働き方改革の推進によって、自宅やサテライトオフィスから自由に業務を遂行できるテレワークの導入が多くの企業で行われています。しかしながら、テレワークは従来の働き方と比べてギャップも大きく、多くの課題に悩まされているケースも少なくありません。
今回は、テレワークの導入に当たって多くの企業で発生しているさまざまな課題について、企業の視点と従業員の視点から、有効な解決策とともにご紹介していきます。
テレワークとは
そもそもテレワークとは、インターネット環境やPCなどのオンラインツールを活用して、場所にとらわれることのない働き方を目指したものです。
近年はさまざまなツールやサービスが充実したことで、ほとんどの業務をオンライン環境でも遂行することができるようになりました。今までオフィスに通わなければ実施できなかった業務も、自宅から通勤することなく実施が可能です。
テレワークは社員がオフィスの場所にとらわれることなく、好きな場所で生活しながら働ける機会を提供するきっかけとなるため、日本全国から優秀な人材を確保できます。また、オフィス街の近辺に家を構える必要もないので、ワークライフバランスの向上にもつながります。
2020年以降は新型コロナウイルスの影響もあり、感染症対策の一環としてテレワークの普及が一層進みました。上記のような利点も踏まえ、今後はテレワーク主体の働き方が標準化する可能性が高いと考えられます。
テレワークの導入状況
総務省の発表によると、2020年の時点で国内のテレワーカーの割合は全就業者の22.5%に達しており、前年よりも7%の増加が見られます(※1)。
この数字は過去5年間を見ても最高の数値であり、新型コロナウイルスの感染状況を踏まえると、2021年以降もこの数字は増加すると予想できます。
企業のテレワーク導入状況に至っては、2020年5月には56.4%を達成しており、半数以上の企業がテレワークを実施していたことがわかります。
ただ、制度としてテレワークが定着している企業は、大企業が53.8%であるのに対し中小企業は23.7%と、規模の大きさによってギャップがあることもわかっています(※2)。
2019年以前と比べて飛躍的にテレワークが進んだ今日ですが、まだまだテレワークは十分に浸透しているとは言えないのが現状です。
※1：総務省「「ポストコロナ」時代におけるテレワークの在り方 検討タスクフォース（第1回）」p.6
※2：上に同じp.7
テレワークの課題｜企業側
テレワークの導入状況を踏まえると、多くの企業にはまだまだ導入の余地が残されていると言えます。それでもテレワークの普及が進んでいないのには、どのような理由があるのでしょうか。
ここではまず、テレワーク導入にあたっての企業側の課題をご紹介します。
課題1. 業務がテレワークに適していない
1つ目の課題は、業務がテレワークに最適化されていないというケースです。ICTを活用した業務は広く普及している一方で、規模の小さい会社ではまだまだ一昔前のシステムを利用しているケースも散見されます。
例えば、オンラインに接続されていないタイムカードで勤怠管理を行っていたり、紙の帳票管理を実施していたりと、企業によってテレワークを阻害する業務はさまざまです。
一方でテレワークの推進が行われている企業では、こういったテレワーク化を阻害する業務をうまく解消して、テレワークの実現につなげています。
建設業界や銀行など、テレワークが難しいとされる業界においても実現に成功していることを踏まえると、テレワークが不可能な業務は限られるとも言えるでしょう。
一見するとテレワークが難しいと思われるような業務も、さまざまなツールを駆使したり、仕組みを思い切って刷新することで、移行することは十分に可能です。テレワークを実現するためにはどうすれば良いのか、一度検討してみることをおすすめします。
課題2. 適切な人事評価が難しい
2つ目の課題は、適切な人事評価が難しくなるという点です。
従来のようにオフィスへ出社して、上司の管理の下で業務に携わる場合、目視で社員の働きぶりを確認できるだけでなく、彼らの成果も感覚的に把握できるため、頑張っている人に対して正当な評価を与えることはそこまで難しいものではありませんでした。
しかしテレワーク環境となると、社員一人ひとりがどれだけ業務にコミットしているか、ということが見通せなくなるため、従来のような評価基準では人事評価が困難になってしまいます。
テレワークの推進にあたっては、人事評価のプロセスについても見直しが必要になります。
勤怠管理をオンラインで実施するのはもちろんのこと、進捗状況を可視化できるツールを導入したり、担当者ごとの成約率や対応数を可視化できる仕組みを導入したりと、客観的かつ具体的に評価ができるシステムの実装が求められます。
