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なぜ、社内のコミュニケーションは不足してしまうことがあるのでしょうか? 特に問題がないと思われる状況でも、知らぬ間に社内のコミュニケーションが減少してしまっていたという話はよく耳にします。
ここでは、社内のコミュニケーションが不足の状況に陥ってしまう理由について解説します。理由の中でも特に挙げられやすい3つを取り上げました。
1つ目は、テレワークによる出社機会の減少です。オフィスに出社しない働き方であるテレワークを実施することによって、従業員同士が対面で交流する機会が減少してしまい、コミュニケーションが減ってしまうというパターンです。
オフィスに出社をしているときは、自然の流れで同僚や上司と会話をしていたという方も多いでしょう。自動販売機に飲み物を買いにいったときや、廊下で偶然すれ違ったときなど、コミュニケーションのきっかけとなるタイミングはいくつもあります。
テレワークの場合、自然の流れでコミュニケーションが生まれることは稀です。テレワークでは、業務連絡など何らかの目的をもってコミュニケーションを行うことが基本のため、偶発的なコミュニケーションは生まれづらいのです。
このように、テレワークの環境下においては、コミュニケーションのきっかけは能動的なものに限られてしまいます。そのため、出社していたころと比較してコミュニケーションが不足しやすくなってしまうのです。
2つ目は、オフィスの構造が顔を合わせづらい設計になっていることです。人の流れを固定化するようなレイアウトのオフィスだと、コミュニケーションの範囲がその動線内に留まりやすくなってしまいます。
例えば、ひとつのビルをテナントとして借りていて、フロアごとに部署を分けているとしましょう。
この場合、従業員は自分が所属する部署のフロアを中心に行動します。そのため、フロア内のコミュニケーションは活性化しやすいですが、他フロアの従業員とは接する機会が少ないため、社内全体のコミュニケーションは不足しやすくなってしまうのです。
オフィスの構造は人の流れに大きく関与します。その設計次第でコミュニケーションの取りやすさも左右されてしまうため、社内コミュニケーションが不足していると感じたときは、オフィスの構造を見直してみることもひとつの手です。
3つ目は、部門や事業所の縦割り意識が強く、横の関係が希薄になっていることです。
競争意識の高いチームほど、他部門や異なる拠点の事業所をライバルのように見立て、チームの結束力を高めるためにそれらとのコミュニケーションを避けようとすることがあります。
中には有益な情報を共有せず、独り占めしようとするチームもいるでしょう。
本来、部門や事業所が違ったとしても、同じ会社に所属し、共通の目標に向かって努力する仲間のはずです。しかし、それぞれが結果を追及する中で全体の競争意識が強くなり、チームごとに縦割りの意識が生まれてしまうことがあります。
このように、縦割り意識はチームの結束力を高めるのに効果がある一方、いき過ぎると従業員の中に閉鎖的な意識を生んでしまい、横とのコミュニケーションを希薄化させる恐れがあります。
・社内コミュニケーションの不足が引き起こす問題とは?対処法や理由を解説
社内のコミュニケーションを活性化させることで、企業はどのようなメリットを享受できるのでしょうか? 享受できるメリットの中から、3つを抜粋して紹介します。
1つ目が、業務効率の向上です。従業員同士のコミュニケーションが密になることで、細かい部分まで情報を共有できるようになります。認識の齟齬による作業の差し戻しや、共有不足による連携ミスが減り、結果的に業務効率を向上させることができるのです。
2つ目は、サービス品質の向上です。サービスの品質を高めるためには、従業員同士が適切に連携を取り合い、必要な情報を共有し合う必要があります。
例えば、営業部がお客様と会話する中で得た「生の声」というのは、サービスの改善に役立つ大切な情報です。営業部がその情報を開発部と共有することで、開発部は商品開発にお客様の声を反映することができ、よりよいサービスを作り出すことができます。
こういった大切な情報の共有は漏れなく行うためにレギュレーションとして組み込むことも大切です。しかし一方で、日常の何気ないコミュニケーションにヒントが隠されていることもあります。
