職場のコミュニケーションを活性化！過ごしやすい環境づくりのコツ
円滑なコミュニケーションは、日常生活を豊かに過ごすために必要な要素であるのはもちろん、職場においても重要な役割を果たします。コミュニケーションの活性化を職場で推進することで、業務効率化や社員のモチベーション向上などのメリットが期待できます。
今回は、職場のコミュニケーションを活性化するうえで知っておきたいポイントについて、具体的な活性化方法に触れながらご紹介します。
職場で求められる2種類のコミュニケーション
普段何気なく実践しているコミュニケーションですが、職場では主に2つの種類のコミュニケーションが求められます。それぞれのコミュニケーションの違いについて、ここで確認しておきましょう。
①縦のコミュニケーション
1つ目のコミュニケーションは、縦のコミュニケーションです。つまり、上司と部下の関係で発生するやりとりがこれに当てはまります。縦のコミュニケーションでは、上司と部下という2つの視点からコミュニケーションを捉えなければなりません。
まず、上司の立場からみた縦のコミュニケーションでは、部下と円滑な関係を結び、業務を効率よく進めるための人間関係を維持することが大切です。気軽に仕事を任せたり、仕事のサポートを得たいときに頼ることのできる部下を、日々のコミュニケーションの醸成によって獲得できるよう心がける必要があります。
部下とのコミュニケーションが上手くいかないと、チームワークを発揮して業務を遂行することが難しくなったり、仕事を任せづらくなったりする場合があります。また、部下との適切な距離感がわからず、ハラスメントであると誤解を招いてしまうリスクもあるでしょう。
部下からみた縦のコミュニケーションは、チームワークを発揮して業務にあたるのはもちろんのこと、適切なメンターを獲得したり、キャリアアップに欠かせない取り組みです。特に新入社員や経験の浅い社員にとっては、自分よりも目上の人との会話が職場のコミュニケーションにおける大半を占めるため、縦のコミュニケーションに気をつける機会は多いものです。
立場の違いだけでなく、職場での経験の浅さもあり、業務でわからないことを聞く機会も多いため、縦のコミュニケーションを円滑に進めるための手段を、ひとつの技術として覚えておくことの意味は大きいでしょう。
②横のコミュニケーション
2つ目のコミュニケーションは、横のコミュニケーションです。横のコミュニケーションはいわゆる同僚やチームメンバーとのコミュニケーションで、円滑なプロジェクトの遂行に欠かせません。
「親しき仲にも礼儀あり」という言葉もありますが、例え立場が同じで業務内容も同じであっても、適切なコミュニケーションが取れていなければ、思ったようなチームワークを発揮できなかったり、意思疎通がうまくいかなかったりします。
上司や部下と接するよりも気を使わなくても良い分、伝え方に工夫をしなければ、人間関係に支障をきたしたりする可能性もあるため、何らかの課題を感じている場合には真剣に改善に取り組むべきでしょう。
理想的な職場のコミュニケーション環境とは
それでは、職場に求められる理想的なコミュニケーション環境とはどのようなものなのでしょうか。
報・連・相の行き届いた環境
まず職場に必要な環境としては、報・連・相が徹底された情報共有の円滑な環境です。
日々のプロジェクトの進捗状況が、現場の人間から管理者へ定期的に報告を受けられること。不明点やトラブルが発生した場合、そのことを迅速に連絡し、ミスのない対応ができること。担当者が自分では判断しかねる問題に直面したとき、上司に相談し、有益な提案を受けられること。
報告・連絡・相談が適切に行える環境は、職場のコミュニケーションにおいて最低限実現すべき条件と言えます。
また、これらのコミュニケーションは形式的なものに終わらず、意味のあるやりとりが行われることも重要です。主体的に伝えるべき情報を伝え、それに対して有益な意見や提案を返すことのできる環境を整備するためには、コミュニケーション能力や対話との向き合い方が試されます。
信頼関係が醸成された環境
日々のコミュニケーションを通じて、社員の中で信頼関係が育まれていることも重要です。この人はどんな性格で、どんな領域に強みを持っているのか、どのような伝え方をすれば話を聞いてくれるのかなど、個人レベルで相手の特性を理解し、コミュニケーションができるよう心がける必要があります。
お互いのことをよく理解できていると、適材適所の人材配置を実現し、業務効率の改善にも役立ちます。役割分担を効果的に推進するためには、日々のコミュニケーションを通じて特性を理解し、信頼関係を構築することが大切です。
【企業視点】職場のコミュニケーションの大切さとは
職場において、社員のコミュニケーションを活性化させることにどのような意味があるのでしょうか。
