社内での情報共有がビジネスの加速度を左右する現代では、適切な情報共有ツールの選択が企業の成長と競争力に影響します。ツールの導入で情報共有のスピードと精度をアップすることは、「生産性向上」や「コミュニケーションの活性化」といった改善に時間を要する課題に向き合い、ビジネスを次のレベルへと引き上げるために有効な一手です。
クリエイティブなビジネス環境を醸成するため、情報共有ツールの種類や注目すべき8つのサービス、情報共有ツール選びのポイントについて解説します。
情報共有ツールの種類
ビジネスシーンで扱うさまざまな内容やフォーマットの情報を共有するために、どのタイプの情報共有ツールを導入すべきか、事前にしっかり検討する必要があります。主たる情報共有ツールは以下の4種類に大別されるので、それぞれの目的と特性を踏まえ、自社のニーズに照らし合わせてみましょう。
- ビジネスチャット（社内SNS）
- ナレッジ共有ツール（社内Wiki）
- 文書管理ツール（クラウドストレージ）
- タスク管理ツール
それぞれの特徴を解説します。
ビジネスチャット（社内SNS）
ビジネスチャットは、リアルタイムの高いやり取りやテレワークの社内コミュニケーションに適した情報共有ツールです。プライベート用のチャットアプリと似た使い勝手が特徴で、業務連絡や緊急連絡はもちろん、「メールで送るほどではないが伝えておきたい」「大きな問題ではなさそうだが念のため相談したい」といった場合にも、会話をするように気軽にメッセージのやりとりができます。このため、ツールの導入により社内コミュニケーションが自然と促進される効果が期待されます。
ビジネスチャットはメールや回覧資料と異なり宛名や挨拶文などを省略でき、形式的でないコミュニケーションが活性化されることから、多くの企業が情報共有の効率アップのために導入中です。また、電話のようにコミュニケーションの場所や時間が限定的ではなく、情報共有の履歴が残る点もビジネスの加速に有効といえます。
出先や支社間、テレワークなどにおけるコミュニケーションにも適したツールで、PCやスマートフォン、タブレット端末など複数のデバイスで利用可能なサービスが多く普及しています。
ナレッジ共有ツール（社内Wiki）
社内で知識・知見を蓄積し共有化するためのナレッジ共有ツール。クライアントや案件単位での固有情報、作業オペレーションやトレーニングのノウハウ、ミーティングの議事録などは、情報共有をすることで企業の資産として価値を発揮します。
社内のナレッジが属人化状態にあると、人の異動や退職に伴ってチームから情報が失われるリスクもあります。ナレッジは情報共有することで真価を発揮する資産です。ナレッジ共有ツールを使うことで企業の情報資産を可視化し、情報の新たな用途やポテンシャルを見出すことができます。
文書管理ツール（クラウドストレージ）
従業員のPC内に眠っている文書を情報共有ツールを使って共有化すると、チームや会社に新たな価値をもたらすことがあります。オンライン上のクラウドストレージ型の文書管理ツールは、作成する資料のクオリティ、そして従業員の業務効率や働き方を変える可能性を持つ情報共有ツールです。
例えば、A社のために作成した市場調査データをツールで共有化しておくことで、同業のB社やC社に対して似た資料が必要な際も、すぐに探し出しアレンジして使うことができます。一方、情報共有ツールがない場合は、資料作成者以外は資料の存在を知らず、必要になるたびに一からリサーチをして資料を作り上げなければならないという非効率が発生します。
文書管理のための情報共有ツールは、こうした非効率を防ぎ、限りあるマンパワーをさらに有効に使えるようにすることで、ビジネスの生産性向上に寄与します。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、従来は個人の手帳やスマートフォンの中で管理していた従業員のタスク情報を共有して管理することで、チームとしての業務効率アップを可能にします。プロジェクト全体の情報共有と進捗管理の最適化も考えて設計されたツールです。
それぞれのメンバーが抱える作業量や進捗状況がタスク管理ツールによって分かりやすく整理されることで、作業負担の重さ・作業の障壁・サポートの必要性などが明らかになり、業務配分や人員配置の見直しも瞬時に行うことができます。タスク管理ツールは、職場の働き方改革や人事評価にも役立てることが可能な情報管理ツールです。
