仕事がデキる人のメモの取り方とは？
あなたは新入社員時代、先輩や上司から「メモを取れ！」と言われましたか？ それとも「メモなんて取るな」と言われましたか？
私は「メモなんて取るな」と言われたクチです。なぜならメモしたことで安心してしまい、内容をその場で覚えようとしなかったり、メモを取ることに必死になってしまい、相手の話がちゃんと頭に入っていなかったりと、メモを取ることによるデメリットの方が目立っていたからです。
「メモを取るな」というのは「その場で頭に入れろ」ということであり、そのためには、頭をフル回転して目の前の相手の言葉に耳を傾け、理解しなければいけません。だからこそ記憶に残るし、その場で適切な発言ができるようになります。
メモを取ったってどうせ見返さないんだから時間の無駄だし、むしろメモを取らないことで「忘れたらヤバい」という意識が強まり、その場その場でしっかりと記憶できるようになる、というのがそのときの上司の教えでした。
それまで会議やミーティングで、とりあえずメモを取っていれば仕事をした気になっていたり、ひどいときは発言を求められないよう、忙しいアピールをするためにメモを取っていたりした私は、この教えによって大きくメモの取り方を変えるようになりました。
具体的には、スケジュールや参考資料名、人物名などピンポイントで覚えていた方が効率的な情報をメモしたり、複雑化した議論を整理するためにノートにまとめたりすることはあっても、ミーティングでのあらゆる発言をメモするようなことはしなくなりました。
これによって情報整理や打ち合わせの効率が格段に高まったと思っています。メモというのは取り方によって、仕事の質やスピードを大きく変えるものです。
ではどのようにメモを取れば、仕事の質やスピートを高めることができるのでしょうか。
一般的に「メモを取る」というのは、いま聞いたこと、見たことを忘れないようにするための「過去メモ」のことを思い浮かべる人が多いと思います。
しかし今回紹介する『すごいメモ。』では、未来の自分に考えるきっかけを与えるためのメモ、すなわち「未来メモ」の書き方について解説されています。
著者は元・博報堂のコピーライターである小西利行さん。自身が編み出した「仕事のスピードと質を高めるメモ術」を14のメソッドに分けて紹介しています。
大切なのは、未来の自分へ向けたメッセージを作るつもりでメモを取ること。
メモとは見返した時にこそ効力を発揮するものなので、見返す気にならないメモや、見返したときに何の役に立たないメモでは、そもそも取る意味がないからです。
仕事の質を高めるメモの取り方とは？
本書では大きく3つの「未来メモ」に分けて紹介されています。
1.「まとメモ」…情報をまとめるメモ術
打ち合わせ中に出た大事な言葉や発見を、わかりやすく使える情報にまとめる、左脳的なメモです。
放っておくとぐちゃぐちゃになる情報を、「記号」や「吹き出し」を加え、情報を「使える情報」として整理することで、仕事の効率を上げることができます。
2.「つくメモ」…アイデアをつくるメモ術
アイデアを生み出すときや、ビジネスの打開策を考えるときなどに使うメモです。
本書では、「マンガ」を使ってアイデアの目的を明確にする方法や、自分の仕事に「ハードル」をつくってアイデアを考える方法が紹介されています。
3.「つたメモ」…わかりやすく人に伝えるメモ術
「まとメモ」「つくメモ」で生み出した内容を、わかりやすく人に伝えるためのメモ術です。
仕事とは自分一人で完結するものではないので、当然他人との連携が重要になってきます。しかしチームや得意先との「意思疎通」というのは、ときに一番の悩みの種となり、仕事を滞らせる要因にもなり得ます。
この「つたメモ」は、その「意思疎通」を円滑にするためのメモ術です。
ここでは「つたメモ」の中から、個人的に面白いと思った『見出し』メモをご紹介します。
会議で役立つ『見出し』メモとは？
『見出し』メモとは、その名の通り「見出し」をつくることで、ただの文字のカタマリを興味の湧くコンテンツとして見せるメモ術です。
