【スモールステップDX】商談を効率化する名刺管理ツール｜重要性と落とし穴
DX（デジタルトランスフォーメーション／以下：DX）は、ビジネスのあらゆる分野において急速に進んでいます。
DXと聞くと、システムの刷新など一大プロジェクトをイメージしてする人も多いかと思いますが、なにも大きな施策ばかりがDXではありません。
むしろ、まずは身近なところからスモールステップでDXし、徐々に大きな改革へと進めていくことが、無理なくビジネスをDXするコツとも言われています。
例えば、毎日何人もの人と出会い、名刺を交換する営業系ビジネスパーソンにとっては、名刺の管理をデジタル化するだけでも、効率的かつ効果的な営業活動が可能になるでしょう。
いわば、「商談のDX」です。
商談に関わる作業の一部をDXできる名刺管理ツールは、すでに世の中に数多く出回っており、活用している企業は着実に増えています。
名刺管理ツールの導入自体はスモールステップのDXとしても非常に優れた施策ですが、「費用がかからず便利だから」という理由だけで無料の名刺管理ツールを使い続けてしまうと、思わぬ落とし穴に陥ってしまう危険も潜んでいます。
そこで本記事では、名刺管理ツールの重要性を解説しつつ、合わせて覚えておくべき危険性について解説します。
名刺管理をデジタル化し、営業活動の効率化を図ることは、既にビジネスの基本とも言える施策の1つでしょう。
まだ取り組んでいないビジネスパーソンがいらっしゃいましたら、ぜひとも本記事を参考に商談のDXを推進してください。
名刺管理ツールがもたらすメリット
名刺の管理に専用のデジタルツールを導入することは、営業や商談を変革する身近なDXです。
まずは、名刺管理ツールを導入することで得られるメリットをご紹介します。
効率的な顧客管理と情報検索
営業活動に従事するビジネスパーソンは、日常的に多くの人と会い名刺を交換します。
従来のアナログ管理方法の場合、それらの名刺を社名や個人名を五十音別に並べて、ファイルに保管しておくことが多いでしょう。
この方法では、名刺の枚数が増えれば増えるほどファイルの数も増えていき、管理は煩雑になります。
誰かの名刺を確認したいと思っても、ファイルの中から目的の名刺を見つけるには時間がかかってしまうでしょう。
担当者の部署異動や転勤、退職などに伴う情報の更新にかかる手間は、並大抵のものではないはずです。
そのため、どれだけ几帳面に整理したとしても、膨大な数の名刺を商談などに有効活用することは極めて困難です。
しかし、名刺管理ツールを活用すれば、名刺情報をデジタル化し、クラウド上に一元化することができます。
その結果、顧客情報の検索や更新が容易になり、商談や会議の前に手軽に必要な相手の情報にアクセスすることできるようになるのです。
名刺を探す手間がなくなるため、営業前の準備時間を大幅に短縮することができるでしょう。
迅速な情報共有とアクセス
大きなプロジェクトを動かす場合など、営業担当者1人が顧客情報を知っているだけでは不十分な場合も少なくありません。
チームで連携して円滑にプロジェクトを進めるためには、チームメンバー全体で情報を共有しておいたほうが良い場合も多数存在します。
しかし、当然ながら、全ての商談にメンバー全員が参加して、名刺交換を行うというのは現実的ではありませんし、極めて非効率です。実際に顧客と会うのも、一部のメンバーに限られるでしょう。
その点、名刺管理ツールを活用すれば、全ての名刺情報をクラウド上に保管し、管理することができるため、商談相手の情報をスムーズにチーム内で共有することが可能です。
商談時に参加していなかったメンバーにも取引先担当者の情報が即座に共有できることにより、結果としてチーム全体の営業力が向上し、顧客ニーズに迅速に対応できるようになります。
顧客とのコミュニケーションの向上
多くの顧客と商談を重ねる営業担当者は、複数の商談を同時進行させなければならないことも日常茶飯事です。
しかし、いくら効率よくスケジュール管理をしたところで、複数の顧客情報や商談の進行具合が混乱してしまうことは十分に考えられます。
