ウイングアーク１ｓｔ株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長兼CEO：田中 潤、以下 ウイングアーク１ｓｔ）は、伊藤忠商事株式会社が、国内における社外向けの請求書をはじめとする帳票のWeb配信システムの短期構築にあたり、ドキュメント管理ソリューション「SPA Cloud」と文書流通サービス「SVF TransPrint」を導入したことを本日お知らせします。
【背景】
伊藤忠商事では、紙帳票と電子帳票を統合した帳票基盤SPAIS（Supreme reporting Platform for All ITOCHU Systems）の再構築をウイングアーク１ｓｔの帳票ソリューション群を導入し展開しており、紙帳票と電子帳票を組み合わせた運用改善を推進していました。例えば、紙の請求書の「控え」として、帳票基盤SPAIS内にPDFファイル出力するなど、ペーパレス化と業務効率化に取り組んでいました。
その最中、新型コロナウイルス感染拡大防止のため、在宅勤務への対応が急務となり、請求書原本を電子データで送付する仕組みとして、請求書Web配信システムの構築を検討し、「SPA Cloud」と「SVF TransPrint」を導入しました。
【導入効果】
本事例は、導入決定から約6ヶ月という短期間で本格運用を展開し、ユーザーの利便性を保ちつつセキュリティやガバナンスに配慮した在宅勤務での請求書発行を以下の２ステップで実現しました。
◆ステップ１
2020年5月からのPoCを経て、2020年9月に導入を決定、作業ミスを防止する観点から帳票基盤SPAISと「SPA Cloud」をつなぐ自動連携機能をアドオンで開発しました。ステップ１では納品書、検収書、物品受領書、支払通知書などの請求書付属書類のWeb配信を2020年11月に先行リリースしました。「SVF TransPrint」を採用することで、既存の請求書レイアウトを変更することなく、PDFファイルをそのまま利用できるため短期間での導入につながったほか、タイムスタンプ機能による改ざん防止といったガバナンスを考慮した運用を実現しました。
◆ステップ２
その後、「SVF TransPrint」のバージョンアップした機能を活用し、2021年3月より国内における請求書のWeb配信も開始しました。「SVF TransPrint」のバージョンアップでは、取引先側が「SVF TransPrint」の画面にログインする際に、共通IDとパスワードによる管理に加えて、メールアドレスによる認証（二要素認証）機能が付加され、セキュリティ対策が強化されました。
また、配信ファイル単位で送付側の担当者が注意書きをつけるためのコメント機能も実装されています。このほか、ユーザーがExcel等で作成した明細ファイルなどを手動でアップロードできるアップロード機能をアドオンで開発し、システム間の自動連携により配信される請求書とユーザーが作成したその他資料を取引先が「SVF TransPrint」上からワンストップで入手できるようにするなど、利用者目線に立った環境を構築しています。
【画像 https://www.dreamnews.jp/?action_Image=1&p=0000236155&id=bodyimage1】
＜システム連携イメージ＞
■事例紹介
請求書のWeb配信システム：
https://www.wingarc.com/product/usecase/300.html
紙帳票と電子帳票を統合した帳票基盤：
https://www.wingarc.com/product/usecase/210.html
【伊藤忠商事株式会社について】
1858年に創業し、日本を代表する大手総合商社である伊藤忠商事は、世界63ヶ国に約120の拠点を展開。繊維、機械、金属、エネルギー、化学品、食料、住生活、情報、金融の各分野における輸出入や三国間取引、事業投資など、幅広いビジネスを展開しています。
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