情報共有ツールおすすめサービス8選
企業やチームにおける情報共有の不足が、ビジネスの発展の妨げとなることがないよう、自社の業態や企業カルチャーに合う情報共有ツールの導入を検討してみましょう。機能や操作性の他、導入と定着のしやすさなどにも着目して検討するのがおすすめです。
【ビジネスチャット】WowTalk
使いやすさやセキュリティ面での評価が高いビジネスチャット、「WowTalk（ワウトーク）」。ビジネスの場に適した画面デザインとUI（ユーザーインターフェース）もWowTalkの特徴で、シンプルかつ軽快な操作性が年齢や経験を問わず、従業員やグループ間のコミュニケーションを促進するツールです。
プライベート用のメッセージアプリに似たUI設計であることから、ツール導入の障壁となり得る従業員の抵抗感や使い慣れるまでの時間といった課題が少なく、導入のためのトレーニングコストが低くて済むメリットもあります。
テキストでのチャットは22カ国後の翻訳に対応し、異言語話者同士のメッセージのやりとりもスムーズにできるので、海外拠点間や非日本語ネイティブの従業員とのやり取りといった、グローバルなコミュニケーションにも利用可能。WowTalkはコミュニケーションを壁ではなく武器に変え、情報共有のスピードアップを図るツールといえます。
ビジネスチャットとしての役割だけでなく、音声通話やビデオ通話、社内掲示板やタスク管理情報の機能も併せ持ち、コミュニケーションを軸としたマルチ情報共有ツールとして活躍します。
Webサイト：https://www.wowtalk.jp/
【ビジネスチャット】Slack
米国生まれの「Slack（スラック）」は、個人間での「ダイレクトメッセージ」と、複数人のグループでの「チャンネル」によるコミュニケーションを主とするビジネスチャットです。社内だけでなく外部企業と連携してコミュニケーションを図ることも可能なので、クライアントやベンダーなどとの協業や共同プロジェクトでの情報共有ツールとしても利用できます。
外部のクラウドストレージやカレンダー、ソーシャルメディアなどのツールとリンクさせて使うこともでき、多様な使い方に対応したビジネスチャットといえます。Slack自体はメッセージの自動翻訳には対応していませんが、有料の専用プラグインを追加することで、日本語と英語・中国語・韓国語などの間の翻訳も可能です。
Webサイト：https://slack.com/intl/ja-jp/
【ナレッジ共有ツール】NotePM
「NotePM（ノートピーエム）」は、社内のマニュアルや業務のノウハウなどの情報を蓄積するためのツールです。従業員やチーム単位で管理しがちなドキュメントやデータを社内で共有し、検索できる状態にしておくことで、シームレスな情報共有を可能にします。
Word、Excel、PDFなどのファイルをアップロードするだけでなく、NotePM内でマニュアル資料を作成できる機能がある点もポイントです。多くのマニュアルが作成・共有されれば、「この業務のマニュアルはあるだろうか」と検索した人が情報にたどり着きやすく、貴重な業務時間を資料作りや情報検索に費やす必要がなくなります。
動画の共有もできるので、ビデオを使ったマニュアルや、ミーティングや商談の映像を資料として残すことも可能です。
Webサイト：https://notepm.jp/
【ナレッジ共有ツール】Qast
社内に向けて質問をして回答をもらう「Q&A」や、自らの持つナレッジを投稿する「Wiki」などの形式で、シンプルに情報共有ができる「Qast（キャスト）」。投稿用のテンプレートを作成して保存しておく機能もあり、効率性を追求した情報共有ツールといえます。
Qast内で検索し、求める情報が見つからなかったらそのままツール内で質問を投げかけることができるため、別のチャットやメールに移動する手間がありません。また、ツール上のどの情報が「何人の従業員から見られているか」といったデータが可視化されるため、高いニーズのある情報を追加でアップデートしておくなどのフォローアップを行うことで、情報共有をさらに充実させることも可能です。
Webサイト：https://qast.jp/
【文書管理ツール】WPS Cloud Pro
