メールのあの一文で81億2900万円の損失!? ビジネスコミュニケーションを円滑にするために使いたいツールとは

コロナ禍によって急速に普及したリモートワーク。自宅などで作業をする際に、職場の同僚やクライアントとのコミュニケーションに従来のメールや電話はもちろん、ビジネスチャットを活用している会社は多いだろう。

そのビジネスチャットで国内利用者数トップのChatworkが、2022年ビジネスコミュニケーション最新調査を実施。ビジネスコミュニケーションの在り方が変わっていく時代の実態を調査した。

調査結果では、ビジネスのコミュニケーションに使われているツールで最も多かったものはメール、次点に電話と旧来よりのツールが2トップとなった。しかし、半数近い46.4％がChatworkをはじめとするビジネスチャットを活用しており、約5人に1人はメインツールとしてビジネスチャットでのコミュニケーションを取っていることが明らかに。

「お世話になっております」に1日で最大81億2900万円が支払われている!?

ビジネスチャットの利点としては、要件を簡潔に相手に伝えられることが挙げられる。メールでは要件以外に「お世話になっております」などの定型文を入れることが多いが、ビジネスチャットでは都度そのような定型文を記入することなく、迅速にコミュニケーションを取ることができる。

今回の調査では、メールにおける定型文を利用している約8割の人のうち、半数が実際は面倒だと思っていることも判明した。書く方は面倒でも、受け手が失礼と捉えたら……という不安もあるだろうが、さらにメールを受信する側の約7割が定型文の省略を気にしないという調査結果も同時に判明。従来の慣例に沿ったビジネスマナーを惰性で続けているともいえる実態が明らかになった。

多くの人がこれまで続けてきたからという理由で辞められないメールの定型文だが、1時間に5回程度送信しているという人が半数を超える54.1％存在する。この定型文をタイピングする時間だけを1日10分として、全国就業人口にメール使用率を掛け合わせ、全国平均時給で換算すると、定型文を入力する時間に1日で最大81億2900万円という巨額が給与として支払われる計算になるという。多くの人が無駄だと感じながら、そして省略しても気にしないという状態でこれだけの金額が費やされているのは、衝撃の事実だろう。

メールのデメリットを解決するビジネスチャット

そのほか、メールでは添付ファイルの送信漏れやCCの入れ忘れ、大量に届くメールから重要なメールを見落としてしまうなど、さまざまな失敗談が多い。現在のビジネスシーンでは様々なビジネスチャットツールが使われているが、中でも日本人の働き方を熟知する日本人が開発した国産ビジネスチャットツールであるChatworkは、シンプルな機能性でITに疎い人やシニア層にも簡単に使いこなすことができ、メールで発生する問題を解決できる仕様がそろっている。

事業や案件ごとにグループチャットを作ることで、連絡相手の漏れがなくなる。送受信できるファイル容量も大きく、自分宛の連絡とそれ以外の連絡がひと目でわかる仕様なので、確認漏れが起きる心配も少ない。

そして何より、無駄な定型文を入れることなくビジネスコミュニケーションがとれるため、迅速なやり取りが可能となる。定型文のためかしこまったイメージの高いメールに対し、LINEやメッセンジャーのように気軽に使えるチャットツールは、最低限のマナーさえ守れば簡単に円滑なコミュニケーションができるように。

さらに、別の通話用アプリなどを立ち上げることなくChatwork上でオンライン通話やビデオ会議をすることも可能。タスク管理機能やアップロードされたファイルをまとめて確認するファイル管理機能なども充実している。

ビジネスチャットを駆使したリモートワークを活用することで、オフィスへの無駄な出社や相手の時間を奪ってしまう電話、そして小さな積み重ねで膨大な時間と金額をロスしてしまうメールにかけていた時間を短縮。空いた時間を有効活用することができる。ビジネスにおいて円滑で効率的なコミュニケーションを取ることは、やるべきことに集中して未来の自分のための時間を手に入れることにつながるのだ。

Chatworkは、中小企業を中心とした⺠間企業や教育機関、官公庁などですでに36万5000社以上に導入。コロナ禍で登録ID数は1.57倍に増えており、これからの時代のビジネスにおいてかかせない存在となってきている。時代が大きく変わるタイミングで、これまでただ続けてきただけの慣習を見直して、本来やるべきことに費やす時間を捻出してみるのはいかがだろうか。

Chatwork公式サイト：
https://go.chatwork.com/ja/