情報共有アプリとは、チャット機能やデータ共有機能などの機能を備えた、簡単に仕事の情報を共有できるアプリのことです。社内の効率的な情報共有のため、近年導入する企業が増加傾向にあります。
ただし情報共有アプリには数多くの種類があるため、導入時は機能や料金などを比較して、自社に適したサービスを選ぶことが重要です。
「有名だから」といった理由で選ぶと、「社員が使いこなせなかった」「なかなか利用が浸透しない」といったトラブルが起こる恐れがあり、せっかくかけた導入費用や時間が無駄になってしまうかもしれません。
そこで本稿では、おすすめの情報共有アプリを8つ紹介するだけでなく、アプリの活用メリットや自社にあったアプリの選び方について解説します。
「情報共有アプリはたくさんあるけれど、結局どれがいいのだろう」「導入時のメリットを詳しく知りたい」と感じている方は、ぜひ最後までご一読ください。
情報共有アプリとは？
情報共有アプリとは、業務に関する情報やお知らせなどを効率よく共有できるアプリです。
チャット機能や音声通話機能などが搭載されているアプリも多いため、社内の円滑なコミュニケーションの促進や、効率的な情報共有を目的として導入する企業が増加傾向にあります。
「業務連絡ならメールで十分ではないだろうか？」と感じる方もいるかもしれませんが、メールでの一斉送信は、「送信漏れ」や、送信先の設定ミスにより社外の人に誤ってメールを送ってしまう「誤送信」などのリスクが存在します。
また後から特定のメールを見直したい場合でも、他のメールに埋もれてしまい、必要な情報を見つけることが難しいケースも多いです。
「〇〇さんからもらったメールに会議の時間が書いてあったけれど、やりとりを続けるうちに、どのメールかわからなくなってしまった」などの経験がある方も多いのではないでしょうか。
一方、情報共有アプリの場合は、基本的に社内の人しか使用しない他、ボタンひとつで社員全員にチャットを送ることもできるため、連絡漏れのリスクを抑えられます。
また社内掲示板や回覧板のように、全員に情報が伝わるまでにタイムラグが発生することもないため、出社の有無にかかわらず社員全員への迅速な伝達が可能です。
情報共有アプリは、テレワークなどの柔軟な働き方が推進されている現代において、社内の円滑なコミュニケーションと業務の効率アップのために欠かせない手段といえるでしょう。
情報共有アプリを活用する3つのメリット
情報共有アプリの活用には具体的にどのようなメリットが存在するのでしょうか。ここでは、主な3つのメリットについて順番に紹介します。
1. 効率よく情報共有を行える
最大のメリットは、効率よく情報共有を行えることです。情報共有アプリはスマートフォンからもメッセージを確認できるため、時間や場所を選ばずに迅速な情報共有を行えます。
従来はメールや口頭での情報共有がメインになっていたものの、送り先の設定ミスや送信漏れのリスクが存在する他、聞き間違いにより誤った情報が伝わってしまうケースも存在していました。
しかし情報共有アプリを導入すれば、アプリの使用者全員が同じ情報を把握できるため、より確実な情報の伝達が可能になります。
さらに、以前共有したデータの閲覧や確認も簡単に行えるため、途中からプロジェクトに参加した人や、部署異動をした人に情報を伝えやすい点もポイントです。
2. 社外からでも情報共有ができる
情報共有アプリはインターネットに繋がっていれば使用できるため、社外からの情報共有も可能です。たとえば子どもの病気などで急遽在宅勤務に切り替えた社員がいても、情報共有アプリを導入していれば、打ち合わせの議事録やナレッジの共有をアプリ上で行えます。
場所や時間を問わずリアルタイムで社内の情報を共有できるため、在宅勤務や出張などで出勤していない人がいても、情報の伝達漏れを心配する必要がありません。
また近年は、感染症の流行により、急に出社が困難になるケースが多発しています。情報共有アプリを活用することで、もし急に誰かが休んでも問題ない環境を構築することができ、トラブルや混乱を防止したスムーズな業務の引き継ぎができるようになります。
3. 社内のコミュニケーションの活性化に繋がる
社内のコミュニケーションの活性化に繋がることも、情報共有アプリを導入するメリットのひとつです。情報共有アプリはメールよりも気軽にメッセージを送れるため、社内のちょっとした出来事を共有するなど、社員同士で雑談もしやすくなります。
今まで部署が別で話す機会が少なかった人との交流も生まれるため、結果として社内でのナレッジ共有や部署間での情報共有も行われやすくなるでしょう。
【4つのタイプ別】情報共有アプリおすすめ8選
ここからは、おすすめの情報共有アプリを以下の4つのタイプ別に紹介します。
