【BYODとは】普及率や導入メリット、セキュリティ上のリスク対策を解説
BYOD（Bring Your Own Device）という言葉をご存知ですか？
近年、スマートフォンやノートPCなどが普及したことで、ビジネスにおいても当然のように携帯端末が活用されています。
携帯端末は企業が従業員に貸与するのが一般的ですが、個人が利用する端末にビジネス利用する場面も見受けられるようになりました。これを「BYOD（Bring Your Own Device）」と呼びます。
個人所有のスマートフォンやノートPCを利用することはメリットも大きいですが、正しい導入方法を理解していなければセキュリティ上、大きなリスクになります。
この記事では「BYOD」の基礎知識をまとめています。また、BYODの導入と相性が良いとされるビジネスチャットを用いた社内コミュニケーションについても併せて解説します。
BYOD（Bring Your Own Device）とは？
BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員が個人所有のスマートフォンやノートPCなどの電子デバイスをビジネスで利用するという意味です。
かつては、企業が従業員にビジネス専用のデバイスを貸与するのが一般的で、個人所有のスマートフォンを執務室に持ち込むことを禁止している企業もあります。
とはいえ、様々な端末のモバイル化が進んだことで、個人所有の端末の利用を認める取り組みが増え始めています。
また、バックオフィスやセールス、マーケティング、開発など、様々な業務領域に置いてクラウドサービスが登場したことは以前の記事でお伝えしたとおりです。そういったサービスによって、端末やOS問わず企業の情報リソースを利用できるようになったこともBYODの導入が増えている要因と言えるでしょう。
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BYODの普及率｜日本と諸外国の違い
企業の間で導入が進んでいるBYOD。各国の普及率はどれくらいなのでしょうか？ 日本と諸外国の企業を比較してみましょう。
総務省が2018年に行った「ICTによるイノベーションと新たなエコノミー形成に関する調査研究」の「ICTの導入状況」において、「BYODの許可」に回答した企業は、日本が10.5％、アメリカが23.3％、イギリスが27.8％、ドイツが27.9％となっています。日本は、諸外国に比べて、BYODの普及率が半分以下という結果になりました。
BYODそのものは普及が進んでいる状況にありますが、日本国内における普及率は、諸外国の企業と比較すると決して高くない数字と言えそうです。
BYODを導入するメリット
BYOD導入は、企業と個人それぞれにメリットがあります。自社でBYODの取り組みを検討しているのであれば、今一度、確認しておきましょう。
企業にとってのメリット
- 自宅や客先などオフィス以外の場所にいる従業員とのコミュニケーションが円滑に取れる
- テレワークやフリーランスの雇用など柔軟な働き方に対応できる
- 社用端末の導入費用や通信費のコスト削減になる
個人にとってのメリット
- 個人端末・社用端末の使い分ける必要が無くなる
- OSや機種など自身の使い慣れた端末環境で会社の情報リソースにアクセスできる
- 場所や時間に縛られず柔軟に働けるようになる
上記メリットは一例ですが、個人用の端末をビジネス利用できることによって、業務効率化や生産性向上に向けた社内施策につなげられるでしょう。
そして、BYODへの取り組みを促進することによって、社内で利用するビジネスツールは必ずしもオンプレミス型やパッケージ型である必要がなくなるため、クラウドサービスへの移行が容易になるという副次的なメリットもあります。
BYOD導入にあたって注意すべきポイント
業務効率化やそれに伴う生産性の向上を目指す上でメリットの大きいBYODですが、手放しで推奨できるわけではありません。
個人の端末をビジネス利用するという取り組みゆえ、それなりのリスクが潜んでいるのも事実です。企業がBYODを導入するにあたって、具体的にどういった点に注意すれば良いのでしょうか。
セキュリティ上のリスク対策
個人のスマートフォンなどをビジネスに持ち込むため、会社が管理する端末を利用するのと比べてセキュリティ上のリスクに対して注意しなければなりません。
例えば、社員がプライベートで利用しているSNSやメッセンジャーサービス等に、機密情報を誤って送信してしまう可能性もあれば、端末自体を紛失することによって情報漏えいにつながる可能性もあります。