社内のコミュニケーションが活性化されている状態であれば、こういったヒントをキャッチアップしやすくなるのです。
「(営業から開発に対して)そういえばこないだのお客さんがここをもっとこうして欲しいといっていたよ」といった何気ない会話から、有効な改善案が生まれることもあるでしょう。
このように社内コミュニケーションの活性化は、サービスの品質向上にも関わるものです。各部門の従業員が活発にコミュニケーションを取れるようになれば、サービスの品質向上が見込め、ひいては顧客満足度の上昇にも効果を発揮することが期待できます。
3つ目は、従業員エンゲージメントの向上です。従業員エンゲージメントとは、従業員が所属している組織に対して、どれだけ愛着や誇りを持てているのかをあらわす指標です。
従業員エンゲージメントの高い組織は、社員の定着率が高く、生産性も高い傾向にあります。
アメリカの調査会社であるギャラップ社が行った調査によると、従業員エンゲージメントの高い上位25%の企業と下位25%の企業を比較した結果、生産性の向上や離職率の低下、品質上の欠陥の減少などパフォーマンスに大きな違いが存在していることが判明しました(※1)。
このことから、従業員エンゲージメントの向上が企業にとって重要な要素であることが伺えます。
社内コミュニケーションの活性化は、従業員のエンゲージメント向上にいい影響をもたらす可能性があります。
上司と部下、同僚同士などの関係において相互理解が進み、職場環境における心理的安全性が高まりやすいからです。また、社内コミュニケーションの活性化によって業務効率が向上するため、従業員は仕事のやりやすさも感じられるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化によって働きやすい職場環境が形成され、その結果、企業にとって重要な要素である従業員エンゲージメントの向上を見込むことができます。
社内のコミュニケーションを活性化させる方法を紹介します。ICTツールの活用によってネット上のコミュニケーションを円滑にするものから、オフラインにおける交流の場を作り出すものまで、幅広くまとめました。
社内のコミュニケーション活性化にあたり具体的な方法に悩まれている方は、ぜひ参考にしてください。きっと自社に合った方法が見つかるはずです。
1つ目は、コミュニケーションツールの活用です。ここでいうコミュニケーションツールとは、ビジネスチャットや社内SNS、Web会議システムといったビジネス用に開発・提供されたツールのことを指します。
これらのコミュニケーションツールは、名前の通り「ビジネスのコミュニケーション」をサポートしてくれるものです。
例えばビジネスチャットは、チャット形式で気軽に連絡を取り合えるコミュニケーションツールです。メールのように枕詞や締めの言葉を入れる必要がないので、テンポよくやり取りを交わすことができます。
普段使っているチャットツールと使用感が似ているため、ビジネス向けのフォーマルな文章が苦手な方でも扱いやすく、社内全体のコミュニケーション活性化に役立ちます。
・【比較】国内主要ビジネスチャット5選!導入メリットや選び方も解説
また社内SNSは、タイムライン上で従業員同士が交流できたり、情報の蓄積・共有ができたりするツールです。
チャットやメールを使った情報共有は、次々に新しい情報が流れてくるせいで大切な情報が埋もれてしまいやすいという弱点があります。情報の流動性が高いことから、「フロー型ツール」とも呼ばれます。
その点、社内SNSは情報を整理した状態で蓄積することが得意な「ストック型ツール」です。流れさせたくない、固定化しておきたい情報の共有に役立ちます。
このように、コミュニケーションツールはビジネスのコミュニケーションをあらゆる側面から支援してくれるものです。
そして、市場にはたくさんのコミュニケーションツールが提供されています。ツールやサービスごとに特徴があるため、自社に合ったコミュニケーションツールを選ぶことができれば、社内のコミュニケーション活性化に効果が期待できるはずです。
・【比較】社内コミュニケーションツール10選!活性化事例も合わせて紹介
