にさまざまなメリットをもたらします。
サービスの選び方を理解し、複数サービスの比較を行うことで、自社に合った社内コミュニケーションツールが見えてくるはずです。ぜひ本記事を参考に自分たちにとって最適なツールを見つけてみてください。