また、個人所有の端末では、プライバシー設定やセキュリティソフトなどの対策が属人化するため、BYODの導入にあたって社内でセキュリティ対策に関するルールを設け、可能であれば端末外から遠隔でアプリケーションを管理できる環境を構築しましょう。
業務時間外の利用ルールの整備
BYODは個人所有の端末から場所や時間を選ばず、柔軟に業務対応できるのは大きなメリットです。しかし、その反面「どういった状況でも働けてしまう」ことが長時間労働や休日対応に繋がりかねないという問題があります。
そのため先述のセキュリティ上の整備だけではなく、個々人の利用ルールを定めることも大切です。
例えば、次のようなルールを設けてみましょう。
- 定時外は業務用アプリケーションの通知を切る
- 柔軟な対応が必要な場合、コミュニケーションツールを使ってメンバーに周知する
- ビジネスと個人利用のアプリケーションを明確に分ける
- MDMを活用して企業がアプリケーション利用を管理する
- テレワークや外出の多い職種に限ってBYODを導入する
- 退職者はセキュリティ担当者確認のもと業務データを削除する
従業員のプライベート保護
従業員のプライベート保護も、BYODの導入にあたって注意すべきポイントのひとつです。企業は、BYODを導入する際にセキュリティ強化や情報管理のために、従業員が個人所有しているデバイスにソフトやアプリをインストールさせることがあります。
その場合、個人所有の端末に企業が管理しているソフトが入るわけなので、従業員の中には「プライベートが筒抜けになってしまうのではないか？」と不安になってしまう人もいるでしょう。さらに敏感な方の中には、「プライベートで使っているデバイスを会社に知らせたくない」と考える人もいるかもしれません。
BYODは、従業員の協力なくしては成り立たない施策です。自発的な協力を促すことができれば、社内でのBYODの普及率が高まり、業務生産性の向上といった効果が数字となって表れてくることも期待できます。
BYODの効果を高めるためにも、プライベートの保護について十分な説明と適切なフォローアップを行っていく必要があるでしょう。
BYODとは紙一重の「シャドーIT」
BYODと似たような意味の言葉で、「シャドーIT」というものがあります。シャドーITとは、会社が認可していない端末やサービスを、一部の部門や従業員が独断で導入し、利用している状況を意味する言葉です。
BYODとの大きな違いは、「会社に認められていないこと」と「デバイスだけでなくクラウド系サービスやインストール型のソフトウェアも含まれること」にあります。
例えば、
- 休日に個人所有のノートPCから仕事をする
- 自分のスマートフォンから個人向けチャットアプリで業務連絡を行う
といったことがシャドーITに該当します。
シャドーITは企業の管理下にない端末やサービスを業務に利用している状況のため、大きなセキュリティリスクを伴います。具体的には、誤送信による情報漏えいやウイルス感染によるデータの損失などのリスクが考えられるでしょう。
個人所有のデバイスを業務に利用するという点においては、BYODと共通しており、BYODとシャドーITを混同して考えている方も中にはいますが、高いセキュリティリスクを踏まえると、この紙一重の差は大きいものです。
シャドーITが発覚した場合、重大な問題に発展する前に企業として迅速に対処する必要があるでしょう。
BYODと似た言葉「CYOD（Choose Your Own Device）」とは？
BYODと近しい意味を持つ言葉として、「CYOD」というものがあります。CYODとは、Choose Your Own Deviceの略称で、企業側が何種類かのデジタルデバイスを用意し、従業員にその中から自分が使いたい機種に選んで使ってもらうという意味の用語です。
BYODの場合、従業員は個人所有の端末を業務に利用するため、企業側が端末のセキュリティに関して、完璧にコントロールすることは困難です。 その点、CYODであれば、端末を自社の管理下に置くことができるため、企業側はセキュリティポリシーを守った上で、従業員にとって使いやすい端末を支給できます。
学校など教育機関におけるBYOD
BYODは、ビジネスの現場だけでなく、学校・教育の分野においても活用されています。具体的には、教員が私用デバイスを業務に利用することや、生徒が学校内に個人所有のタブレット端末などを持ちこんで授業に利用することが、教育分野におけるBYODの一例として挙げられます。
