相手の顔が見えないので、英語でのメールや手紙では、知らず知らずのうちに失礼な表現にならないよう気をつけたいですね。特に、先方の申し出を「お断り」するなどネガティブな内容でメールを送るときはいつもより丁寧な表現を用いた方が良いでしょう。今回は、そのような時に使える英語表現についてまとめましたので、参考にしていただければ幸いです。
「お断り」メールで使える基本の英語表現
目上や取引先の方にメールでお断りするとき、I refuse your offer. （お断りします。）だけでは、かなりキツイ印象を与えてしまいます。「できればお受けしたいのですが・・・」というニュアンスを出しつつ、申し出を受けられない理由を添えるなど、なるべく丁寧でやわらかな表現を使うことをお薦めします。以下によく使う表現をまとめてみました。会社など特定のグループを代表する場合は、主語のIをweに代えて使ってください。
丁重に申し出を断る
- Unfortunately, I cannot accept your offer.
- /I am afraid I will not be able to accept your offer.
- /I regret to let you know that I am unable to accept your offer.
（残念ながら、お申し出はお受けできません。）
申し出を断るとき、文末につける表現
- Thank you for understanding.
（ご理解に感謝します。） - Please accept my regrets.
（悪しからず、ご了承下さい。）
取引や訪問の依頼への「お断り」メールで使える英語表現
例えば「あなたのオフィスを訪問したいです」という申し出をお断りする場合には、以下のように言えばOKです。「その期間は留守にする」などの理由を添えれば丁寧です。
Unfortunately, I will be in Europe in May, and thus I am unable to invite you to visit my office.
（残念ながら5月はヨーロッパにいるので、私のオフィスにご招待することはできません。）
メールの文面例：
「都合が悪く訪問の依頼を断るものの、日程を変更できれば招待したい」という場合
「都合が悪く訪問の依頼を断るものの、日程を変更できれば招待したい」という場合
Dear Mr. Smith,Thank you for your email. Unfortunately, I will be in Europe in the next month, and thus I am unable to invite you to visit my office.
However, if you will be available in April or June, I will be delighted to arrange a visit.Sincerely,
Taro Yamadaスミス様、メールをいただきありがとうございます。残念ながら5月はヨーロッパにいるので、私のオフィスにご招待することはできません。しかしながら、もし4月か6月のご都合よろしければ、喜んで訪問をお受けします。敬具、
山田太郎
また、取引の依頼などを断る場合には、
We are sorry to turn down your proposal.
（大変心苦しいですが、ご提案はお断りします。）
（大変心苦しいですが、ご提案はお断りします。）
や、
Unfortunately, we are unable to agree with your proposal at this time.
（残念ですが、今回はご提案をお受けすることはできません。）
（残念ですが、今回はご提案をお受けすることはできません。）
などと書くと丁寧です。また、今後も取引をする可能性がある場合は、
I am looking forward to working with you another time.
（またの機会にご一緒できればと存じます。）
（またの機会にご一緒できればと存じます。）
というフォローを入れるのも良いかと思います。
納期などのスケジュールの変更依頼への「お断り」メールで使える英語表現
スケジュール変更に関する「お断り」メールの表現をご紹介します。例えば、「納期を延ばしてほしい」という申し出には、
At this time, we can not accept your request to extend the due date.
（今回は、ご依頼の納期延長はお受けできません。）
（今回は、ご依頼の納期延長はお受けできません。）
と書きます。また、逆に「納品を早めてほしい」という申し出には
Unfortunately, we can not shorten the delivery time.
（残念ながら、納期短縮はできません。）
（残念ながら、納期短縮はできません。）
といいます。
メールの文面例：
「納期延長の依頼を断る」場合
「納期延長の依頼を断る」場合
Dear Mr. Smith,We are sorry that we cannot accept your request to extend the due date.We understand your situation, but we need you to deliver △△ by ○○ for our costumers.Thank you for your understanding and cooperation.Sincerely,Taro Yamadaスミス様、納期延長の依頼ですが、残念ながら現状ではお受けできません。そちらの状況はお察ししますが、弊社としてもお客様のために△△を○月○日までに納品していただきたいです。ご理解とご協力に感謝します。敬具、山田太郎
求人・就職活動中の「お断り」メールで使える英語表現
就職の応募があったが、新しく雇うつもりがない場合は、
We regret to inform you that there are no openings in our firm at his time.
（残念ながら、今現在、弊社に欠員はないことをお知らせします。）
（残念ながら、今現在、弊社に欠員はないことをお知らせします。）
と言います。出していた求人に応募があったが、すでに埋まってしまっている場合には、以下のように言います。
I am sorry to inform you that we have filled the position of Sales Manager for which you applied.
（大変申し訳ありませんが、申し込みされた営業マネージャーのポジションは埋まってしまいました。）
（大変申し訳ありませんが、申し込みされた営業マネージャーのポジションは埋まってしまいました。）
また、応募者が面接を受けたのち不採用となった場合、
We regret to inform you that we are unable to put you on the final candidate list.
（残念ですが、あなたを最終候補リストに残すことができませんでした。）
（残念ですが、あなたを最終候補リストに残すことができませんでした。）
という言い方になります。
逆に、あるポジションに応募していたが、他の仕事で採用されたので面接を辞退したいときには
逆に、あるポジションに応募していたが、他の仕事で採用されたので面接を辞退したいときには
I have been offered and have accepted a position at English Hacker Inc., and thus I would like to cancel my interview.
（イングリッシュハッカー社に採用されたので、面接を辞退させていただきたいです。）
（イングリッシュハッカー社に採用されたので、面接を辞退させていただきたいです。）
と言い、採用通知を受けたが返事を待って欲しいときには以下のように言います。
I wonder if you would be kind enough to allow me to delay my decision for two weeks.
（お返事を2週間ほど待っていただければ幸いです。）
（お返事を2週間ほど待っていただければ幸いです。）
メールの文面例：
「不採用の通知をする」場合
「不採用の通知をする」場合
Dear Mr. Smith,Thank you for taking our recruitment exams the other day.
Unfortunately, we had a lot of applicants. We regret to inform you that we are unable to put you on the final candidate list.
Thank you for your understanding.Sincerely,
Taro Yamadaスミス様、先日は弊社の採用試験をお受け頂きありがとうございました。想像を超える多数の方にご応募を頂き、残念ながら不採用とさせて頂きました。どうぞご了承下さいませ。
山田太郎
以上、いかがだったでしょうか？お断りするにもいろいろなニュアンスがあるので、ぜひチェックしておいてくださいね！
