会議室予約機能
来訪者管理機能
会議室管理機能
会議室予約と来訪者案内を一元化することによって、会議室の適正利用・有効活用を促進するとともに、受付業務効率や来訪者へのサービスレベルの向上を実現します。
会議室不足に悩む企業のみならず、貸会議室サービスなどのビジネスにもご活用いただけるサービスとなっております。
■新サービス名
『BRoomHubs』
■背景
働き方が多様化し、企業間や部門間の連携を軸としたビジネスモデルが増加する昨今において、コミュニケーションの手段や方法がクローズアップされています。Web会議など様々なコミュニケーション手段が活用されるとともに、対面による会議の必然性、重要性も高まってきています。
しかしながら、会議室の確保に苦慮する企業は多く、会議室が確保できるか否かが業務の遂行スピードに影響を与えるケースさえ出てきています。会議室不足の企業においては、会議の内容、詳細が明確になるまえに会議室を確保することを優先せざるを得ず、それが無駄な予約やキャンセル忘れなどを起因とした実利用状況と予約状況との乖離を生み、より会議室の確保を難しくするといった悪循環も発生しています。
会議室の確保、有効利用のために人的な対応をとる企業も多くありますが、コスト面も含めなかなか有効な策とならず、各企業とも頭を悩ませています。
当社の『BRoomHubs』をご活用いただくことによって、低コストで、いつでも、どこでも、リアルタイムに会議室の予約や利用状況を確認できる環境を作ることができます。また、会議室の利用状況を集計、分析することにより会議室不足に対する検討をより有効なものとすることができます。加えて、会議室予約機能と来訪者管理機能が一体化していることにより、受付担当者の業務効率の向上を実現します。
■『BRoomHubs』の特徴
●低コストでの導入が可能
・クラウド型サービスかつ内装工事を必要としないので、一次費用も少なくすぐに利用可能
・会議室数や利用者数によらず、使用する機能と使用環境に依存する価格体系
●無駄な予約の排除
・自分が予約した会議室の一覧表示、リマインドメールなどでキャンセル忘れを防止
・会議室ごとに課金設定が可能
・チェックイン、チェックアウト機能により実利用状況をシステムに開示(※)
・利用実績が集計できるため、キャンセル率やキャンセルタイミングの傾向が把握可能(※)
・参加者への告知、グループウェアへのスケジュール登録が可能(※)
●来訪者管理機能を装備
・会議室の予約と同時に来訪者の登録ができ、受付担当者との情報共有が可能
・来訪予定者の一覧の表示、対応状況の管理など受付業務に必要な機能を装備しており受付業務の効率化、業務量削減に寄与
●直感的かつ使い勝手の良いインターフェース
・高い検索機能を保有しており、時間や会議室の属性を指定して空いている会議室を検索可能
・よく使う会議室の優先的表示、予約した会議室の一覧表示など利用者にとって高い利便性を保持
・スマートデバイスからのシステム利用により、外出先からの予約や確認も可能
(※)はオプション機能です。
■サービスの詳細
●標準機能
1．会議室予約機能
・日時、人数、拠点を指定して素早く空いている会議室の検索が可能
・人事システムのデータを利用し、組織単位で会議室毎のアクセス権限設定が可能
・スマートデバイスからのシステム利用により、外出時の予約も可能
・会議予約者にリマインドメールを送付
https://www.atpress.ne.jp/releases/122015/img_122015_1.jpg
2．来訪者管理機能
・会議室予約時に来訪者登録も可能
・受付担当用画面にて、来訪者の一覧、受付対応ステイタスの表示が可能
https://www.atpress.ne.jp/releases/122015/img_122015_2.jpg
3．会議室管理機能
・会議室、設備などの登録／変更／削除を行うマスターメンテナンス機能
・拠点ごとに管理者が設定でき、柔軟な部屋管理が可能
・会議室利用実績をベースとした課金設定機能
・会議室の専有、優先予約を組織単位で設定可能
・会議室に付帯する設備などの検索条件の登録も可能
https://www.atpress.ne.jp/releases/122015/img_122015_3.jpg
●オプション機能
a．会議室有効利用促進パック(標準機能とあわせて利用)
◇チェックイン、チェックアウト機能
・Webシステム上で会議室の実利用状況の把握が可能
・予約時間開始後、一定時間チェックインされない場合、自動キャンセルも可能
◇参加者登録機能
・会議参加者を登録することにより、参加者への召集メール、リマイドメールを送付することが可能
b．スマートチェックイン機能(標準機能＋会議室有効利用促進パックとあわせて利用)
◇スマートデバイスと会議室に設置したビーコンを活用したチェックイン／チェックアウトシステムにより、よりリアルな会議室利用状況の把握が可能
c．部屋端末利用機能(標準機能＋会議室有効利用パックとあわせて利用)
◇部屋ごとに端末を設置し、使用情報の表示やチェックイン／チェックアウトを実現
d．デジタルサイネージ連携機能(標準機能とあわせて利用)
◇来訪者、利用者向けに会議室利用情報をデジタルサイネージで表示
e．ソフトキー利用による会議室入室管理機能(標準機能とあわせて利用)
◇会議室の入室に必要なソフトキーを予約に合わせて発行
◇会議室の入退室管理に利用でき、鍵の管理負荷を大幅に軽減
f．Outlookスケジュール連携機能(標準機能とあわせて利用)
◇参加者に送られた召集メールをクリックすると自分のスケジュールに自動登録(Outlookのみ)
g．ADFS認証連携(シングルサインオン)機能(標準機能とあわせて利用)
◇Azure上のADFS認証機能を利用することによってシングルサインオンを実現
■サービス価格について
本サービスのご利用価格は会議室数や利用者数に依存せずご提供する機能と環境スペックで決定します。
●標準機能
月額3万円から(環境スペックで決定します)
●オプション機能(標準機能等とあわせて利用)
a． ：月額5万円から(標準機能とあわせて月額8万円からとなります)
b.～g.：個別見積り(使用環境や採用製品によって変動しますので個別見積りとさせていただきます)
■ロードマップ、協業
本サービスは、今後も高機能なデバイスの採用やサービスとの連携など先進的な企業との協業により利便性の向上に努めていきます。
■株式会社アークシステムについて
株式会社アークシステムは株式会社神戸製鋼所と株式会社リクルートを母体として設立された、SEサービスのプロフェッショナル集団です。現在は株式会社CAC Holdingsの一員として、開発から運用までのITのライフサイクル全般にわたるソリューションを展開しています。
商号 ： 株式会社アークシステム
代表者： 代表取締役社長 小和瀬 英文
所在地： 〒103-0015 東京都中央区日本橋箱崎町24-1日本橋箱崎ビル
設立 ： 1986年7月
資本金： 1億5千万円
URL ： http://www.arksystems.co.jp/
■詳細情報、お問い合わせ先
・詳細情報
http://www2.arksystems.co.jp/broomhubs/cloud/
・資料請求
https://www.arksystems.co.jp/contact/contact_broomhubs.html
・お問い合わせ先
roomsysinquiry@arksystems.co.jp