2つ目は、タスク・プロジェクト管理ツールの導入です。社内コミュニケーションが不足すると、情報の共有漏れや連絡の行きちがいによって、認識の齟齬が生まれてしまうことがあります。特に、テレワークの環境下で起こりがちな事象です。
こういったケースには、タスク・プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。テレワークのようにチーム内の従業員同士が離れた場所で働いている場合、対面でコミュニケーションが取れないため、どうしても情報共有の質が低下してしまいます。
そのような場面においても、タスク・プロジェクト管理ツールを活用すれば、情報がひとつの場所に集約されるようになるため、情報の共有漏れなどを防ぐことができます。
また、プロジェクトの状況がチームメンバー全員に可視化された状態で共有されるため、各メンバーも仕事の全体感や自身の役割が把握しやすいです。
さらに「チームで仕事をしている」という意識が芽生えることで、チームの結束力も向上が見込めるでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツールを導入することによって、社内のコミュニケーション不足によって起こるネガティブな事象をカバーでき、かつチームの結束力向上といった社内コミュニケーションの活性化も期待できます。
3つ目は、1on1ミーティングの実施です。1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う面談のことで、週次や月次など短いサイクルで定期的に実施します。
1on1ミーティングの目的は、部下の成長を促進することです。上司は、対話を通じて部下が抱えている悩みや今後のキャリアについて耳を傾けます。そして、どうすれば部下が成長できるのかについて、対話の中で部下と共に考え、正しい方向へと導いていくのです。
このように、本来は部下の成長を促進するために行われる1on1ミーティングですが、交換される情報の密度が濃く、定期的に行われるものであるため、上司と部下のコミュニケーションを強固なものにするといった意味合いでも、十分な効果が見込めます。
社内コミュニケーションの中でも上司と部下の関係において関係値が希薄だったり、部下の成長に課題を抱えているといった場合は、1on1ミーティングの実施が課題の解決に大きな効果を発揮するはずです。
4つ目は、社内研修や勉強会の実施です。この施策は、「ナナメ」のコミュニケーション活性化に役立ちます。
ナナメのコミュニケーションとは、部門や部署、役職を超えた関係にある従業員同士が行う交流のことです。例えば、営業部 部長のAさんと開発部 一般社員のBさんが行うコミュニケーションが該当します。
こういったナナメのコミュニケーションは、各チームの縦割り意識が強いほど希薄になりやすいです。
また、チームごとに役割が細分化された組織の場合、業務においてそれぞれのチームが関わる機会が少ないため、意識的に接点を設けるようにしなければ、ずっとコミュニケーションを取らないまま時間が過ぎていくこともあります。
同じ会社に所属しているのに、名前と顔が一致しないなんてこともあるでしょう。
社内研修や勉強会の実施は、こういった異なる立場にある従業員同士のコミュニケーションを活性化させることに役立ちます。
ナナメの関係でコミュニケーションが取れるようにグループを作成し、外部招致のビジネス研修や自社製品の勉強会などを行うことで、普段は交わることのない従業員同士が交流するきっかけを作り出せるのです。
5つ目は、オンラインイベントの実施です。オンラインイベントとは、Web会議ツールなどのビデオ会議システムを活用し、オンライン上で行うイベントのことを指します。
テレワークの影響で対面機会が減少し、社内のコミュニケーションが少なくなってしまったという企業は多いでしょう。オンラインイベントの実施は、このケースに対して高い効果を発揮します。
その理由として、オンラインイベントはテレワークという制約下の中でも問題なく実施でき、かつ従業員同士のコミュニケーションを促進することにも役立つからです。
オンラインイベントにはさまざな種類があります。具体的には、オフィスに特設スタジオを設け、その様子を配信する「オンライン総会」や、従業員同士の仲を深める「オンライン親睦会」などです。