人の脳は、楽しいことや面白いことの方が考える力が上がると言われているため、少しでも面白く、楽しいメモにした方が効果的です。
また「未来メモ」を作る上で重要なのは、未来に見返したときに、すぐに意味がわかったり、興味をそそられたり、新しいきっかけを与えてくれるようなメモの残し方をすることです。
見出しをつけることで、見た人の想像を掻き立て、先の内容の興味を惹くことができるので、企画書や資料が伝わりやすくなるのです。
1.「会議での発言」をプラスしよう
書き方は、「メモ年月日 + クライアントと内容 + 打ち合わせのメンバー」が基本形となります。
さらに、そこにひと言「会議での発言」や、そのときに生まれた「発見」、「次回までの課題や議論すべきテーマ」を加えます。
／○×商事／○○○○商品開発／部長・係長
『だから、もっと女性を意識しろよ！』
／○×商事／○○○○商品開発／部長・係長
『20代が最も聴きたい音楽のジャンルは、なんと「流行っている曲」だった！』
／○×商事／○○○○商品開発／部長・係長
『次回までに、ロードマップを書いておく』
これだけでメモの臨場感が増し、普通のメモが面白いメモに変わることがわかるでしょう。
「見出し」が付くと興味がそそられ、メモの中身が読みたくなります。
2.「Yahoo! トピックス」を参考にしよう
こうした「機能的な見出し」だけでなく、企画書のタイトルや社内文書のヘッダーに使えるような、もっと気の利いた見出しを作りたいという方は、「Yahoo! トピックス」を参考にすることが勧められています。
「Yahoo! トピックス」とは、「Yahoo! ニュース」のトップ画面にある8つほどのニュース項目のこと。これらはすべて13文字以下で書かれています。
これくらいの文字数がパッと見ただけで意味が理解できる分量なので、見出しをつける上で適切な文字数と考えましょう。
具体的には、次の3つを組み合わせて、13文字以内で見出しを考えます。
- A. 場所や理由
- B. 人やモノ
- C. 行為
本書では次のような例が載っています。
- ・部長 打ち合わせで 机叩く
- ・新規開発 女性方向で あと数案
- ・飲み物で おじさん達を 幸せに
紙のメモに書き出すと次のようになります。
これなら未来に見返したときや、会議に出席していなかったチームの誰かにメールしたときにも、「そのときの空気感」が伝わり、もっと読みたくなるのではないでしょうか。
実際、ただ無味乾燥にキーワードだけ書き残したようなメモでは、「その当時なぜ重要だと感じたのか」「そのキーワードがどんな意味をもつのか」について思い出せないことも多いもの。
見返したときに、何のためにメモしたのか思い出せなかったり、新しい思考のきっかけにならなかったりするようでは意味がありません。
臨場感のあるメモというのは、当時の記憶を思い出しやすくし、いきいきと考えられるようにするという意味でとても重要なのです。
本書の内容が気になる方は、ぜひ「美女読書TV」をチェックしてください。モデルの山岸奈津美さんが、冒頭部分を読み聞かせしています。
モデルプロフィール
・名前 ：山岸奈津美
・生年月日 ：1994.9.16
・出身 ：大阪府
・職業 ：モデル
・Twitter ：@0916_natsumi
・Instagram ：@0916_natsumi
※3月25（土）、27日（日）に山岸奈津美さんと肥川彩愛さんによる初イベント『ぶりっこ辞めました。byぶりっこ姉妹』が開催されます。詳細はこちらをご確認ください。
ご協力いただいたお店
・店名 ：Osteria Due （オステリア ドゥエ）
・住所 ：東京都世田谷区上馬2-22-2 セントヒルズ三軒茶屋 1F
・TEL ：03-6450-7002
・営業時間：【ランチ】11:30～15:00
【ディナー】18:00～23:30
・定休日 ：月曜日(祝日の場合は翌火曜日が休み)
おまけ
大谷翔平・野球ニュース