2019年4月より、関連法案の施行が順次進められている「働き方改革」。その働き方改革を進めるための手段として、「ICTツール」の活用が注目を集めています。今回の記事では、働き方改革において、ICTツールの活用が重要とされる理由について解説します。合わせて、働き方改革の推進に役立つICTツールも紹介します。ICTツールを活用した働き方改革推進について、「必要な理由を知りたい」「具体的なツールを探している」という方は、ぜひご参考ください。
働き方改革とは何か
働き方改革とは、厚生労働省の定義によると「『働き方改革』は、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で『選択』できるようにするための改革。」とされています。
日本では、かねてより「少子高齢化による労働力人口の低下」や「長時間労働による過労死」が問題視されていました。「働き方改革」は、これらの課題に対する対策として打ち出されたものです。個々の事情に応じて働き方を選べるようにすることで、誰もが働きやすい社会構造を作り、働き手の数を増やそうという試みです。2019年4月より、関連法案の施行が順次進められています。
働き方改革にICTツールが必要な4つの理由
なぜ働き方改革の推進にICTツールが注目されているのでしょうか。必要とされる理由について、4つのポイントから解説します。
①生産性の向上
まず1つ目は、生産性の向上が見込まれるからです。ICTツールを活用することで、業務効率が向上し、従来よりも短い時間で同等の成果があげられるようになります。
例えば、勤怠管理の方法を、紙のタイムカードから専用アプリに変更するとします。紙のタイムカードの場合、月末に紙を回収し、それらをエクセルやワードなどのドキュメントファイルに転記して保存するという作業が発生しますが、専用アプリであれば、それらはシステム内に自動で保存されるので、紙のタイムカードに比べて月末の業務工数が大きく削減されます。
働き方改革では、長時間労働の是正対策が必須です。そのためには、短い時間で高い成果をあげられる「生産性の向上」が重要となります。勤怠管理の例のように、ICTツールを活用し業務の一部をシステムによって自動化することで、生産性の向上を実現できます。
②ワークライフバランスの実現
2つ目は、ワークライフバランスの実現です。ワークライフバランスとは、「働くすべての人々が、仕事と生活の両方を充実させられる働き方や生き方」を意味します。働き方改革の推進において、ワークライフバランスの実現は重要です。働き方改革は「個々の事情に応じて働き方を選択できるようにすること」を意味しているので、ワークライフバランスの定義と重なる部分も多く、ワークライフバランスの実現は、働き方改革推進の一環と捉えることもできます。
では、ICTツールの活用が、どのようにして「ワークライフバランスの実現」を叶えるのか。まず、先にも挙げた通り、生産性の向上によってプライベートの時間を確保できるようになります。業務が簡便になることで残業時間が減り、プライベートの時間が増えます。
また、時間や距離の問題を解決し、業務構造そのものを変えられることもポイントです。ある業務を遂行するのに、出張や遠征が必要とされていたとします。この業務をICTツールを使い遠隔で行えるようになれば、出張や遠征を行う必要はなくなります。その度に家を空けていて、家族との時間がなかなか持てなかったという人も、家族との大切な時間を過ごせるようになるでしょう。業務構造の改革によって、仕事と家庭といった両方の調和が取れるようになります。
このように、残業時間の削減や業務構造の改革を実施できることで、ICTツールはワークライフバランスの実現を叶えられます。
③テレワークの実現
3つ目は、テレワークの実現です。テレワークとは、会社以外の場所で業務を遂行することを意味します。自宅で仕事をする「在宅勤務」や、出先のカフェなどで作業を行う「モバイルワーク」が該当します。
働き方改革の推進において、テレワークの実現は非常に重要です。介護や育児などさまざまな要因によって、従来のオフィス勤務を前提とした働き方では、勤務の継続や就業が難しいとされていた人たちも、テレワークが実現されれば、働けるようになるからです。働き方改革の「個々の事情に応じて働き方を選べる社会の実現」に大きく貢献します。