こういったイベントを通じて、従業員同士の交流を促進させることができます。イベントの内容を工夫すれば、他部署や別チームなど、普段の業務では関わる機会の少ないメンバーとも交流ができるでしょう。
6つ目は、シャッフルランチの実施です。シャッフルランチとは、ランダムに選ばれたメンバーがグループを組み、会社がランチ代を支給してランチを食べにいってもらう取り組みです。
部署や役職に関係なくランダムにメンバーを抽出することで、担当業務や立場を超えた「タテ・ヨコ・ナナメ」のコミュニケーションが実現できます。
また、ランチというカジュアルなシチュエーションだからこそ話せるテーマもあるでしょう。日常生活の悩みや趣味の話など、プライベートな話題を話せることで従業員同士の距離が縮まります。
シャッフルランチはコミュニケーションを活性化させる方法の中でも、会社として実施しやすい施策のひとつです。
ランチ代を会社が負担してくれることで従業員の参加率が向上しやすく、ランチを食べにいってもらうだけで大掛かりな準備が必要なく、企画や運営にかかる負担も小さいからです。
コミュニケーションの活性化を図るうえで、まずは小さく始めたいという企業にぴったりな施策といえるでしょう。
7つ目は、フリーアドレスの導入です。フリーアドレスとは、オフィスの席をメンバーやチームごとに固定せず、好きな席に座って仕事を行ってよいという働き方を指します。
従来の日本のオフィスは、部署ごとで一箇所に固まりメンバー同士が対向して座る「島型」のレイアウトが一般的でした。
島型のレイアウトは部署内のコミュニケーションを活性化するのには役立ちますが、部署ごとに占有領域がはっきりと分かれてしまうため、部署横断的なコミュニケーションを阻害してしまう恐れがあります。
また、従業員の導線が島を中心に展開されることになるため、交流の機会もその中に限定されやすくなってしまうのです。
フリーアドレスを導入すれば、同じメンバーが一箇所に固まりコミュニケーションの範囲が限定されてしまうリスクを減らせます。同様に導線を散らすことができるので、従業員がさまざまな場所で交流の機会をもてるようになるでしょう。
8つ目は、カフェスペースの設置です。カフェスペースとは、従業員が仕事の手を休め、一時的に休憩できるようなスペースを指します。
コミュニケーションは、このような「ちょっとした休憩」のときにこそ活性化しやすいものです。
最近は分煙や禁煙の流れが強まった影響で耳にする機会も減少してきましたが、喫煙所内で行われる「タバコミュニケーション」は、まさにちょっとした休憩時のコミュニケーションを代表するものといえます。
休憩中なので雑談の交流がしやすく、休憩所には部署や役職に限らずさまざまな人が集まるため、他部署の人と話すきっかけも創出されます。
このように、カフェスペースは息抜きの場所としてだけでなく、従業員同士の交流の場としても機能するものです。オフィスのスペースに余裕があるのであれば、ぜひ設置してみることをおすすめします。
また、カフェスペースを設置する場合は、自動販売機やコーヒーメーカーなど休憩に役立つものも合わせて設置できるといいでしょう。従業員が休憩しやすくなり利用率が高まることで、コミュニケーションの活性化効果を向上させることができます。
9つ目は、社内報の配布です。社内報とは、社内広報を目的に作られた冊子やWeb、映像といったメディアのことを指します。
これまでは紙媒体を用いて制作されることが一般的でしたが、近年では「社内SNS」や掲示板機能のある「グループウェア」を用いるケースも増えてきました。
社内報はコミュニケーションの活性化において、従業員同士の相互理解を深めることに役立ちます。
社内報の中に掲載されるコンテンツはさまざまありますが、コミュニケーションの活性化に焦点を当ててみると、従業員インタビューやチーム紹介などのコンテンツが取り上げられます。
こういったコンテンツを通じて、これまで顔と名前しかわからなかったあの人が、部署の名前しか知らず具体的に何をしているのかわからなかったあのチームが、偶像から現実的な風味を帯びるようになり、他人から同じ組織の一員として見れるようになります。
10個目は、部活動やサークル活動を行うことです。共通の趣味や活動を共有することで、より深い部分でコミュニケーションを図ることができます。