ICT機器の導入や運用にかかるコストの削減、生徒が在宅での学習支援ができるといったメリットがあることから、教育現場でもBYODを推進する動きが見られます。2018年には、東京都で「生徒の所有するICT機器を活用した学習支援の有効性の検証」を目的として、BYOD研究指定校を指定するなどの活動が行われています。
BYOD導入とビジネスチャットの活用
BYODの取り組みにあたってビジネスチャット（コミュニケーションツール）は必要不可欠です。その理由は、個人所有の端末の利用を促進することで、働き方が変わる可能性があるからです。
例えば、テレワーク制度やフレックスタイム制度によって場所と時間に柔軟性が生まれるとします。そうなると、今までと異なる場所や時間で従業員がコミュニケーションを取るかもしれません。
そういった就業環境に置いて、口頭やメール、電話では即時的に連絡が取れないこともあるため、BYODとビジネスチャットは相性が良いと言えます。その際、個人向けのチャットツールは利用せず、セキュリティや利用ルール上の問題を解決できる機能を搭載したチャットを選定することが大切です。
弊社のWowTalkのようなビジネスチャットであれば、やり取りできるメンバーを制限したり、ファイルの保存や利用を予め管理・制限できるものがあります。とはいえ、セキュリティ性能が高いほど個人端末での使い勝手が悪くなる（制限があまりにも多くなりすぎる）などの問題も生じるかもしれません。
そこで、自社の運用ルールやセキュリティポリシーに合わせて柔軟な設定ができるツールを選定してみてください。
ビジネスチャットを活用したBYODの事例
BYODにビジネスチャットを活用している組織の事例として、WowTalkをご活用いただいている法人や企業の取り組みをご紹介します。
教育・保育施設のBYOD事例
社会福祉法人来夢様は兵庫県尼崎市内にある、3つの“こども園・保育園”を運営されている法人組織です。同法人では、離れた拠点で働く保育士同士のコミュニケーションや情報共有の方法に課題を感じ、その解決策としてビジネスチャットの導入を検討されるようになりました。
個人向けSNSツールの活用も検討されたそうですが、業務の特性上、個人情報のやり取りが発生していることからセキュリティ面での不安があったそうです。WowTalkの「セキュリティの強固さ」や「管理機能の充実さ」をご評価いただき導入となりました。
社会福祉法人来夢様では、アルバイトを除くすべての保育士の方にアカウントを付与されており、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードして業務に利用するBYODとして、WowTalkをご活用いただいています。
個人向けSNSツールを活用したBYODはセキュリティ面に不安が残るケースも多いですが、同法人のように法人向けビジネスチャットアプリを活用することで、BYODの懸念ポイントであるセキュリティリスクを払拭することができます。
IT業界のBYOD事例
企業のシステム開発やアプリケーション開発など行う株式会社ココト様。同社では業務提携先の企業とビジネスを行う割合が高く、業務中に企業間を移動する機会が多くあります。
WowTalkの導入以前は提携先が「徒歩で5分」の場所にあったため、業務やコミュニケーションにおいて大きな問題が発生することはなかったそうですが、提携先の企業が移転することとなり、「徒歩で5分」から「電車で30分」の距離に移動時間が変化してしまったのだとか。
提携先に出向している社員とのコミュニケーションや業務上の連携に課題を感じられるようになり、それらを解決するためのツールとしてWowTalkをご導入いただきました。
ココト様では、提携先移転の経緯から全社員にタブレット端末を貸与されており、そのタブレットと個人が所有しているスマーフォンからWowTalkをご利用いただいています（業務提携先では自社のPCを持たず、現地の環境で仕事をされている）。
ココト様の事例のように、社員が提携先の企業様に出向して働くといった事業スタイルの場合、出向している社員と、どのような方法でコミュニケーションや業務上のやり取りを行うのか？が事業を運営する上で重要なポイントとなります。
解決策として「社用端末を貸与する」が第一候補に挙がりますが、コストや管理工数の問題から実施が難しいケースもあるでしょう。そのような場合、BYODは特に効果を発揮します。セキュリティの懸念も、WowTalkのような法人向けビジネスチャットを活用すれば問題ありません。
「出向先の社員と円滑にコミュニケーションを取りたいが、社用端末の貸与は難しい」といった場合は、ビジネスチャットを活用したBYODがおすすめです。