- チャット系
- ナレッジ共有
- オフィススイート
- 社内SNS
特徴を含め詳しく紹介しますので、ぜひ8つのアプリを比較してみてください。
【チャット系】WowTalk
WowTalk（ワウトーク）はワウテック株式会社が提供する、月額300円から使用できる法人向けチャットツールです。シンプルなデザインにより誰でも操作しやすいことが特徴で、導入教育をしなくても、導入したその日から活用できます。
機能面ではファイルの送受信はもちろん、公開範囲を設定できる共有(掲示板)や、タスク管理機能などの機能も有しているため、情報共有から業務効率化まで幅広い場面で活用することが可能です。
また22ヶ国語への翻訳に対応した翻訳機能もあるため、日本語を母国語としない社員がいる場合や、海外拠点とのやりとりや情報共有にも役立てることができます。
【チャット系】Slack
Slack（スラック）は世界的に利用されている、業務効率化をメインとしたビジネスチャットです。部署などのグループ全体でやり取りできる「チャンネル」や「グループチャット」などチャット機能が充実しているだけでなく、複数人での通話機能も有しています。
なかでも特に便利な機能は「検索機能」で、もう一度確認したいメッセージをいつでも検索することができます。発言した人や投稿時期などから絞り込めるため、メーラーの検索機能よりも検索しやすく、知りたい情報をすぐに探せることが特徴です。
また途中からチャットに参加した人も過去のメッセージを確認できるため、新しくプロジェクトに参加したメンバーも情報を把握しやすい上に、知りたい情報をすぐに探すことができます。
【ナレッジ共有】flouu
flouu（フロー）は、組織の情報共有に役立つオンラインワークスペースです。主に文書作成やナレッジ共有に適しており、文書のリアルタイムでの同時編集が可能なだけでなく、頻繁に使用する文書のテンプレート登録機能なども有しています。
また強力な文書管理・検索機能によって知りたい情報をすぐに検索することができ、ドキュメントの本文やコメントなどから、検索意図に近い情報を速やかに確認できます。「あの資料どこだっけ？」を瞬時に解決できるサービスといえるでしょう。
さらにドキュメントを見ながらのリアルタイムチャット機能や、Slack・Chatworkなど外部チャットサービスとの連携機能も備えているため、円滑なコミュニケーションの促進にも役立ちます。
【ナレッジ共有】Stock
Stock（ストック）は、直感的な操作でチームの情報を簡単に残せるツールです。「ノート機能」と呼ばれる機能によって、誰でも画像やファイル・テキストなどさまざまな種類の情報を残せます。
たとえば問い合わせに対応するメールのテンプレートや、営業メールの雛形などをストックしておけば、ファイルを探す手間やメールの作成にかかる時間を削減できます。
さらに「タスク」や「メッセージ」などの機能も有しており、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、社内の円滑なコミュニケーションの増加も期待できます。
【オフィススイート】WPS Cloud Pro
WPS Cloud Proは、クラウド型のオフィスアプリです。編集した文書や表計算、PDFなどのファイルをクラウドストレージ上に保存し、簡単に相手と共有することができます。
スマホやPCなどデバイスを問わず利用できるため、社外にいても簡単にファイルの編集や確認が可能です。社外にファイルを持ち出す必要がないため、セキュリティ面での安全性も高く安心して作業に取り組めるでしょう。
またクラウドストレージに保存したファイルは、変更履歴の確認や履歴の復元が可能です。うっかり削除してしまったファイルを戻したい場合や、前のバージョンの資料を確認したいときに役立ちます。
【オフィススイート】Microsoft 365
Microsoft 365とは、常に最新のOfficeアプリを使用できるサブスクリプションサービスです。ExcelやWord・PowerPointなどのアプリはもちろん、Microsoft Teamsも使用できるため、最大300人のグループ通話も可能です。
またセキュリティ管理に優れており、豊富なセキュリティ機能が備わっていることも特徴のひとつで、社外秘の情報も安心して共有できます。
さらに、さまざまなデバイスやOSに対応していることから、出張や在宅勤務など執務環境が変化しやすい従業員が多く働いている場合にも向いています。
【社内SNS】solanowa
solanowa（ソラノワ）は、「社員が会社のファンになる」をコンセプトとしたWeb社内報サービスです。社内の現在の取り組みや会社の方針などを簡単に配信できる他、ファイル添付や公開タイマーなどの機能も有しており、場所を選ばず気軽に社内報を確認できます。
