2017年を迎え、早いものでもう2月。この時期になると異動の内示を出されることも多い。突然の転勤宣告に引っ越しの準備や引継ぎなど慌しい中でついつい後回しにしてしまいがちなのが挨拶状だ。しかし、何を書けばよいのだろう？ と頭を抱える方のために、簡単ではあるが転勤や部署異動時の挨拶メールの書き方を紹介しよう。
相手への感謝と今後の動きを伝えることが重要
全体的にこれまでを振り返って、色々お世話になりましたという内容と後任の情報があれば間違いはない。また、はがきでの挨拶状が常識ではあるが、最近ではメールでも失礼にはあたらないという。とはいえ、年配の方や目上の方にははがきで対応することをおすすめする。
-基本的な内容-
・転勤・異動の時期
・これまでのお礼
・後任について
・今後の連絡先
また、基本中の基本だが一斉送信はNG。社内であれば関係者用のメーリングリストぐらいを限度に、できる限り個別で送るようにしたい。クライアントに対しては必ず個別で送ること。
■後任への気配りも忘れずに
これまでの思い出話に花を咲かせ、アツい想いを込め文を〆る。それで終わってはいけないのが挨拶メールだ。自分が去った後も円滑に業務が進むよう、後任の名前を書き忘れないこと。また、人柄なども加えるとより不安なくスムーズに事が運ぶだろう。
■転勤・移動の挨拶メールを送るタイミング
人事通達をされたとはいえ、すぐに言うのはNG。解禁日が設けられていることもあるので、自分で判断するのではなく1度上司へ相談するのが良いだろう。
そのまま使える！ 宛先別「転勤・異動」に使えるビジネスメール例
以下、例文集を用意させて頂いた。
注意点を軽く頭に置きながら、用途に併せて活用してほしい。
【転勤・異動】社内宛例文
※異動の場合、○○支社を○○部と変更する。
また、「出張などで○○支社にいらした際は是非、声をかけてください。」を削除する。
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関係者各位
お疲れ様です、○○部の○○です。
私ごとで恐縮ですが
○月○日付けで○○支社へ異動することとなりました。
在籍中は大変お世話になり感謝しております。
皆さんと切磋琢磨した経験を糧に邁進したいと思います。
出張などで○○支社にいらした際は
是非、声をかけてください。
次のとおり、業務を後任担当者に引き継ぐこととなります。
後任担当者：○○部・○○（名前）
新所属：○○部
E-mail：○○@○○.co.jp
電話：××-××-××
内線：××××
またこちらが私の異動先となります。
新所属：○○部
E-mail：○○@○○.co.jp
電話：××-××-××
内線：××××
今後も皆様のお力添えをいただくことも多々あるかと思いますが、
ご協力・ご指導よろしくお願いいたします。
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【転勤・異動】社外（クライアント）宛例文
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株式会社○○ ○○事業部
□□様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
この度、○月○日付けで○○支社へ異動することとなりました。
○○○○在勤中は公私ともにご厚情ご指導を賜りましたことを心より深く感謝いたしております。
つきましては、以下の通り後任担当者へ業務を引き継ぐこととなりましたので
ご連絡させていただきました。
後任担当者：○○部・○○（名前）
新所属：○○部
E-mail：○○@○○.co.jp
電話：××-××-××
業務の概要については十分把握しておりますので
従来と同様、○○（後任者名）をよろしくお願い致します。
また、私の新しい連絡先は以下となります。
新所属：○○部
E-mail：○○@○○.co.jp
電話：××-××-××
新任地におきましても
貴社のご発展に、微力ながらお役に立てれば幸いでございます。
メールでのご連絡、お詫び申し上げます。
取り急ぎお礼かたがたご挨拶申し上げます。
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【番外編】目上の方に送るはがき例文
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拝啓
○○の候 ますますご健勝のことと心からお慶び申し上げます
さて私こと、
○○○○勤務を命ぜられ過日着任いたしました
○○○○在勤中は公私ともにご厚情ご指導を賜りましたことを心より深く感謝いたしております
新任地の仕事は身にあまる重責ではございますが皆様からいただいたご教示を生かし
誠心誠意全力を尽くす決意でございます
末筆ながら皆様のご多幸とご健康をお祈り申し上げ
お礼かたがた転任のご挨拶申し上げます
敬 具
平成○○年○月
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上記はあくまでほんの一例である。関わりの深かった人にはよりパーソナル話題を盛り込んでみても良いだろう。これを参考に、少しでも役に立てたなら幸いだ。
