昨今、新型コロナウイルスの対応や働き方改革の推進によって、テレワークを導入する企業が増えてきました。社内でのコミュニケーションを円滑に行うために社内SNSを導入している企業も多いのではないでしょうか？
社内SNSを利用するにあたってひそかに重要なのが「プロフィールアイコン」を設定することです。その中でもおすすめしているのが「顔写真」をプロフィールアイコンに設定することです。
- 「ビジネスで用いるものにどのようなアイコンを設定すれば良いのか？」
- 「アイコンを設定することはメリットがあるのか」
- 「アイコンの設定率を向上させたい」
このようにお考えの社内SNSの一般ユーザーや導入担当者の方に向けて、「アイコンを設定することのメリット」や「アイコンの設定率を上げる方法」などをご紹介していきます。
社内SNSのアイコンに顔写真を設定することによって得られる3つのメリット
社内SNSは一般的なSNSと同様に、利用者が自由に設定できるプロフィールアイコンが用意されています。
しかし、社内SNSは基本的にお互い顔見知りの状態でコミュニケーションをするツールであり、「社内SNSにアイコン設定するメリット」が思い浮かばないという方もいます。
そのような方のために社内SNSにアイコンを設定することによって得られるメリットを3点ご紹介します。
テレワーク化の中で社員の顔と名前を一致させることができるから
昨今、テレワークを導入する企業が増えてきました。そのため、以前より社員同士での対面コミュニケーションが少なくなってきたと思われます。このようなタイミングで新入社員として入社した社員は、顔と名前を一致させることが以前より困難になっています。
社内SNSのアイコンに顔写真を設定することで、名前と顔を一致させることができ、初めての対面でのコミュニケーションを取る際にも抵抗感がなくなり、ビジネスを進めやすくなります。
このようにアイコンに顔写真を設定することで顔と名前が一致し、「組織として一体感」や「会社への帰属意識」を醸成することにつながり、情報共有がスムーズになり生産性もアップします。
筆者もテレワークが当たり前になった頃に入社した者ですが、すでに「名前」はわかっていたのですが「顔」がわからないという状況で、入社1,2か月を経過してようやく対面で会うことによって一致させることができたという状況がありました。
チャット上の会話で誰が話しているのかが視覚的にわかりやすいから
チャットでやり取りを行う際、アイコンに写真を設定していれば、チャットの投稿者や発言者が視覚的にわかります。
社内SNSでは、通常チャットを使ってやり取りすることが主になります。
チャットでは、文字が会話のように流れていくので、毎度発言者の名前を確認するよりアイコンで誰の発言であるかを認識できているほうが、スピード感のあるコミュニケーションができるようになります。
顔写真があることで良い印象を持たせられるから
やり取りする相手がアイコンに顔写真を設定していないとき、「どんな人とやり取りしているのかわからなくて不安」という感情を持つ人もいるでしょう。
一方でアイコンに顔写真を設定している人とやり取りをする際は、やり取りをするたびに顔写真と「対面」することになります。毎度顔写真を見ることで上記のような感情を持つ人は少なくなるでしょう。
アイコンに顔写真を設定することで親近感を与えたり、「未知の人」から「既知の人」として認識されるため気軽な印象を与えることができます。以上のような効果があることによって社内SNS上で円滑なコミュニケーションを実現することができます。
社内SNSに適した顔写真のポイント
社内SNSを利用する場面はもちろん「ビジネス」の場面であるので、顔写真であればどのようなものを選んでも良いというわけではありません。やはり「ビジネス」に適した顔写真を設定することをおすすめします。
ここでは、どのような顔写真を社内SNSのアイコンに設定することが適しているのかについて、2つのポイントを絞ってご紹介します。
笑顔な写真
笑顔で楽しそうな写真を設定することが、社内SNSのアイコンとして適している顔写真のポイントの1つ目です。笑顔で楽しそうな写真を目にする人は、その人に対して好印象を与えることができます。
社内SNSは社員同士のコミュニケーションの活性化を目的の1つとしています。そのため、個人的な趣味を楽しんでいる様子の写真などをアイコンとして設定すると、雑談のきっかけにもなるのでおすすめです。
社員同士で打ち解けやすい環境を作り上げるために、社員証の写真のようなかしこまった写真よりも、親しみを持てるような笑顔で楽しそうな写真を設定しましょう。
顔を視認できるくらい距離感の写真
アイコンを見て顔がある程度認識できる距離感の写真を設定することが、適している顔写真のポイントの2つ目になります。
前章の「社内SNSのアイコンに顔写真を設定することによって得られる3つのメリット」で述べたメリットが得られなくなってしまい本末転倒な状態になってしまいます。
ただし、あまりにもアップすぎる写真ですと、圧迫感が強すぎてしまいます。したがって、被写体が一番目立ちつつアイコンに対して適当な割合で顔が表示されているような顔写真を選ぶことをおすすめします。あくまでバランスを重視しましょう。
顔写真のアイコンの設定率が上がる方法とは？
ここまで、プロフィールアイコンに顔写真を設定することのメリットや社内SNSに適している顔写真について説明してきました。プロフィールアイコンに顔写真を設定することの有用性や適する写真について、ご理解いただけたのではないでしょうか。
しかし、「顔写真を設定することに抵抗感や恥ずかしさを感じている」、「普段からあまり自分が写る写真を撮ってこなかった」などの理由から、なかなか顔写真の設定が浸透しないということも考えられます。
そこで、社内SNSを利用しているメンバーの方々が、自発的にアイコンとして顔写真を設定してくれるように促す方法をご紹介します。
プロフィール写真撮影会を行う
