仕事のコミュニケーションや情報共有に便利な「ビジネスチャット」。メールでは補えないカジュアルなコミュニケーションを促進するITツールとして近年注目を集めており、テレワークや働き方改革を推進するという時代の潮流も相まって、多くの企業で導入・利用が開始されています。
企業のさまざまなコミュニケーションに役立つビジネスチャットですが、導入さえすれば効果が得られるというわけではありません。ビジネスの成長に役立てるためには、効果的な活用方法を理解し、運用に落としていくことが必要です。
本稿では、ビジネスチャットを有効活用するために必要な「社内ルール」について解説します。社内ルールが必要な理由や設定する場合の具体例、また、企業が実際に敷いているルールの事例も紹介。
ビジネスチャットの社内ルール設定についてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットの活用に社内ルールが必要な2つの理由
冒頭でも触れた通り、ビジネスチャットを有効活用するためには、社内ルールが必要です。その理由は、大きく分けて2つあります。
①セキュリティを確保するため
1つ目は、セキュリティを確保するためです。ビジネスチャットは法人向けに作られたITツールのため、基本的なセキュリティ強度はコンシューマー向けのITツールに比べて高く設定されています。利用しているサーバーが国内の信頼性が高いものであったり、提供元の企業が情報保護に関する認証を得ていたりと、セキュリティを高めるために、さまざまな対策や認証獲得を行っているのです。
しかし、いかにサービスのセキュリティが高く保たれていたとしても、利用者が使い方を誤れば、情報漏えいは簡単に発生してしまいます。例えば、一般アカウントと繋がれるビジネスチャットの場合、誤送信による部外者への情報漏えいは常につきまとうものです。こういった使い方のミスを防ぐためには、「端末にファイルをダウンロードしてはいけない」などの社内ルールが必要になります。
また、各従業員が自由な使い方をしていては、管理者が全体の利用状況を把握できないという懸念もあります。万が一にセキュリティトラブルが起きてしまったとき、対応に遅れが出てしまう恐れがあるのです。
②ビジネスチャットの利用を浸透させるため
2つ目は、社内にビジネスチャットの利用を浸透させるためです。ビジネスチャットはシンプルな使い勝手が魅力のITツールですが、「導入したので使ってください」というトップダウン的な導入方法では、従業員は思うように使ってくれません。
なぜなら、操作方法はわかっても、それをどのように使えばいいのかががわからないからです。正しい使い方がわからないので、極力触れないようにするか、使ったとしても最低限の利用に留めてしまう可能性があります。
ビジネスチャットのもつポテンシャルを最大限に発揮するためには、関係する全ての従業員に、しっかりとビジネスチャットを使ってもらう必要があります。そのためには、利用するうえで従業員が不安と感じるであろう要素を、できる限り排除することが肝要です。つまり、「使い方のガイド」が必要なのです。
社内ルールは、ビジネスチャットの使い方に関する会社の規定であり、使い方のガイドとほぼ同じ役割を果たします。社内ルールを設定することで、従業員は不安なくビジネスチャットを利用することができ、社内のツール定着率も上昇が見込めるでしょう。
ビジネスチャットの社内ルール例7選
社内ルールの設定がビジネスチャットを有効活用するために重要であることは、前段で説明した通りです。しかし、「具体的にどのようなルールが必要になるのか？」が見えてこない方もいるでしょう。ここからは、ビジネスチャットの社内ルールとして、代表的な例をいくつか紹介します。ルール設計にお役立てください。
①連絡可能な時間帯を定める
連絡可能な時間帯を定めることで、業務時間外に仕事の対応を行わなければならない事態の発生を防止できます。9時から18時など、就業時間が固定されているのであれば、「ビジネスチャットからの連絡は、原則就業時間内（9時〜18時）に行う」と定めるのがよいでしょう。サービス残業の防止や、プライベートと仕事を明確に区別できることによる従業員のパフォーマンス向上といった効果が期待できます。
②メールとの使い分け方を定める
メールとビジネスチャットの使い分けは、社内ルールを設定するうえで特に悩みやすいポイントです。似たような機能を持つ両者ですが、実はそれぞれで得意なことが異なります。各々の違いを理解したうえで、使い分け方の設計を考えることが肝要です。
以下の記事では、メールとチャットの使い分けについて、それぞれのメリット・デメリットや、使い分け方の6つのポイントを解説しているので、気になる方はぜひ参考にしてください。
③スタンプや絵文字の使い方を定める
スタンプや絵文字を使うことで、感情表現の幅が増え、従業員同士で温度感のあるコミュニケーションを実現することができます。
しかし一方で、カジュアルに使いすぎると、ビジネスに必要な緊張感が失われてしまう恐れがあります。このような事態を防ぐためには、スタンプや絵文字の利用について、ルールを設けるのがおすすめです。「部門グループ内では利用禁止とし、個別のやり取りにおいては利用を許可する」といったようにルールを設定することで、一定の緊張感を保つことができます。
④グループ作成は上長の承認制にする