逆に言えば、このような客観的な評価基準の導入は、今まで以上に社員を公平に、能力に応じて評価するための機会を得られるということでもあります。成果を挙げている社員をいち早く発見し、より高度な業務で貢献してもらえる環境作りにも役立つ変革となるでしょう。
課題3. セキュリティリスクへの対応
3つ目の課題は、セキュリティリスクへの対応です。テレワーク環境を整備しようとすると、必然的にオンラインでの業務遂行が当たり前となっていくため、これまでのコミュニケーションの多くもインターネット経由で実施されます。
これらは便利な反面、サイバーセキュリティの強化という新しい課題に対処しなければならないことも忘れてはいけません。サイバー犯罪は近年世界中の企業で懸念されている大きなリスクで、毎年途方もない額の被害が発生しています。
特に日本の企業はサイバー犯罪に対するリスク管理の意識が押しならべて低く、重大なリスクを抱えながら業務にあたっている組織も少なくありません。テレワーク環境ではオンライン環境が標準化されるため、今まで以上にサイバー犯罪対策を進める必要があるでしょう。
堅牢なシステムの構築はもちろん、社員に向けての研修やマニュアルの作成など、ヒューマンエラーで会社が危機にさらされることのないよう対策が必要です。
課題4. 設備投資などのコスト問題
テレワーク実施の大きな課題となっているのが、設備投資などのコスト問題です。最新のツールは非常に便利である反面、初期費用が予算を大いに圧迫するだけでなく、維持管理コストも継続的に発生するため、事前に十分な予算を確保しておく必要があります。
ツール導入の費用はもちろん、ネットワーク環境を維持するための通信費など、間接的に社員が負担することになる費用をどうするかといった問題も出てきます。
テレワークを完璧に実施する上では、表面的なシステム導入に留まらない、制度面からの改革が必要になる場合もあるでしょう。
課題5. 労務管理が困難
テレワークは自宅で働いてもらうことになるケースが多い分、労務管理が難しくなるという問題もあります。
社員にいつ休憩をとってもらうのか、残業はどれくらい発生しているのかなど、これまでは感覚的に把握ができていたことも見えなくなってしまうので、テレワーク環境でも可視化できる仕組みが必要です。
また、退職届の受理や休職、異動の手続きなど、人事に関する業務も担当者はリモートで実施しなければなりません。これらの業務を全てオンラインで実施できるよう、専用のシステムを構築する必要が出てきます。
テレワークの課題｜従業員側
続いて、従業員側で抱えることの多いテレワークの課題について見ていきましょう。主な課題としては、以下のような5つの点が挙げられます。
課題1. コミュニケーションの不足
1つ目の課題は、コミュニケーションの不足です。これまでは何気なく対面で質疑応答をできていたことも、リモートとなると電話やメールを使ってわざわざ尋ねることになるため、少し手間がかかります。
特にメールなどはすぐに返信をもらえるとは限らず、電話も相手が応答可能な状況かどうかを把握しづらいため、ついつい億劫になって後回しにしてしまいがちです。
こういったコミュニケーションハードルの高まりにより、情報共有が遅れてしまったり、確認を取らずに業務を進めてしまい、大きなミスに繋がってしまったりというリスクも出てきます。
リモート環境でもコミュニケーションを気軽に取れるよう、仕組みを整備する必要があるでしょう。
課題2. 機密情報を取り扱うハードルが高くなる
2つ目の課題は、機密情報の取り扱いが難しくなる点です。社内での業務であれば、社外秘の情報も比較的取り扱いやすいものでしたが、テレワーク下となると外部のネットワークに接続する必要があるため、情報漏えいのリスクが高まります。
また、テレワーク環境が必ずしも適切なセキュリティが整備されているとは限らず、公共のWi-Fiなどを使ってやりとりをしていると、第三者にその情報が見られてしまう可能性もあります。
機密情報を扱う際にはVPNを通して運用するなど、情報セキュリティに関する見直しを徹底することが大切です。
課題3. 執務環境を整えるのが難しい
3つ目の課題は、業務に取り組む際の環境整備が必要になるという点です。これまでプライベート空間であった自宅で仕事をすることになるので、テレワークを実施する側としては大きな環境の変化を強いられます。
新たにワークスペースを用意する余裕のない従業員だと、リビングに仕事場を持ち込むこととなるため、大きなストレスを抱える要因にもなりかねません。
仕事用のデスクを購入したり、通信環境の改善にかかったりする費用を補填するなどの対応を会社には求めたいところです。
課題4. 自己管理が難しい
4つ目の課題は、自己管理が難しくなるという問題です。リモートワークはオフィスに出社する必要がなくなるため、通勤の負担を軽減できるのは嬉しい一方で、自分を律してくれる要素が失われるのも問題です。