こうした問題も、名刺管理ツールをうまく活用することで改善できるのです。
名刺管理ツールは、ただ単に名刺に書かれた情報を登録しておくだけでなく、そこにメモなどを付帯させることができます。
そのメモに過去の商談履歴や顧客の属性情報を入力しておけば、商談前に必要な情報を一目で確認できるでしょう。
これにより、久しぶりの会合時などでも、顧客とのコミュニケーションを円滑に進める準備活動が行えるのです。
テレワークの効率化
DXにおいては、業務を効率化し働き方を改革するための施策として、テレワークの導入はマストであると言われています。
かねてより総務省をはじめとする政府機関も、日本企業の競争力を高める施策の1つとして、テレワーク導入を推奨してきました。
とはいえ、実際には企業のテレワーク普及が進んでこなかった実情もありましたが、コロナ禍を契機に、感染症対策の一環としてテレワーク導入を実施した企業が増加したのは周知の事実でしょう。
さらに、感染状況が落ち着いて以降も、業務効率化や働き方改革の1つとして、テレワークを継続している企業も少なくないはずです。
この変化自体は、DXの観点からも望ましいものですが、チームメンバーが離れた場所で仕事をすることには、いくつかのデメリットも存在します。その1つが、情報共有の難しさです。
そんな「営業に関わるスタッフが別々の場所で働いている」という環境下で生まれる課題に対しても、デジタルによる名刺管理は大いに活躍してくれます。
名刺管理ツールによって、「いつでもどこでも」クラウド上の情報にアクセスできる環境を整えておけば、1人の営業員が商談で得た情報をその場ですぐに共有できるのです。
わざわざ報告や情報共有のために、帰社する必要もなくなり、よりスムーズに仕事が行えるようになるでしょう。
商談に関わるメンバーが、同じ場所に集まって情報共有する必要もなくなるため、営業活動や商談の効率化が図れます。
また、オンライン名刺などのシステムと組み合わせれば、商談相手とも直接対面できないリモート環境の商談であっても、相手に必要な情報を伝え、相手の情報もしっかりと記録に残すことができるのです。
名刺管理ツールの落とし穴
このように、様々なメリットがある名刺管理ツールは、すでに企業単位、あるいは営業担当者個人のレベルで活用している場合も多いでしょう。
しかし、名刺管理ツールにはそのシステム上、気をつけておかなければならないいくつかの問題点があります。
特に、無料アプリの場合は注意が必要です。「無料だから」というだけで安易な使い方をしてしまうと、思わぬ落とし穴にはまってしまうことも少なくありません。
本章ではそんな名刺管理ツールの落とし穴について解説します。
プライバシーとセキュリティ
名刺管理ツールを利用する際、最も注意しなければならないのが、プライバシーとセキュリティの問題です。
名刺交換によって得た取引相手の情報は、企業にとって重要な資産です。
また、言うまでもなく、名刺に記載されている情報は取引先相手の個人情報に該当します。
つまり、名刺管理ツール内（クラウド内）にある情報は、自社の情報資産であると同時に、他社（他者）のプライバシーに関わる重要な情報であり、それが外部に流出するような事態は絶対に避けなければなりません。。
万が一、事件・事故が起こり、顧客情報が外部に流出してしまえば、それは企業の責任問題になるでしょう。
アナログな名刺管理の方法の場合は、会社のデスクや引き出しなどに、名刺がしまわれているため、セキュリティ管理自体は容易です。
持ち出しによる紛失や盗難などの事態が発生する可能性はゼロではありませんが、きちんとした管理・保管を行っていれば、外部に流出する可能性は極めて低いでしょう。
しかし、クラウド上で管理するデジタル情報の場合は、セキュリティ対策をしっかりと取っておかなければ、外部からアクセスされてしまう危険があります。
一度アクセスされてしまえば、デジタルデータは複製も簡単ですし、そのリスクと被害はアナログデータの流出とは比べ物になりません。
パスワード管理をはじめとするセキュリティ対策は、顧客のプライバシー保護のためにも名刺管理ツールを利用する際には、確実に行っておかなければなりません。