グループ作成を上長の承認制にすることで、グループの乱立を防ぐことができます。グループ作成の権限を個人に持たせてしまうと、際限なくグループが作られてしまい、管理者が全体を把握することが難しくなる恐れがあります。グループを作成したいときは、上長から承認を受けることを義務化することで、グループの乱立が防止でき、管理負担の増加を抑えることができるのです。
⑤ユーザー名やグループ名に規則を設ける
実は、ユーザー名やグループ名に規則を設けることも、ビジネスチャットの社内ルール設定においては重要です。なぜなら、管理者が全体の管理を行うとき、ユーザーやグループの名称に規則性がないと、それぞれの概要を一目で見分けることができず、いちいち内容を確認する手間が発生してしまうからです。
「ユーザー名はニックネームなどではなく本名のフルネームで登録する」、「グループ名は、【部署 / プロジェクト名】の順に登録する」といったように命名規則を設けることで、そのユーザーが誰なのか・何のために作られたグループなのかを、一目で判別できるようになり、管理にかかる手間を抑えることができます。
⑥投稿してはいけない事項を決めておく
ビジネスチャットはメールよりも気軽に使えることが大きなメリットです。一方で、それゆえにビジネスに必要な距離感が保てなくなることも懸念されます。例えば、全社員が参加しているグループに、個人SNSと同じ感覚でプライベートな内容を投稿する従業員がでてきたり、愚痴や誰かへの悪口などネガティブな内容が特定のグループ内で話されてしまったりといったように、ビジネスには適さない使い方をされてしまう恐れがあるのです。
こういった使い方を防止するためには、投稿してはいけない事項を決めておくことが有効です。「プライベートな内容は投稿しない」「ネガティブなことは話さない（特定のワードを禁ずるのも有効）」といったルールを設けることで、ビジネスに即した使い方を促すことができます。
また、こういった文化を定着させるためには、ルールを設定するだけでなく、実際にログを確認し、問題があれば指摘を行っていく活動も必要です。従業員にログを取得できることを周知し、誤った使い方をしているときは注意喚起を行っていきましょう。
⑦リアクションを義務化する
ビジネスチャットのリアクション機能とは、投稿に対して絵文字やスタンプなどの反応を送信できる機能です。メッセージを返すよりも、手軽かつ素早く反応を示せるので、迅速なコミュニケーションに役立ちます。
リアクションを義務化することで、コミュニケーションの速度を向上できるだけでなく、ビジネスチャットにありがちな「情報の流れが速いので、ついついメッセージへの返信を忘れてしまう」といった課題の解決にも効果が期待できます。
ビジネスチャットのルール作り｜企業事例
企業の取り組み事例として、三井住友建設株式会社を紹介します。同社は、コミュニケーションのDXを目的にビジネスチャットの導入検討を開始されました。さまざまなサービスを比較する中で、WowTalk（ワウトーク）の「大規模導入実績」と「使い勝手の良さ」が決め手となり、導入が決定。社内の共通コミュニケーションツールとして活用しており、現場間の迅速な情報連絡を実現しています。
ビジネスチャットの運用においては、セキュリティを保つために“7つの基本ルール”を定めているそうです。
- 業務に必要なコミュニケーションにのみ利用する
- 社外秘情報はもちろん、大切な情報と思われるものは投稿しない
- アップロードした写真等のファイル等は端末にダウンロードしない
- 利用する端末は、画面ロック等のセキュリティ対策を実施する
- 不用意に、全社宛てに一斉投稿を送信しない
- 時間外、休日利用は節度を持って必要最小限に
- 相手の投稿に敬意をはらい、言い争いや誹謗中傷などに利用しない
https://www.wowtalk.jp/case/smcon.html
WowTalkは導入から運用まで徹底サポートします
いかがでしょうか。今回は、ビジネスチャットの社内ルールについて解説しました。手軽な使用感でビジネスのコミュニケーションを高速化するのに役立つビジネスチャットですが、その能力を最大限に活かすためには、使い方に関するルール設定が重要です。
社内ガイドをしっかりと作り込むことで、セキュリティの確保はもちろん、従業員の利用浸透にも効果を発揮します。ビジネスチャットのルール作りにお悩みの方は、ぜひ本稿を参考にして社内ルールの制定に取り組まれてみてください。
また、弊社では、法人向けコミュニケーションツールとして、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」を提供しています。WowTalkは、誰でも使いやすいシンプルな操作性と、あらゆる企業ポリシーに対応できる柔軟なカスタマイズ機能が特徴のチャットツールです。さまざまな業種・業界の企業様にご利用いただいており、累計導入社数は2021年3月の時点で10,000社を突破しました。
WowTalkは、お客様の運用支援にも力を入れており、導入はもちろん、その後の設計やルール作り、効果的な運用方法のご提案まで、総合的にサポートさせていただいております。
「ビジネスチャットの導入（またはリプレイス）を検討しているけど、ルール作りで壁にぶつかっている……」という方は、ぜひWowTalkの利用を検討ください。専門の担当者が貴社の状況や課題に合った活用方法とそれに沿ったルール作りを提案させていただき、ビジネスチャットの活用を成功へと導きます。