自宅での業務遂行はオンとオフの切り替えが曖昧になりやすく、人によっては業務効率が低下してしまうこともあります。気持ちの問題ではありますが、これまでオフィスでの業務に慣れ親しんできた人ほど、こういった環境の変化には大きく左右されるものです。
自宅でもオフィスと同じパフォーマンスを発揮できるような仕組みを整備することも、テレワークを成功させるためには必要です。
課題5. 運動不足に陥る恐れがある
上記の自己管理の問題と重複する部分もありますが、運動不足による健康リスクの懸念が増大するのも、リモートワークの課題と言えます。通勤や外回り営業というのは体を使う必要があったため、デスクワーク主体の現代では貴重な運動不足を解消する手段でもありました。
しかし完全な在宅ワーク体制が整備されたことで、体を動かす機会が失われることで、長期的な健康リスクが大きくなりつつあります。免疫力の低下や基礎体力の低下に始まり、腰痛などの関節痛が起こりやすくなってしまうなどの懸念が挙げられます。
従業員の健康を守ることは、労務管理の一環であるとも言えます。定期的なヘルスチェックの奨励や、福利厚生の一環としてジムの利用を促すなど、余裕があればこういった取り組みも推進できると効果的です。
テレワークの課題に対する解決策
上記のようなテレワークの課題を解消する上では、さまざまなソリューションが各社で採用されています。ここでは課題解決に高い効果を発揮する、4つの解決策をご紹介します。
クラウドサービスの活用
1つ目の解決策は、クラウドサービスの活用です。クラウドサービスは特定のハードに依存することなく、オンライン上でさまざまなツールを利用できるというもので、多くの企業が積極的に導入しています。
クラウドサービスの利点は、インターネット環境さえあればどこからでも利用できるという点にあります。会社に縛られることなく、自宅からでも会社と同様の業務遂行が可能なので、テレワークの実践に役立ちます。
また、クラウドサービスはライセンス費用を月額あるいは年額で支払うタイプの製品が多く、初期費用を安く抑えられるのも強みです。利用ユーザー数に応じて料金が変動するサービスも豊富で、必要な分だけ契約し、最低限の出費で豊富な機能を利用できます。
コミュニケーションツールの導入
コミュニケーションツールの導入は、非対面でも円滑なコミュニケーションを促す上で必須の存在と言えます。社内SNSやチャットツール、あるいはビデオ会議ツールなど、さまざまなサービスが近年は登場しています。
コミュニケーションツールには従業員のステータスを表示できるものも多く、これらの製品はその人が今返信可能かどうかを瞬時に判断できます。クラウド形式で導入ができるサービスがほとんどなので、導入ハードルが低いのも強みです。
・【比較表】社内コミュニケーションツール10選！組織活性化の事例も紹介
人事評価制度の見直し
人事評価の仕組みについても、テレワークの導入と同時に見直しを図るのがおすすめです。主に見直すべきなのは、担当者の主観的な評価よりも、具体的な数値で客観的に評価できる軸を十分に確保できているかどうかという点です。
客観的な評価軸を豊富に設けることで、テレワーク環境でも正当性を持って従業員の働きぶりを評価できます。具体的に彼らのどんなところが評価されているのか、ということを従業員にもわかりやすく共有できるため、不満を生みづらい環境構築にも役立ちます。
テレワーク助成金などの活用
予算面での不安については、テレワーク助成金などの補助金制度を利用するのがおすすめです。
例えば厚生労働省では、人材確保等支援助成金と呼ばれる補助金制度を2021年の4月より開始しています。
これは良質なテレワークを新規導入、あるいは実施した中小企業に向けて提供されている補助金で、1社あたり100万円、あるいはテレワーク実施対象労働者1人あたり20万円の手当を受け取ることができる制度です(※1)。
こういった国や自治体からの補助金は定期的に実施されており、今後も使いやすい制度が複数登場していくと予想されます。最新の情報を確認しながら、自社の環境に最適なものを選びましょう。
※1：厚生労働省「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」
テレワークの課題にお悩みの際には最適な解決策を
今回は、テレワークを実施する上での課題となっている主な懸念点と、具体的な解決方法についてご紹介しました。
テレワークの導入は大幅な業務効率化やコストの削減につながる可能性を秘めている一方で、初期費用が高額であったり、制度改革が困難であったりなどの問題も抱えています。
ただ、大手企業を中心にテレワークは確実に進められており、できることから始めていけば、確かな実施効果を得られることも事実です。
まずは自社が抱えている課題の見直しを行い、改善が可能な点はないかを検証するところから進めていきましょう。
