調査の結果、支援開始前と比べて「過去の提案書、報告書、議事録などを探す時間が減った」と回答した企業は20社中14社（70％）、「既存資料を活用することで、資料をゼロから作る機会が減った」と回答した企業は13社（65％）となりました。
また、12社（60％）が「資料を作成した本人以外による再利用が増えた」、11社（55％）が「過去資料の検索と類似資料の再作成にかかる時間を、合計で月5時間以上削減した」と回答しました。
AI活用による効果は、新しい文章や資料を生成することだけではありません。社内に蓄積されている過去資料を探し、内容を整理し、現在の案件に合わせて再利用できる状態を整えることで、これまで担当者個人に依存していた知識や成果物を、組織の資産として活かしやすくなることが分かりました。
※本調査は、株式会社アスタによるAI活用支援の開始から3か月以上が経過したクライアント20社を対象とした小規模調査です。国内の中小企業全体の傾向を示すものではなく、参考値としてご覧ください。
【調査背景】
中小企業では、提案書、報告書、見積条件、議事録、業務マニュアルなど、日々の業務を通じて多くの資料が作成されています。
一方、資料が個人のフォルダ、メール、チャット、共有ドライブなどに分散していると、過去に同じような案件を経験していても、その資料を見つけられず、似た内容を再びゼロから作成することがあります。
また、資料が見つかっても、「どの部分を現在の案件に利用できるのか」「情報が古くないか」「機密情報を含んでいないか」が分からなければ、そのまま再利用することはできません。
株式会社アスタでは、AIツールを導入するだけではなく、再利用する資料の種類、保管場所、入力してよい情報、人が確認する箇所を整理したうえで、過去資料の要約、類似案件の比較、再利用できる文章や構成の抽出、現在の案件に合わせた下書き作成までを支援しています。
今回、こうした支援によって、過去資料の検索時間、資料の再作成、担当者以外による資料利用にどのような変化が生じたかを確認するため、クライアント企業20社に調査を実施しました。
【調査結果1】70％の企業で、過去資料を探す時間が減少
支援開始前と調査時点を比較し、過去の提案書、報告書、議事録などを探す時間が減ったかを尋ねたところ、20社中14社（70％）が「減った」と回答しました。
資料の保管場所やファイル名を統一し、AIで資料の要点や対象案件を整理することで、必要な資料を探す際の手掛かりが増えたと考えられます。
本調査における「過去資料」には、提案書、企画書、報告書、議事録、見積条件、業務マニュアル、顧客対応文案などが含まれます。
【調査結果2】65％の企業で、資料を「ゼロから作る」機会が減少
既存資料を活用することで、同種の資料をゼロから作る機会が減ったかを尋ねたところ、20社中13社（65％）が「減った」と回答しました。
過去資料をそのまま流用するのではなく、過去案件で使用した構成、説明文、比較項目、確認事項などを抽出し、現在の顧客や目的に合わせて修正する使い方が中心となっています。
これにより、担当者は白紙の状態から文章や構成を考えるのではなく、社内に蓄積された実績を起点に資料作成を進めやすくなります。
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【調査結果3】60％の企業で、資料を作成した本人以外による再利用が増加
20社中12社（60％）が、支援開始前と比べて「資料を作成した本人以外による再利用が増えた」と回答しました。
作成者しか資料の背景や使い方を理解していない状態では、担当者が異動・退職した場合や、他部署で同様の業務が発生した場合に、過去の知識を活かしにくくなります。
資料の目的、対象者、使用場面、注意点を整理し、AIで内容を要約することで、作成者以外でも資料の概要を把握し、再利用の可否を判断しやすくなったと考えられます。
【調査結果4】55％の企業が、検索・再作成時間を月5時間以上削減
過去資料を探す時間と、類似資料をゼロから再作成する時間の合計が、支援開始前と比べてどの程度減ったかを尋ねたところ、以下の結果となりました。
・月10時間以上削減した：4社（20％）
・月5時間以上10時間未満削減した：7社（35％）
・月5時間未満削減した：6社（30％）
・明確な変化は確認できていない：3社（15％）
11社（55％）が月5時間以上、17社（85％）が何らかの時間削減を回答しました。
※削減時間は各社による自己申告であり、資料数、利用人数、保管状況、使用ツール、支援内容は企業ごとに異なります。
【調査結果5】資料再活用に役立った取り組み、最多は「再利用する資料の種類を絞り込む」75％
社内資料の再活用を進めるうえで役立った取り組みを複数回答で尋ねたところ、以下の結果となりました。
・再利用する資料の種類を絞り込んだ：15社（75％）
・保管場所、ファイル名のルールを統一した：14社（70％）
・AIへ入力できる情報の範囲を決めた：13社（65％）
・人が確認する箇所、確認責任者を明確にした：12社（60％）
・具体的な再利用例、AIへの指示方法を共有した：11社（55％）
既存資料をすべてAIへ取り込むのではなく、再利用価値の高い資料を選び、保管方法と利用ルールを整えることが、実務での定着につながっていると考えられます。
【株式会社アスタの見解】
中小企業のAI活用では、新しい成果物を短時間で作ることに注目が集まりやすい一方、すでに社内に存在する資料や知識を活かす視点も重要です。
過去に作成した資料が見つからない、作成者以外が使えない、内容を確認するために本人へ聞かなければならない状態では、組織に知識が蓄積されていても、実務上は十分に活用できません。
AIには、資料の要約、類似案件の比較、再利用できる構成や文章の抽出を補助させ、人は、情報の正確性、現在の案件との適合性、機密情報の有無を確認する必要があります。
また、個人情報や顧客の機密情報を含む資料については、各社のルールに基づき、利用対象から除外する、匿名化する、利用できる環境を限定するなどの対応が必要です。
株式会社アスタでは、企業ごとの資料の保管状況と業務の流れを確認し、再利用する資料の選定、情報管理ルールの整備、AIを活用する工程と人が確認する工程の整理、実務への定着までを支援しています。
【調査概要】
調査名称：AI活用支援後の社内資料再活用に関する調査
調査対象：株式会社アスタによるAI活用支援の開始から3か月以上が経過したクライアント企業
有効回答数：20社
調査期間：2026年9月18日～2026年9月29日
調査方法：オンラインアンケート
調査主体：株式会社アスタ
比較方法：支援開始前の状況と調査時点の状況を回答者が比較
※複数回答の設問を含みます。
※回答内容および削減時間は各社による自己申告です。
※支援内容、支援期間、資料数、利用人数、保管状況、使用ツールは企業ごとに異なります。
※本調査は株式会社アスタのクライアント20社を対象とした小規模調査です。国内の中小企業全体の傾向を示すものではなく、参考値としてご覧ください。
※本調査結果は、株式会社アスタの支援による同様の効果を保証するものではありません。
【株式会社アスタについて】
株式会社アスタは、中小企業に特化したAI導入・活用支援を行うコンサルティング会社です。企業ごとの業務や組織の状況を確認し、AI活用テーマの整理、業務改善、営業活動への活用、運用ルールの整備、社内推進体制の構築などを支援しています。
会社名：株式会社アスタ
代表者：代表取締役 小路 雅也
支店所在地：東京都港区北青山一丁目3番1号
事業内容：
・中小企業向けAI導入・活用支援
・中小企業向けAI業務改善
・製造業AI活用
・AI推進部代行
コーポレートサイト：https://asta-inc.info/
配信元企業：株式会社アスタ
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