コミュニケーションは個人レベルの取り組みとして自助努力が推奨されることも多い一方、企業活動の面からもメリットが大きく、組織的な取り組みの重要性もうかがえます。
①従業員エンゲージメントが向上し、離職率が低下
まず、コミュニケーションの活性化は従業員のエンゲージメントを高め、離職率を低下させることができます。
日々のコミュニケーションが上手くいっていれば、それだけでリラックスして仕事に臨むことができます。もちろん、人によって相性や向き不向きがあるため、全ての社員が全ての社員と仲良くなる必要はありません。それでも、問題を起こさず仕事に集中できる距離感でコミュニケーションが取れていれば、余計なストレスを抱えずに業務に臨むことができます。
人材不足が各業界で深刻になりつつある中、人間関係の都合で離職を検討する人も依然として多い点が問題視されています。給与や業務にこれといった不満はなくとも、コミュニケーションがうまくいっていないせいで退職者が増えてしまっている状況は、深刻な機会損失を被っていると言えます。
離職理由の調査を行った結果、その1位に人間関係の悪化が挙げられるケースも増えています。コミュニケーション環境を見直し、仕事への積極的なコミットと離職者の防止を進めることが大切です。
参考：https://www.okan-media.jp/covid19-hr2
②業務効率が向上し、生産性アップ
コミュニケーションが活性化すれば、生産性の向上にも大きく貢献します。情報共有に必要な工数が削減され、コア業務に従事する時間的余裕が生まれるためです。
また、伝えるべき事項が端的に伝わっていることで、何度も質疑応答を繰り返す必要もなくなります。上司や部下からの連絡待ちが少なくなるため、スピーディーに業務を遂行できるでしょう。
その際、チャットツールやオンラインストレージを活用するなどして、関連資料やマニュアルを簡潔に共有できる仕組みを整備することで、更なる生産性の向上が期待できます。
③革新的なアイデアの創出に効果的
職場でのコミュニケーションが活性化すれば、企画会議などのクリエイティブな現場で大きな効果を発揮します。お互いに思ったことをストレートに伝えられる関係が構築されていれば、社員の中で眠っていた優れたアイデアが登場する機会も増えてきます。
アイデア出しは最終的には質が問われるものの、質を追求するためにはとにかく数を出さなければなりません。数を出すためには思ったことをどんどんアウトプットすることが大切なため、日頃から習慣的に考えをアウトプットできる関係を築き、いざという時に鋭いアイデアが出てくるよう土壌を整えておくことが大切です。
職場のコミュニケーション活性化方法５選
コミュニケーションは、いざというときだけうまくやろうとしても、そう簡単に実現するものではありません。日々のコミュニケーションはもちろんのこと、定期的に職場のコミュニケーションを活性化するための企画を展開することも大切です。
職場のコミュニケーション活性化に役立つ5つの方法について、ご紹介します。
①社内イベントの企画
社内イベントは、職場でのコミュニケーションを活性化させる上での代表的なプロジェクトのひとつです。懇親会を開いたり、毎年の優秀者を称える表彰式のようなイベントも、お互いを理解し、関係を向上させる上で有効な施策です。
②1on1ミーティングの実施
1on1ミーティングは、いわゆる個人面談です。上司と部下が定期的に話し合う機会を設け、お互いの認識をすり合わせたり、プロジェクトに関する提案やキャリア相談を実施したりします。
元々はアメリカのシリコンバレーで始まった取り組みの一種ですが、その目的は優秀な人材の流出を防ぐことです。個人面談を仕組み化し、コミュニケーションの機会を絶えず設ける事で、関係構築と離職の防止に取り組むことができます。
③社内報の配布
社内報は、社内情報を全社的に共有し、会社の理念や成果を社員全員が把握するために有効なメディア活動です。日々の業務に忙殺され、忘れられてしまいがちな会社のコンセプトを改めて共有する上で有効とされており、チームワークを強化しお互いの信頼関係向上に役立ちます。
社内報は広く企業活動を共有できる施策であるため、さまざまな情報を掲載することができます。優秀な成果を残した社員の発表や、新しく始まった社内プロジェクトなど、自分がどんな組織に属しているのか、ということを再認識させてくれるメディア活動です。
会社の理念を共有して共感を生むことはもちろん、社員に対して帰属意識を芽生えさせ、お互いのチームワーク向上やモチベーションアップにつながることが期待できます。
④シャッフルランチ
シャッフルランチは、職場でのコミュニケーション向上を目的とした、普段関わりのない人との昼食の機会を設ける企画です。組織が大きくなると、日々コミュニケーションをとるのは同じチームや部門の人に限定されやすいため、他の部門やチームの人たちと交流するための企画として、大企業を中心に設けられています。
