シフト希望入力画面(サンプル画像)
月次シフト画面(サンプル画像)
日次シフト画面(サンプル画像)
PMOは2016年1月より、関東の2施設を対象にSHIFTEEの利用を開始し、それまでのExcelの利用に比べ、シフト作成の必要時間が半分以下に減りました。2016年7月には対象を他の施設にも拡大し、今後は全社展開も視野に入れています。
SHIFTEE： http://www.shifteeapp.jp
■導入の背景
PMOは、主に大都市圏の大型施設の駐車場の有人管理サービスを提供しています。このサービスは、PMOの駐車場管理スタッフが駐車場にて入出庫時の誘導や車両移動の代行などを行い、施設駐車場の運営管理を行うものです。
駐車場の開場時間は24時間または早朝から深夜に及ぶ場合が多く、1施設あたり10～50名程度のスタッフが在籍し、シフト制で勤務しています。固定シフトのスタッフと流動的なシフトのスタッフがおり、これまでは現場管理者がスタッフからの要望に基づきExcelでシフトを作成していました。
しかしスタッフからのシフト希望をExcelへ入力する作業や、その希望に基づくシフト作成、勤怠システム連携用のデータ作成が現場管理者の負担になっており、その軽減が課題となっていました。
■SHIFTEEを選んだ理由
さまざまなシフト管理システムがあるなかでPMOがSHIFTEEを選んだのは、シフト作成業務の負荷軽減が見込める豊富な機能があることに加え、既存の勤怠システムと連携するためのデータ作成が容易である点が決め手となりました。
■導入による効果
SHIFTEEを導入したことで、月間3日程度要していたシフト作成関連の業務時間が、施設によって30～50％に減少しました。
(1) シフト提出のやり取りが簡単
SHIFTEEでは、スタッフのメールアドレスを登録することで、スタッフに対するシフト希望提出依頼などの連絡事項を一斉送信でき、スタッフはそれに対してスマートフォンなどでシフト希望を出すことができます。これにより、スタッフがわざわざ施設まで来てシフト希望を提出する必要がなくなりました。
サンプル画像(1) シフト希望入力画面(スタッフ用画面)
http://www.sts-inc.co.jp/files/20160905_shiftee01.png
(2) シフト希望を自動で集約
SHIFTEEでは、スタッフから出された希望が、自動で月次シフト画面に集約されます。管理者はシフト希望入力の手間がなくなり、また転記ミスも防げるようになりました。
(3) 月次シフト・日次シフト作成
Excelでシフトを作成する場合、まず日次シフトの表を完成させ、別の表で月次シフトを作るなど煩雑な作業となっていました。SHIFTEEでは、スタッフの希望シフトが集約された月次シフト画面をもとにして、日々の細かいシフトの調整は日次シフト画面で行うことができるため、スムーズなシフト作成が可能になりました。
サンプル画像(2) 月次シフト画面(管理者用の画面)
スタッフのシフト希望はこの画面に集約される
http://www.sts-inc.co.jp/files/20160905_shiftee02.png
(4) 何十種類もの勤務パターン登録が可能
スタッフのシフト希望は非常に多様ですが、SHIFTEEであればそれらを何十種類もの勤務パターンとして登録することが可能です。勤務パターンとして登録しておくと、菅理者がシフト作成時に勤務時間を手入力する必要がなく、勤務パターンを選び1クリックでシフトに反映できます。
(5) クラウドサービスなのでどこでも利用
Excelだと利用できる環境が限られていましたが、SHIFTEEはクラウドサービスなので、管理者はWebブラウザを介してどこでもシフト作成ができるようになりました。
(6) スタッフの仕事内容の見える化
スタッフの仕事内容はそれまでは口頭で指示していましたが、日次シフト画面でスタッフの役割が明確になり、仕事の見える化につながっています。
サンプル画像(3) 日次シフト画面
スタッフの役割が一目で分かる
http://www.sts-inc.co.jp/files/20160905_shiftee03.png
(7) 勤怠システムとの連携用データの作成
勤怠システムとシフトを連携させるためのCSVデータを、これまでは完成したシフトからわざわざ別に作成する必要がありました。SHIFTEEではこのデータを容易に出力することができるため、作業の負荷が軽減されるとともに転記ミスも防げるようになりました。
■今後の展開
PMOでは一部の施設から導入を開始し、現在は、導入する施設を拡大している最中です。多くの施設に導入することができれば、これまでの機能に加えて、施設をまたぐ応援勤務の要請機能や、管理者がシフト繰りに困った際にスタッフにヘルプ要請を出す機能も活用できるようになる見込みです。また、シフト作成作業の社内標準化が進むため、管理者の異動や交代にもスムーズに対応できると期待しています。
■シフト管理システム「SHIFTEE」とは
SHIFTEEは、働く姿がイメージできる、クラウド型のシフト管理システムです。多数のスタッフの条件を組み合わせた勤務シフトを簡単、効率的に作成し、また導入企業の条件に応じて設定を柔軟に変更できます。
「シフトを組む条件が多い」、「スタッフから急な変更や休みの要望がある」、「店舗・グループ間で応援要請がある」といった管理者の悩みを解決し、シフトの作成に必要な時間の大幅な削減が期待できます。
■SHIFTEEの価格(いずれも税別)
○初期費用
無料(設定代行オプションあり(50,000円～))
○月額費用(1ユーザーあたり)
次の2バージョンをご用意しています。
・価格重視のLight版
・作業効率化や人件費管理に必要な機能があるFull版
ユーザー数：1～499
Light版 ：200円
Full版 ：400円
ユーザー数：500～(1,000ユーザー以上は要問い合わせ)
Light版 ：150円
Full版 ：300円
※無償のトライアル版のお申し込みがホームページより可能です。
http://www.shifteeapp.jp
■株式会社駐車場綜合研究所について
主に大都市圏の大型施設に設置される駐車場の運営サービスを提供する駐車場管理運営事業と、民間駐車場や市街地再開発駐車場の運営に関する総合提案を実施するコンサルティング事業を実施しています。
所在地 ： 〒150-0002 東京都渋谷区渋谷3丁目6番地6号 渋谷パークビル2F
代表 ： 代表取締役 大嶋 翼
URL ： http://www.pmo.co.jp/
■株式会社システムサポートについて
1980年の会社設立以来、ITを活用したシステムの企画から開発、運用・保守までのサービスをワンストップで提供するだけでなく、オリジナル製品である建て役者(工事管理ソリューション)や、クラウド工房 Powered by AWS(クラウドソリューション)の提供、さらにはIT技術者の教育まで、お客様のICT環境を支援するサービスを幅広い業界で提供しています。
所在地 ： 〒920-0853 石川県金沢市本町1-5-2 リファーレ9F
代表 ： 代表取締役社長 小清水 良次
URL ： https://www.sts-inc.co.jp