また、部活動やサークル活動は役職や部署に限らず区分されるものです。さまざまな立場の人が集合するため、タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションも活性化しやすくなります。
ここまで、社内のコミュニケーション活性化について具体的な方法をご紹介してきました。自社の環境や状況に合った適切な施策を実施することで、社内のコミュニケーション活性化を図れるはずです。
しかし、闇雲に施策を実施すればよいというものではありません。社内のコミュニケーションを活性化させる際はいくつかのポイントを抑えたうえで施策を実施するのが有効です。ここでは、抑えておきたいポイントを3つにまとめてお教えします。
まず1つ目は、目的を明確にすることです。「なぜ我が社は社内コミュニケーションを活性化しなければならないのか?」といった理由を明確化します。
明確化する理由は、コミュニケーションを活性化させる理由を明確にすることで、施策を実行する際に従業員の理解が得られやすくなるからです。
従業員の中に「〜だから、この施策が必要なのか」という納得感が生まれ、企画の参加率やツールの利用率が向上し、施策の効果を最大化させることができます。
また目的を明確にする過程で、課題の解像度が上がり、最適な対処をしやすくなるといったメリットも享受できます。
社内のコミュニケーション改革に踏み切ろうと思ったとき、初めのうちは漠然とした課題感のもと実態調査や企画出しを進めることになります。
「コミュニケーションが不足している感覚はあるし、従業員からもそういった声は上がっているけど、具体的にはどの部署やどの業務において、どんな問題が発生しているんだろうか?」といった具合に疑問を積み重ねて、課題の解像度をあげていくというわけです。
このとき、目的を明確にする意識がなければ、漠然とした課題感のまま施策の実施に踏み切ってしまいます。とりあえずツールを導入する、何となく盛り上がりそうなイベントを催すといった具合に、効果がありそうな施策に飛びついてしまうのです。
そういった目的意識のない施策は往々にして成功しません。目的を明確にする意識を持つことで、改革の中に課題の解像度をあげる作業が伴われ、自分たちにとっての解決すべき課題がわかることで、初めて、それに対する最適な対処法を検討できるのです。
2つ目は小さく始めることです。小さく始めることで、失敗したときのリスクを小さく抑えられるとともに、将来的に施策を大きく展開することになったとき、小さく始めた経験を活かすことでスムーズに拡大することができます。
例えば、ツールを導入する際は、まず上層部や管理部など一部の組織で試験的に導入してみるのがおすすめです。
こういったツールの場合、運用して初めてわかることがたくさんあります。試験導入の間に、ツールの操作感や管理負担の程度、ベンダーのサポートが充実しているかなど、自社のやり方に合ったツールかどうかを確認しましょう。
結果として、フィットしなければ導入を中止し、合っていると感じたのであれば導入範囲を拡大していけばいいのです。
いきなり全社的に導入をすると、失敗したときに大きな損失を招く恐れがあります。コスト的な損失はもちろんのこと、従業員に混乱を招き、かえってコミュニケーションの活性化を妨げてしまうことにもなりかねません。
コミュニケーションの活性化に関して、何か施策を実行する際は、まず小さく始めてみるのがおすすめです。
3つ目は、ルールを設けるときは内容を明確にしたうえで従業員に共有することです。例えば、社内のコミュニケーション活性化を目的として、コミュニケーションツールを導入したとします。
このとき「導入したので使ってください。業務連絡や情報共有に活用してください」のようにルール設定がざっくりしていると、従業員は使い方のルールがいまいちわかりません。
「どうやって使えばいいのかわからない」「下手に使うと連携ミスを招きそうだ」などと感じ、利用に対して億劫になってしまう可能性があります。
コミュニケーション活性化の施策を実施するために、何かルールを設定する必要がある場合は、実際に利用したり参加したりする従業員の立場になって、内容まできちんと明確にするのがおすすめです。