シャッフルランチを通じて、お互いの役割意識を新たに芽生えさせたり、自分のキャリアについて深く考えるきっかけを作ったりすることができます。日常では得られない刺激を社内で得られるようになるので、転職しなくとも刺激のある経験や交流が可能になる点はメリットです。
社内でのコミュニケーションを活性化し、モチベーションを向上できるのはもちろん、自分に合った役職や興味のある仕事へ新たに触れ、適材適所の人材配置や教育を社内で実現するきっかけにもなるでしょう。
⑤自己紹介コーナーの企画
新入社員向けのレクリエーションや、アイスブレイク企画の一環として、自己紹介コーナーを設けるのも有効です。
日々の業務の中では自分のプライベートな話をすることは少ないため、あえてこのような企画を設けることで、共通点を探したり、お互いの理解を深めるきっかけを発見できたりします。
職場のコミュニケーション改善事例
職場のコミュニケーションを改善することで、どのような成果が得られるのでしょうか。代表的な例としては、株式会社青木商店のケースが挙げられます。
同社ではかねてより、組織課題として社員同士のコミュニケーションや、店舗と本社での情報共有を抱えていました。正社員とパート・アルバイトスタッフを含めると、2,500人もの従業員を抱える同社では、一人ひとりのコミュニケーションを手動で管理することは極めて困難となっていたのです。
そこで同社が実施したのが、全社的なチャットツールの導入です。店舗や従業員ごとに異なるツールでコミュニケーションをとってしまうと、連絡手段が分散し、管理が行き届かなくなります。統一されたチャットツールの導入を実現することで、店舗と本社の連携、及び従業員との連携も効率よく管理できるようになりました。
また、日常的に使いやすいユーザーインターフェースを備えたチャットツールを選定した事で、積極的にコミュニケーションにおいて会社のチャットツールを利用し、外部のSNSなどを利用しなくなったことで、セキュリティリスクの回避にも役立っています。
参考：https://www.wowtalk.jp/case/aoki-group.html
【苦手な人向け】職場コミュニケーションのコツ
コミュニケーションはひとつの技術でもあるため、個人のスキルにその良し悪しが依存しやすい傾向にあります。「職場でのコミュニケーションが苦手だ」という人も、以下のポイントを実践することで、良好な関係を築きやすくなります。
まずは相手に関心を持つ
コミュニケーションの基本的な心構えとして、相手に関心を持つということが挙げられます。相手のことを知ろうとする、理解しようとする態度が、相手の話を深く聞いたり、こちらから質問したりといったアクションを導いてくれます。
一見すると自分にとって興味が得られない人でも、とっかかりを見つけようと関心を持つことで、心の距離を縮め、信頼関係を構築できます。
結論から伝える
自分の伝えたいことがうまく伝わらないと悩んでいる場合には、結論から伝えることを意識してみましょう。回りくどい表現を多用すると、肝心の要点が相手に伝わらず、コミュニケーションがうまく回らなくなる可能性があります。
述語を文の最後に持ってくるという、日本語の特性もあって、結論を優先して伝えるのは難しく感じるものですが、意識的に取り組んでみることが大切です。
意識して感謝の気持ちを伝える
ことあるごとに感謝を伝えることも、職場で良好な人間関係を築くうえで重要な心がけです。ちょっとした事でも「ありがとう」と一言添えるだけで、相手に対して良い印象を伝えることができます。
習慣的に「ありがとう」と伝えておくことで、とっかかりにくい印象を取り払うことができるため、話しかけやすくなるメリットもあります。
心の底から感謝を毎回伝える必要はないので、あいさつのような感覚で感謝を伝えられるよう心がけてみましょう。
また、社員同士で日々の感謝を伝える手段としては、サンクスカードと呼ばれるものもあります。口頭で伝えられずとも、文章で具体的に感謝している内容を伝えられるので、本音でお互いを理解し合いたい場合に有効な手法です。
サンクスカードについての詳しい内容は、以下の記事を参考にしてください。
ビジネスチャットで職場コミュニケーションを円滑に
職場でのコミュニケーションは、プライベートとは異なる姿勢で取り組まなければなかなか成果につなげることはできません。個人の自助努力も大事ですが、企業としてコミュニケーション活性化に向けた施策を実践することも大切です。
ビジネスチャットは、そんな職場でのコミュニケーション活性化に役立つ重要なツールです。電話やメールでなくとも、リモート環境でリアルタイムのやり取りができるため、情報共有の機会を逃してしまう心配もありません。
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