また、社内でも「どのメンバーまで情報を共有するか」など適切に管理するためのルール決めを行うこともポイントです。
これにより、万が一の事態が起こった場合にスムーズに対応できるようになります。
「誰がアクセス権があるのかがすぐにわからない」などという事態を防ぐために、例えば、部署の移動や退職をした場合は、必ずアクセス権を削除するなど、ルールに基づいた運用を徹底する必要があります。
機能と使い勝手
前述の通り、名刺管理ツールは、有料・無料を問わず数多くの種類が提供されています。
中には、非常に多機能かつ高機能なCRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）ツールを搭載したシステムも存在します。
しかし、多機能だから良いというわけではありません。
名刺管理ツールを利用する目的は、あくまで名刺情報のデータ化と管理です。
営業支援サービスとしては、他にも便利なシステムやツールが提供されており、名刺管理ツールは、あくまでそうした営業支援システムやツールをサポートするサービスに過ぎません。
CRMとして名刺管理ツールを利用しようと考えるのであれば、自社で利用している既存のシステムにデータを連携可能かどうかが問題となってきますが、名刺管理ツールを利用する目的を考えると、それは現実的な選択肢とは言えないでしょう。
高度な機能が搭載された名刺管理ツールよりも、機能は限られていても「スマホ1つで取り扱いが簡単にできる」など、使い勝手が良いツールの方が、業務効率化に効果的な場合もあります。
スマホで簡単にアクセスできれば、ちょっとした商談の合間にも名刺や記録を確認できるため、営業職にとってはメリットがあるでしょう
そのため、営業での利便性を考えた場合、名刺管理ツールを選ぶコツは、シンプルで操作性の良いもので、慣れない人でも直感的に利用できるという点にあるといえるでしょう。
サポート体制
名刺管理ツールを利用する場合は、サポート体制の確認は重要です。
特に、無料アプリにおいては、この点を確認せず導入してしまうと、思わぬトラブルに巻き込まれてしまう可能性があります。
無料アプリのサポート体制は、有料ツールに比べて不安定であることが多いため、問題が発生した際に、迅速な対応が期待できない場合も少なくありません。
セキュリティに対してどの程度のサポート体制を持っているのか。また、万が一大切な顧客情報が第三者に流れてしまうなど企業の信頼問題に関わる事件に発展してしまっときなどは、どのようなケアを受けることができるのかなど、事前のチェックは必須でしょう。
サポート体制に不安がある場合は、リスクマネジメントの観点から、有料のツールや自社で開発したツールに切り替えるなどの対応が必要となってきます。
まとめ～名刺管理ツールは危険性を理解して導入しよう
身近なところからスモールステップで業務をDXする施策の1つとして、名刺管理ツールを活用するメリットと注意点について解説してまいりました。
効率的な顧客管理や情報共有、商談成功率の向上など、名刺管理ツールの導入が営業活動にもたらすメリットは数多くあります。
名刺管理ツールを効果的に活用するためには、OCR（Optical Character Reader：光学文字認識機能）技術や連携アプリの充実度、顧客データ分析機能など、目的に合わせて適切なツールを選ぶことが重要です。
必ずしも多機能なモノである必要はなく、自社のニーズに合ったものを選ぶことがポイントになります。
とはいえ、やはり何より重要なのはセキュリティ管理の問題です。
特に無料アプリを選ぶ際にはこの点に十分留意して、万が一にも、大切な顧客情報が流出する危険のないツールを選ぶようにしてください。
セキュリティ面に不安がある場合は、プロに相談したり、信頼性のある有料のツールに切り替えるなどリスクマネジメントも重要です。
危険性は十分に理解した上で、ぜひとも貴社の営業活動を効率化するツールとして、名刺管理ツールの導入を検討してみてください。
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