そうすることで従業員の中に戸惑いの感情がなくなり、気持ちよく施策に参加できるようになります。結果的に、社内のコミュニケーション活性化という目的を果たすことにも近づくはずです。
実際に社内のコミュニケーションを活性化させた事例を見ていきましょう。筆者が所属しているワウテック株式会社では、コミュニケーションツールとして、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」を提供しています。
当社ではご利用中のお客様に対して、導入の背景や具体的な活用方法について取材を行わせていただいており、今回はその記事の中から一部を抜粋してご紹介します。
創業97年の歴史をもち、果物店(フルーツショップ)やフルーツバー、フルーツタルト&カフェの運営など、果物に関連する事業を展開する株式会社青木商店様。
同社では、複数の業態で店舗運営を行っていることから、拠点間のコミュニケーションに課題を感じられていました。人材紹介会社にエンゲージメントサーベイを行われたところ、やはり課題として挙げられたのはコミュニケーションだったそうです。
それらをきっかけにコミュニケーション状況の改善が必要であるとの判断がなされ、その解決手段としてビジネスチャット「WowTalk」をお選びいただきました。
青木商店様では、店舗で働くスタッフ同士の情報共有や傷んだ果物の返品に必要な赤伝対応などにご活用いただいています。はじめは60IDほどからスタートいただきましたが、現在は全社的に拡大いただいており、およそ2,500名の従業員がWowTalkを利用されています。
結果的に組織の課題であったコミュニケーションが改善され、さらに赤伝対応など業務効率の向上も実感されているとのことでした。
東京湾アクアラインや明石海峡大橋など、誰もが目にしたことのある建造物やインフラの建物を手がけ、大手総合建設会社として広く知られている鹿島建設株式会社様。
同社では、支店の社員や現場の従業員、協力会社の社員がリアルタイムにコミュニケーションを図れるようになることを目的に、ビジネスチャットの導入を試験的に進めることになったそうです。
安心できるセキュリティ環境であることと年齢問わず扱える“使いやすさ”が決め手となり、WowTalkをご導入いただきました。
WowTalkをご導入いただいたことでリアルタイムな情報共有を実践できるようになり、例えば現場の中で危険な場所が見つかったときも速やかに是正の指示を出せるようになったのだとか。
また、グループや既読未読機能を活用することで情報共有にも抜け漏れがなくなったことも、WowTalkを導入して感じている効果のひとつとして挙げていただいています。
北海道旭川市に拠点を構え、インフラ設備のメンテナンスサービスを提供している株式会社岡田工業様。同社では、業務連絡の手段が口頭や電話に限られていることに課題を感じられていたそうです。
当時の取引先様がSalesforceを活用されていたことからITツールの導入を検討されるようになり、必要な機能の洗い出しを行ったところ、ビジネスチャットがよいのではないかという結論に至ったのだとか。
そして、年齢差のあるスタッフ同士でも使える“シンプルな操作性”が決め手となり、WowTalkをご導入いただきました。WowTalkを導入いただいたことでコミュニケーションの齟齬がなくなり、情報共有の質と速度が向上したそうです。
また、「コミュニケーションの頻度も上がった」と同社 代表取締役社長の川本様はいいます。WowTalkを使い始めたことで発言が少なかったスタッフからも意見が出るようになった他、上下の人間関係が近くなり気軽に質問できるようにもなってきているそうです。
社内のコミュニケーション活性化はさまざまな方法で実現が可能です。具体的な施策や方法にお悩みの方は、ぜひ本記事をご参考にしていただき、自社に合った方法を見つけてみていただければと思います。
また、コミュニケーションツールの導入を検討されている方は、ぜひWowTalkのご利用もご検討いただければと思います。WowTalkは、シンプルなUIで誰でも扱いやすいビジネスチャットです。使い手を選ばず、導入にかかる負担も最小限に抑えることができます。
充実のサポート体制で、ビジネスチャットによる社内のコミュニケーション活性化を支援させていただきます。