社内SNSのアイコンとしてふさわしくない顔写真しか持っていなかったり、積極的に写真を普段から撮らないためそもそも顔写真を所持していないという社員も多いでしょう。また、むやみにプライベートの情報を会社の人たちに見せたくないと思う方も少なくありません。
このような場合は、社内SNSのアイコン用の写真撮影会を実施することをおすすめします。
「ただ写真を撮る機会が今までなかっただけ」という方や、「皆が同時に撮影会をするのならやってもよい」という方には、写真撮影会という機会を設けることでメンバーが抵抗感なくアイコンを設定することができます。
また、「プロフィールアイコンの写真を撮る」ということを前提に説明して、会社主催で撮影会を行うことで、社員とのコミュニケーションを取りながらアイコンの素材を集めることができます。
役職が高い方が積極的に設定する
プロフィールアイコンに顔写真を設定することに抵抗を示している意見として「経営層・幹部層がアイコンを設定してないのに自分が設定することは失礼にあたるのではないか」と考える方もいるでしょう。
このような場合は、経営層・幹部層の方々が率先して顔写真をプロフィールアイコンに設定することをおすすめします。
上司にあたる方々が率先して「笑顔で親しみやすい顔写真」を設定することによって、その他メンバーが上司に倣う形で顔写真を設定するということが考えられます。
まずは、上層部が実践することで会社としての意向であるということを示すとともに、アイコンに設定することに許容する姿勢を示していくことが大切です。
画像設定の運用ルールを設ける
社内SNSに顔写真のアイコンを積極的に設定させていきたいと考えているのであれば、明確にルールとして運用していくことも有効です。
ルールとして設定されている状態であれば、「どのようなアイコンが良いのか」というアイコンを設定することに対して「迷う」ということがなくなり、各メンバーも設定しやすい環境を作り上げることが出来ます。
アイコンとして顔写真の設定を拒否されたら？
ここまで読んでいただいた社内SNSの導入担当者の中には、おそらく「早速、全社的に社内SNSにプロフィールアイコンを設定したい」と考えている方も多少いらっしゃるのではないかと思います。
しかし、「顔写真なんて載せたくない」という社員がいた場合はどのように対応すればよいでしょうか？ ここからは、社員からプロフィールアイコンに顔写真を設定することを拒否された場合の対応と対処法をお教えします。
社員の同意が必要
結論から言うと、プロフィールアイコンに顔写真を設定することは、会社の意向として強制できるものではありません。
そのため、社員からプロフィールアイコンに顔写真を設定することを拒否された場合、同意が得られないと設定させることはできないということになります。
もし同意なしで顔写真の設定を強制してしまうと、社内の不満が広がってしまい社内SNS導入の目的の一つである「社内エンゲージメントの向上」が損なわれてしまいます。
さらに、個人情報の保護という観点からも問題があるでしょう。
したがって、社内SNSで顔写真を設定させたいのであれば、使用目的と使用用途を明確にして、社員から承諾を得るようにしましょう。
似顔絵をアイコンに設定する
社員に「プロフィールアイコンに顔写真を設定したくない」という声があった際には、似顔絵をアイコンに設定してみると良いかもしれません。
似顔絵は、写真ほど正確に人物像を捉えることはできませんが、ある程度の特徴を表現できたり他人との判別をすることができるというメリットがあります。
自分で似顔絵を書くことが難しいという人でも、最近では写真をアップロードして似顔絵を自動生成してくれるアプリなどもあるので、そちらを活用してみると良いかもしれません。
社内SNSアイコンの事例
ここまでは、社内SNSのプロフィールアイコンに顔写真を設定することについて言及してきました。本章では、「社内SNSのアイコンの浸透事例」をご紹介します。
なかでも、当社が提供するビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」を導入し、顔写真アイコンの浸透に成功した事例をご紹介します。是非、自社の社内SNSの活用にも参考にしてください。
MXモバイリング株式会社
MXモバイリング株式会社は、携帯電話の販売代理店（ショップ運営）、法人向けのソリューション提供を主軸に、先進的なコミュニケーションスタイルの提案を行っています。
同社は、内定者とのコミュニケーションを取る際にWowTalkでコミュニケーションを図っておりました。
WowTalk以前のコミュニケーションの手段は、メールやフリーのチャットツールを利用していましたが、「返信が来るまで読まれたかどうか分からない」、「プライベートとの切り分けが難しい」といった問題点がありました。
プロフィールアイコン設定の運用としては、内定式でWowTalkのIDを配布する際に、席の隣同士で写真を撮り合い、その画像をプロフィールアイコンに登録していました。
このようにすることで、顔写真の設定率が向上し、なおかつ「顔の見えるコミュニケーション」が可能となりました。
まとめ
本記事では、社内SNSに顔写真のプロフィールアイコンを設定することのメリットや、顔写真のアイコンの設定率が上がる方法、実際に設定率が上がった導入事例などをご紹介しました。
社内SNSは、社内のコミュニケーションの活性化やエンゲージメントの向上を目的として、多くの企業に導入されています。そして、プロフィールアイコンに顔写真を設定することはその目的を最大限達成するための手段の1つです。
テレワークを導入する企業が増えている現在、社内SNSのプロフィールアイコンに顔写真を設定することは、業務効率という面でも効果を発揮することが期待できるのでメリットが多く存在します。
しっかりと目的や意図を社内で発信して反発が起きないように顔写真を設定することをおすすめします。
