会社でのポジションが上がってくると、それについてくる苦労の一つがマネジメントの大変さではないでしょうか。世代ギャップなどがあるとさらにコミュニケーションは困難に……。
しかし、コミュニケーションを取って部下の不満を理解したり、モチベーションを上げるのも上司の仕事の一つです。部下との関係が良好だと、仕事も頼みやすくなり仕事がぐんとやりやすくなりますよ。
部下とのコミュニケーションを円滑にするために、まずはその機会を作ることから始めてみましょう。
定期的に話をする機会をタスクとする
コミュニケーションを取ろうと思っても、仕事が忙しかったり、ミーティングが詰まっていたりするとなかなか部下と話をする機会がないということもあると思います。仕事はメールでのやり取りで、挨拶以外はほとんど話すこともないという方も多いのではないでしょうか。
自然と話す機会はできないので、あらかじめ部下と話をする時間を確保するようにします。私が働いていた会社では月に一度の1on1ミーティングが部下を持つ者のタスクとして設定されていました。
わざわざ仕事を中断してまで聞くことでもないかなというようなことをメモしておき、月に一度のミーティングでまとめて聞くようにしていました。忙しそうにしている上司に話しかけづらいと感じていたので、話ができる時間が確保されているのはとても助かりました。
お土産や差し入れを話のきっかけに
旅行に行ったときのお土産や差し入れなども、コミュニーションのきっかけとして使えるツールです。
話題になっているお取り寄せのお菓子や行列ができるような人気のスイーツを買って、一人一人に話しかけながら配ってみましょう。仕事の合間のリフレッシュにもなりますし、旅行の話や好きなスイーツの話で自然と会話が弾みますよ。
就業時間内の社内イベントを活用
会社の集まりや飲み会などには消極的な人もいると思います。なかなか個人的に話す機会が作れないという場合は、社内イベントを利用して部下とのコミュニケーションの機会を作るようにしてみてはいかがでしょうか。飲み会やチームランチなどは予定を合わせたり店を予約したりと手間もかかるので、ちょっとしたイベントを設定するのがおすすめです。
その月に生まれた人の誕生会や季節の行事など、就業時間中に社内の休憩スペースなどに数人で集まって、ケーキを食べるなどするだけで十分。就業時間中なら自分のプライベートを大切にする部下も参加する確率がアップします。
話すのが苦手な人のためのコミュニケーション
中には話をするのが苦手だという人もいるでしょう。そういう人と無理やりコミュニケーションを取ろうとすると逆効果になります。月一の面談をセッティングしても、本音を引き出すどころかストレスとなってしまうこともあるかもしれません。そのような場合は、昔ながらの日報を利用してみてください。
日報とは、その日の業務の報告をするためのもので現在は取り入れている企業は多くありませんが、部下とのコミュニケーションを取るために活用できるツールでもあります。業務の進捗など確認できるのはもちろんですが、学生時代の交換日記のような感じで部下の気持ちを探ったり、質問してみるのに利用してもいいと思います。
コミュニケーションの大切さは理解していても、ついつい後回しにしてしまいがちになっていませんか？ 少しずつ機会を増やして部下とのコミュニケーションが充実してくると、きっと仕事にもいい変化が現れてきますよ。