「WPS Cloud Pro（ダブルピーエスクラウドプロ）」は、共有ファイルのリアルタイムでの同時編集も可能なクラウド型の文書管理ツール。単に資料をクラウド内に蓄積するだけでなく、別の場所にいる従業員同士が一つのファイルにアクセスして編集しながら、情報の鮮度を保つことが可能です。
インターネット環境さえあれば、モバイル端末からもWPS Cloud Proを使うことができます。例えば営業担当者が商談先へ向かう途中でWPS Cloud Pro上のプレゼン資料を更新し、オフィスにいるメンバーがそれをチェック、最終的に2人で同時編集をするなど、時間の有効活用に大きく貢献します。
もしもこうした情報共有ツールがない場合、従業員同士が顔を合わせて資料の編集ができるようにスケジュールを調整し、そのための時間を割く必要が生じると考えると、ビジネスの効率性の違いは明らかといえるでしょう。
ツール上の資料を社内で共有する際は、ファイルのダウンロードやメール添付は必要なく、保存したクラウド上のリンクを知らせるだけで共有が完了する点も便利です。
Webサイト：https://biz.wpscloud.jp/
【文書管理ツール】Fileforce
社内のファイルサーバからのデータ移行がスムーズな「Fileforce（ファイルフォース）」は、全てのデータを国内のデータセンターで管理する国産の文書管理ツール。ファイルサーバそのままの運用を継続することもでき、利用開始時の混乱が少ないことが期待できます。
クラウド型なので、オフィス勤務でもテレワークでも権限を付与すればアクセス可能です。社外メンバーの招待も可能なため、外部組織とのコラボレーションで進めるプロジェクトの情報共有にも利用できます。
情報共有のリンクを作成する際の上長による承認のプロセスを固定のワークフローとしてシステム化することもでき、組織体系に応じた利用が可能な情報共有ツールです。
Webサイト：https://www.fileforce.jp/
【タスク管理ツール】Asana
バックオフィスから広報、開発や販売の現場まで、幅広い業務のタスク管理を効率化する「Asana（アサナ）」。プロジェクトの進行だけでなく、チームメンバーの一人ひとりのタスクも、リストやタイムラインの形式でビジュアル的に共有することで、業務の進行とチームマネジメントをバックアップします。
スケジュールを管理する機能の他に、ルーチン作業の自動化やプロジェクトの進捗レポートを自動作成ができることもAsanaのメリットです。ツールで情報を一元管理することで確認作業や伝達の行き違いといった仕事の無駄を排除し、従業員がより目の前の仕事に集中できる環境を作り出します。クラウドストレージやビジネスチャットなどの外部サービスとの連携も可能です。
Webサイト：https://asana.com/ja
【タスク管理ツール】Backlog
IT、マーケティング、メディアをはじめとする業界で広く使われている「Backlog（バックログ）」は、情報共有によりチームワークを最大化するためのタスク管理ツール。作業内容が書かれたカードを画面上で動かして進行を確認する「カンバンボード」や、プロジェクトの全体像を見渡す「ガントチャート」など、タスク内容や進捗を視覚的に理解しやすいUIが特徴です。
装飾を抑えたシンプルなデザインで直感的に操作しやすく、特別なトレーニングなしでも使い始めることができるツールなので、製品の企画開発からローンチのキャンペーンにまで及ぶ長期プロジェクトや、部署や部門をまたぐタスク管理にも適しています。システム開発案件を伴うプロジェクトの場合、Backlogにはバグ管理やバージョン管理、コードレビューなどの機能も付帯しているため、別のツールを利用する必要がないこともメリットです。
Webサイト：https://backlog.com/ja/
情報共有ツールの選び方｜3つのポイント
どの情報共有ツールを導入するか決定する前に、以下の3つのポイントをチェックリストとして確認してみましょう。仮にツールが「使いにくかった」「自社のニーズと合致しなかった」という場合、かえって社内の情報共有に混乱を招いたり、コミュニケーションの質を低下させてしまったりする恐れもあります。導入前にしっかり吟味することが、真にビジネスの加速に役立つツール選択のために肝要です。
