いつも忙しい、いくら時間があっても仕事が終わらない。そう感じている方は、仕事の仕方を見直してみるといいかもしれません。
業務の効率化について考えたことはありますか？ 仕事の仕方を見直して効率化の工夫をするだけで、ぐっと仕事にかかっていた時間が短縮されることもあります。企業の業務改善実例を参考にして、時間の節約にもなり、自分も楽になる業務効率化に取り組んでみましょう。
【味の素】労働時間の短縮
味の素は2017年4月から、1日の所定労働時間を現在より15分短縮することを発表しました。短縮後の勤務時間は7時間15分となります。さらに最終退館時刻を24時から20時に変更し、時間的なタイムリミットを設けることで集中力を高め、業務の効率化を図っています。
また、社員の意識改革のために「働き方計画表」というツールを導入しています。残業時間や有給取得の予定など自分の働き方の計画を立て上司や同僚と共有するというもの。計画を立てて共有することで、各自の「勤務時間」への意識が変わってきたことが大きな効果だそう。周囲と共有するとなると効率的に働かざるをえませんね。
【キャノン株式会社】業務の洗い出し
業務効率化の方法として有効なのが、業務の洗い出しです。業務をリストアップして、一つずつ無駄はないか、効率化できることはないか検証していきます。キャノンではこの徹底した業務の見直しで、会議が全体の業務の6〜7割になっていたこと、会議や作業のゴールが明確でないなどの問題点が明らかに。
業務の棚卸しは無駄や非効率な点を見つけることが目的です。必要ない業務や改善したいポイントが明らかになったら、具体的にどう改善できるかまで考え解決策を見つけましょう。キャノンでは、会議セッティング時に会議の「ゴール」を明確にすることをルール化しました。 会議の開催通知やホワイトボードにもゴ ールを明記して会議のゴールを意識することを徹底することで、会議の内容が格段に変わったそうです。
ちょっとした工夫で仕事の効率をアップさせる
企業の取り組みを参考にして、自分でも業務効率化に取り組んでみましょう。
1.味の素に学び、自分で退社時間を決める
業務時間内に終わらなくても残業すればいいや、と思っていませんか？ 退社時間が決まっていないとダラダラ時間を使ってしまいがちです。味の素が最終退館時間を設定したように、自分で退社時間を決め絶対にその時間には退社するようにしましょう。
自宅にパソコンを持ち帰るのも禁止です。自分でノー残業デーを設定したり、仕事の後に予定を入れるなどしてダラダラと仕事をしてしまわないような環境づくりをするようにします。
2.味の素に学び、勤務計画を立ててみる
味の素の「働き方計画表」のように、業務の予定を立ててから仕事をするようにしてみましょう。どの作業に何時間使うか、あらかじめ決めておくのと決めていないのでは集中力が全然違ってきます。作業時間の目安がわかれば、仕事の予定も立てやすくなります。
さらに味の素のように上司や同僚と予定を共有すれば、それぞれの仕事の進み具合や終了予定時期もわかるので仕事が進めやすくなります。
3.キャノンに学び、業務の棚卸しで無駄や非効率なポイントを見つける
当たり前のように毎日の業務をこなしていると、一つ一つの作業の必要性や効率について考える機会はなかなかないのではないでしょうか。キャノンの徹底した業務の洗い出しを真似してみましょう。
よく検討してみると、必要のないことや改善できるポイントがたくさん見つかることも。会議の中にはレポートの報告で十分なものがあるかもしれません。いつもしている作業で無駄なことはないか、誰かに頼めることはないか、よく見直してみましょう。
業務の効率化ができると時間にも余裕ができて、重要な仕事に集中できるようになります。業務の中の無駄を見つけたり、改善できるという能力は職場でも高く評価されますよ。仕事の仕方を改善したいを思っている方は、ぜひ試してみてください。
参考：東洋経済ONLINE、内閣府
