認証制度の審査担当者を変更する際の引継ぎ記録を整理

認証制度の運用では、申請資料の確認、追加資料の依頼、審査状況の共有など、複数の担当者が関わる場面があります。担当者の変更が発生した際に、確認済みの資料、未確認の項目、申請者への連絡履歴が整理されていないと、同じ確認を繰り返したり、連絡内容に差が出たりすることがあります。

一般社団法人日本認定健康食品協会では、認証制度を運用するうえで、担当変更時の引継ぎ記録を残すことが重要だと考えています。引継ぎは口頭説明だけで完結させず、資料名、確認日、確認結果、保留事項、次回対応予定を一覧で確認できる形にしておくことが望まれます。

記録しておきたい項目としては、申請番号、申請者名、対象資料、確認済み項目、未確認項目、問い合わせ履歴、承認者、次回確認期限、保管場所などがあります。特に、資料の差し替えがあった場合は、旧版と新版の違い、差し替え日、承認履歴を合わせて残すことが大切です。

担当者が変わっても同じ基準で確認を継続できるようにするには、審査の判断そのものだけでなく、確認に至る過程を記録する必要があります。引継ぎ記録を整えておくことで、申請者とのやり取りを確認しやすくなり、制度運用の透明性を保つことにつながります。

当協会では、健康食品に関する情報整理、表示確認、認証制度に関する相談を受け付けています。認証制度の運用においては、担当変更時にも確認履歴を追跡できる体制づくりが重要です。

【本件に関するお問い合わせ】
一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
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