そして、テレワークを実現するためには、ICTツールの活用が必須です。遠隔で会議が行える「Web会議ツール」や、チャットでコミュニケーションが取れる「ビジネスチャット」、自宅の環境から社内のサーバーにアクセスできる「リモートアクセスツール」など、テレワークで仕事を進めるためには、さまざまなICTツールが必要とされます。業務の特性や社内の状況に合わせて、これらのICTツールを活用することで、テレワークを実現することができ、働き方の選択肢を増やすことができます。
④BCP対策の強化
4つ目は、BCP対策の強化です。BCP対策とは、「事業継続計画」のことで、具体的には、「事件や事故、自然災害などの緊急事態発生時に、その被害を最小限に抑え、事業の継続や早期の復旧を図るために、手段や手法を定めておく計画」を意味します。
ICTツールを活用して働き方改革を推進することは、BCP対策の強化にも効果を発揮します。例えば、災害に見舞われ、従業員の出社が困難な事態に陥ったとしても、ICTツールの導入によって、遠隔で業務を遂行できる環境が整っていれば、従業員は自宅から仕事を行えるので、事業運営上の被害を最小限に抑えられます。また、ICTツールはインターネットを介して利用するものが多く、インターネットは災害に強いとされているので、従業員の安否確認も行いやすくなります。
働き方改革の役立つICTツール5選
ここからは、働き方改革の推進に役立つICTツールを、5つ紹介します。
①ビジネスチャット
ビジネスチャットは、企業利用向けにカスタマイズされたチャットツールです。具体的に下記の機能を搭載しています。
- 1対1でのトーク
- グループトーク
- 共有（掲示板）
- 画像やPDFなどのファイルアップロード
- 音声・ビデオ通話
- マルチデバイス対応
- 管理者によるアカウント設定
マルチデバイス対応で、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用できます。そのため、日常の業務でPCに触れる機会の少ない従業員も、業務上のコミュニケーションや、社内で共有された情報のキャッチアップを、スマートフォンから気軽に行えるようになります。
また、従来のコミュニケーションツールである「メール」と比較して、使用感が手軽なので、情報共有やコミュニケーションの速度向上が期待できます。従業員間の連携がスムーズになり業務効率が上がることで、生産性の向上に効果を発揮し、結果として残業時間の短縮が見込めます。
②Web会議ツール
Web会議ツールは、インターネットに接続したデジタルデバイス上で、音声と映像によるコミュニケーションが行えるICTツールです。1対1でのやり取りはもちろん、ツールによっては100名以上が同時に接続できるものもあります。
また、テキストでコミュニケーションが行える「チャット機能」や、自身のデバイスに表示している画面をその他に共有できる「画面共有」といった機能も有しており、オンラインを活用したコミュニケーションツールの中では、最も対面に近いクオリティでコミュニケーションができるツールです。テレワーク環境における社内会議や、離れた場所にいるクライアントとのWeb商談などに活用できます。
③勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の勤務状況をシステム上に記録・保存できるツールです。出退勤時刻や休憩時間、休日取得日を記録し、それらの記録内容をもとに勤怠管理に必要な情報（残業時間数や有給取得日数など）を自動で算出します。そして、それらを労働法に基づいた形式でシステム上に保存します。
紙のタイムカードやエクセルによる管理と比較して、記録や計算、保存といった作業をほぼ自動化できるので、勤怠管理の業務工数を大幅に削減することが可能です。また、従業員にとっても、スマートフォンから打刻が行えたり、ブラウザ上から各種申請ができたりするので、勤怠にまつわる諸業務が簡便化され、その他の業務に集中することができます。
勤怠管理は人事管理部だけでなく、働く全ての従業員に関与することなので、勤怠管理をシステム化することは、会社全体の業務効率改善にもよい影響をもたらします。
④タスク管理ツール
