契約フローの変化
新しい働き方・働く場所を提案する企業として、テレワーク時代の働き方・オフィスのあり方に対応した契約フローを推進いたします。
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契約フローの変化
■導入の主な目的
・社内外の契約手続きの円滑化、業務効率向上 → テレワーク導入への対応・推進
・書類保管スペース削減 → オフィス空間の最適化
・紙資源の使用削減(環境配慮)
・印刷代、印紙税、郵送料、移動費等のコスト削減
・製本、郵送、移動等の工数削減
■電子契約サービス導入の背景
不動産取引において、従来は宅地建物取引業法により重要事項説明書や賃貸借契約書の「書面交付」が必要とされていたため、締結までには対面あるいは郵送での手続きが必須でした。
2022年5月18日の改正宅地建物取引業法施行により、賃貸借契約における重要事項説明の非対面化および、契約書類の電子交付が可能となったため、賃貸借契約の電子化が可能となりました。しかしながら現状は紙文化が根強く、特に事業用不動産においては未だに書面でのやりとりが続いています。
アットオフィスでも、非対面で重要事項説明を行う「IT重説」の活用をしていましたが、契約書に関しては書面でのやりとりを継続しておりました。しかし地方に本社のある取引先からの要望をきっかけに電子署名についてもテスト導入に踏み切り、この度本格導入を決定しました。
これにより、重要事項説明から契約締結まで、オンラインでの手続きが可能となりました。
■電子契約とは
従来、紙に署名・捺印して行っていた契約を、電子文書に置き換え契約の締結を可能にするサービスです。電子文書の確定時刻を証明するタイムスタンプにより、法的効力を持つ文書とみなされます。
■解決するオフィス課題
昨今、多くの企業でテレワークが導入されていますが、賃貸借契約においては貸主・借主とも「上司に対面で承認を取るのに時間がかかる」「紙の契約書に捺印をするためだけに出社する」というやりとりが当たり前のように行われています。また、移転にあたって書類の保管に多くのキャビネットを用意しなければいけないという話も珍しくありません。
電子契約では、いつでもどこでも確認・署名が可能なことから、テレワーク中でも社内承認を得たり、出社せずに署名を済ませることが可能です。また、保管もPDFになることから、書類保管スペースの削減にも繋がります。
アットオフィスは、働き方・働く場所を提案するオフィス移転のコンサルティング企業として、時代に合った契約フローを積極的に導入し、業務最適化を実践してまいります。
■紙資源の使用削減について
従来の賃貸借契約の場合、契約書のみでA4サイズのコピー用紙を約10枚使用します。その他、賃貸借契約に付随した文書・添付書類を含めると、契約1件あたりの紙の使用量はおよそA4サイズコピー用紙20枚。従来の契約方法から電子契約に置き換えることで、契約1件あたり約118gのCO2削減になります。
(『紙・板紙のライフサイクルにおけるCO2排出量』(平成23年3月18日 日本製紙連合会・LCA 小委員会)をもとに、用紙の種類を「上級印刷紙」・1枚あたりの重量を4gとして算出。)
電子契約へ置き換える件数を増やしていき、できるところからの環境配慮を実現してまいります。
■今後の電子契約サービス利用について
オーナー様、テナント様、および共同仲介業者様へは電子契約での締結を打診させていただく場合がございますが、従来どおり書面での締結のご希望があれば書面での対応も引き続き可能です。また、どちらか一方から電子契約を承諾・希望いただいた場合でも、契約者双方からのご了承がいただけない場合は書面での締結をご案内する可能性もございます。
■アットオフィスについて
オフィス移転に関するサービスをワンストップで提供。中小ベンチャー・スタートアップ企業、新規開業の医師の方などの「新しいチャレンジ」を、オフィス仲介を通じて応援しています。また、中小ビルオーナーのリーシング協力も行っています。
会社名： 株式会社アットオフィス
代表者： 代表取締役会長 谷 正男
所在地： 東京都港区赤坂8-10-22 ニュー新坂ビル6階
URL ： https://www.at-office.co.jp/
＜運営サイト＞
・事業用賃貸オフィス仲介『アットオフィス』： https://www.at-office.jp/
・クリニック仲介『アットクリニック』 ： https://www.at-clinic.jp/
・事業用物件検索サイト『ビルアド』 ： https://bldg-ad.jp/