① 自社の課題や目的に合った種類の情報共有ツールを選ぶ
冒頭で挙げた情報共有ツール4種類（ビジネスチャット、ナレッジ共有、文書管理、タスク管理ツール）のうち、「自社が求めるツール」が何かをまず検討しましょう。従業員間や部署間のコミュニケーションの活発化が課題ならビジネスチャット、知識・知見の属人化や流動化を防ぐことが目的ならナレッジ共有や文書管理ツールといったように、自社の課題や目的を具体的に明らかにしておくことがポイントです。
また、どれほど機能やデザインが優れた情報共有ツールを導入しても、自社の利用意図にマッチしていなければ効果はあがりにくくなります。ツールの使い勝手や評判を確認した上で、その利便性が自社の情報共有シーンにも当てはまるかどうかを考えてみましょう。
② 無料トライアルなどを活用しスモールスタートする
情報共有ツールの使い勝手や自社における利用の問題点を探るには、無料トライアルを活用するという方法があります。無料トライアルを利用するメリットは主に2つあり、1つは「情報共有ツールの機能や使用感を体験できること」、2つ目は「自社に合わなかった場合にも損失がないこと」です。
トライアルなしでいきなり全社にツールを導入してしまうと、利用する従業員のフォローが追いつかないことや、トラブル発生時にビジネス全体に負担がかかるリスクなどが懸念されます。
まずは少人数の無料トライアルでスモールスタートし、管理者などがツールの使い方に慣れてから有料プランに移行することでスムーズに導入できます。また、サービス事業者のサポート体制などもこの間に把握することが可能です。
情報共有ツールの導入にはコスト・時間・手間がかかるだけでなく、もし導入後に自社に合わないと判断してもツールを利用停止する場合は、ユーザーである従業員にも負担が伴います。無料トライアルを積極的に利用することで、情報共有ツールと自社のミスマッチを未然に防ぎましょう。
③ 他のシステムとの連携可否を確かめておく
自社で既に利用中の他のシステムが、新たに導入する情報共有ツールと連携が可能であるかどうかも、導入決定の上での重要なポイントです。例えば、ビジネスチャット内で従業員間のファイル送受信が日常的に行われる可能性がある場合、ファイルを保管しているツールやシステムとの連携ができるビジネスチャットを導入する必要があります。
情報共有ツールを提供するサービス事業者のウェブサイトで連携可能なシステムを調べる、または担当者に直接問い合わせることも可能です。まだ連携がなされていないシステムについても、将来的な連携について確認してみると良いでしょう。
情報共有を効率化しコミュニケーションを加速する「WowTalk」
社内の情報共有の効率化を図ることで、コミュニケーションの活性化と日々の業務改善といった効果が期待できます。ビジネスチャットのWowTalkを導入した施設運営管理業のイオンディライト様の事例では、以下のような効果がみられました。
- 海外など複数拠点との日常的な連絡業務が円滑化し、コストダウンを実現
- 従来は電話で行っていたトラブル発生時の連絡をチャット化したことで、現場とオフィスの作業工数や業務負担が低下
- 写真などのファイルの送受信が可能であるため、視覚情報が従業員の安全確保に貢献
- 事案対応の履歴が分散せずWowTalkに一元化したことで、記録の取得が効率化
- コミュニケーションツールを複数持つリスクヘッジでBCP（事業継続計画）対策に寄与
同社では従来、電話を中心とするコミュニケーションの多さによりコストや業務負担が発生していたことが伺えます。その課題改善を条件として情報共有ツールを検討したことで、目的通りの効果が得られたことが明らかといえるでしょう。
また、同事例ではWowTalkの導入決定に至ったポイントとして、情報共有ツールの導入教育や利用浸透コストが不要なUIのシンプルさや、PCやスマートフォンなどのマルチデバイスで利用可能な点などが挙げられています。現場の負担の少なさや利便性が情報共有ツールの利用浸透の促進、そしてコミュニケーションの内容と質のレベルアップが業務改善に繋がったといえます。
課題や目的に合うツールを選ぶことで、情報共有やコミュニケーションを起点として従業員の働きやすさの改善と成長を図り、ビジネスの発展をスピードアップさせていきましょう。
大谷翔平・野球ニュース