タスク管理ツールは、クラウド上でタスクの進捗状況を管理できるツールです。各タスクの担当者・期日・進行状況をシステム上で一元管理することができます。また、クラウドで利用するので、プロジェクトに参画しているメンバー全員が、各タスクの管理状況をリアルタイムに把握できます。
働き方改革では、各従業員が異なる場所で働く「テレワーク」や、勤務時間を選べる「フレックス勤務」といった制度が運用されます。これらの働き方においては、時間や距離の影響で従業員同士のコミュニケーションにギャップが生じやすいので、従来のプロジェクトマネジメント方法では、舵取りが困難になりがちです。タスク管理ツールを活用すれば、ツール上で必要なコミュニケーションを完結させられるので、時間や場所に囚われることなく、プロジェクトマネジメントが行えます。
⑤クラウド型オフィスソフト
クラウド型オフィスソフトは、ワードやエクセルに代表されるオフィス系ソフトのファイルをクラウドに保存できるツールです。
最大の特徴は、クラウドに保存されたファイルを、複数のメンバーが、クラウド上で共同編集できる点にあります。ひとつのファイルを共同編集できるので、ファイル更新のたびにメールで共有するといった作業が不要となります。また、ファイルはクラウド上に保存されているため、該当URLを送るだけで、最新のファイルを共有することが可能です。オフィス系ソフトのファイル管理が大幅に簡便化され、情報の共有速度も向上します。
▼Officeアプリ＆クラウドストレージ「WPS Cloud Pro」
https://biz.wpscloud.jp/
働き方改革の実現には「WowTalk」
働き方改革の推進・実現には、ビジネスチャット「WowTalk（ワウトーク）」の活用がおすすめです。
WowTalkは、筆者所属のワウテック株式会社が開発・提供する法人向けチャットツールです。「抜群の使いやすさ」と「充実した管理機能」が特徴的なビジネスチャットであり、累計導入企業数は2021年3月の時点で10,000社を突破しています。金融や建設、サービスや美容など、幅広い業界・業種でご利用いただいており、ID数が1,000を超えるような大規模導入にも対応が可能です。
テレワークやフレックス勤務など、新たな働き方を実践する上で課題となりやすい「社内コミュニケーションのギャップ」。WowTalkは、「コミュニケーションのインフラツール」として、この課題解決に寄与し、スムーズな働き方改革の実現を支援します。
WowTalkを活用した働き方改革の企業事例
WowTalkを活用した働き方改革の企業事例を紹介します。
株式会社RSコネクト｜テレワークのコミュニケーションに
東京都文京区に本社を構え、ITソリューションやサイバーセキュリティなどの事業を営む株式会社RSコネクト。
同社では、社内の働き方改革推進の一環として、社内コミュニケーションの改善を検討されていました。そして、その改善手段として、ビジネスチャットの導入を検討されていたそうです。いくつかのサービスを比較検討した結果、WowTalkの「シンプルな操作性」と「法人向けのセキュリティ環境」が決め手となり、2019年10月に導入いただくこととなりました。
同社では、WowTalk導入の効果として、「外出先からの社内連絡がピンポイントで送れるようになった」「在宅勤務でも、書類を素早くデータ化（PDF）して共有できるようになった」「チャットやWeb会議が連絡手段の選択肢として加わったことで、状況に応じて連絡方法を選べるので、より円滑な連絡が可能になった」などを実感いただいています。
また、2020年4月に発令された新型コロナウイルス感染拡大を防止するための緊急事態宣言より、同社はテレワークへ移行されたそうなのですが、「その際のコミュニケーションでWowTalkが非常に役立った」とのお声もいただいています。
ICTを活用して働き方改革を推進
働き方改革の推進には、ICTツールの活用が必要不可欠です。自社の状況に適したツールを導入することで、生産性の向上やテレワークの実現といった成果を得ることができます。働き方改革を進める上で、コミュニケーション上の課題から解決していきたいとお考えの企業様は、ぜひビジネスチャット「WowTalk」のご利用を検討ください。抜群の使いやすさと、充実した管理機能によって、貴社の働き方改革推進をサポートします。詳しくは、製品資料をダウンロード、もしくはお問い合わせフォームよりご連絡ください。