また同アプリでは、キーワード検索やアンケート機能もあるため、過去の記事をすぐに探し出したり、社内の意見収集をアンケートで行ったりすることも可能です。
「社内報によって社員が会社に興味を持つことで、社内コミュニケーションの課題解決に役立つ」として注目を集めているアプリです。
【社内SNS】Talknote
Talknote（トークノート）は、社内のコミュニケーションの活性化により、理念の浸透や文化醸成を促進するカルチャーマネジメントツールです。
単なるチャットツールではなく、他の社員に感謝を伝える「サンクス機能」や「いいね機能」などが備わっており、社内の円滑なコミュニケーションの促進に適したツールといえます。
最大の特徴はHR機能を有していることで、社内のコミュニケーションの活性化を数値によって表したり、社員の睡眠不足等を検知して管理者に通知する「オーバーワーク検知」などの便利な機能も揃っています。社内での情報共有だけでなく、コミュニケーションの促進や社員の状況把握にも役立つツールです。
情報共有アプリの選び方4ポイント
冒頭でも少し紹介したとおり、情報共有アプリの導入時は特徴を見比べ、自社にぴったりなものを選ぶことがポイントです。ここでは、選ぶ際に注目したい4つのポイントを紹介します。
1. セキュリティに問題はないか
情報共有アプリはその設計上オンライン状態で使用することが前提となっているため、インターネットから情報が漏えいするリスクが存在します。このリスクを限りなくゼロに近づけるために、導入検討時には、情報漏えいや不正アクセス等に対するセキュリティ体制を必ず確認しましょう。
具体的にはデータの暗号化機能や厳格な認証機能など、万が一に備えた高度なセキュリティ機能を有しているアプリを選ぶことが重要です。
サービスページを確認してアプリのセキュリティについてチェックする他、もし掲載されていない場合や不安な場合は、ベンダーへセキュリティ対策について問い合わせてみることをおすすめします。
2. さまざまなデバイスで使えるか
社内だけでなく社外で使用することも考えると、対応デバイスについても確認しておく必要があります。スマートフォンはもちろん、PCやタブレットでも正しく作動するか見ておきましょう。
さまざまなデバイスに対応していれば、移動中にタブレットで情報を確認したり、出張の帰りにノートPCで結果を報告したりすることもでき、より情報共有のしやすさがアップします。
導入後に「PCしか使えなかった」といったトラブルを防止するため、なるべくマルチデバイスに対応しているアプリを選びましょう。
3. 使いやすさに問題はないか
情報共有アプリは毎日のように使用するものなので、操作性の良さも重要なポイントのひとつです。便利な機能が充実していても、操作が複雑な場合は「使いづらい」と感じてしまい、せっかく導入しても社内にツールが浸透しないリスクが存在します。
またサービス画面や動画を見た限りでは「使いやすそうだ」と思っても、実際に使用してみると操作性がいまいちなケースも少なくありません。
情報共有アプリでは無料トライアルを実施しているものも多く存在するため、まずは本当に操作性が良いのか試してみましょう。また複数社のトライアルを申し込み、比較してみることもおすすめです。
4. サポート体制は充実しているか
サポート体制の充実度もあわせて確認しておきましょう。導入してすぐはまだ慣れないため、思わぬトラブルが発生したり、操作に悩んだりすることも多いです。メールフォームだけの問い合わせの場合は、返信までに時間がかかるケースが多いため、電話やチャットでの問い合わせにも対応しているのか、事前に把握しておくと安心できます。
WowTalkならアプリで簡単に情報共有ができる
ここまで、おすすめの情報共有アプリや、自社に適しているサービスの選び方について解説しました。
「【4つのタイプ別】情報共有アプリおすすめ8選」でも少し紹介しましたが、情報共有や社内コミュニケーションの促進を目的としてアプリを導入する場合は、法人向けチャットツールのビジネスチャット「WowTalk（ワウトーク）」がおすすめです。
WowTalkはワウテック株式会社が提供する、月額300円から使用できる法人向けチャットツールで、チャットやグループトークなどの基本機能の他に、「共有（掲示板）機能」や「タスク管理機能」「無料通話・ビデオ機能」を搭載しています。
またセキュリティ面にも力を入れており、銀行などの金融機関で採用されるハイレベルなセキュリティ環境を用意しておりますので、社外秘ファイルのやり取りも安心して行えます。
WowTalkに興味をお持ちいただけた方は、ぜひお問い合わせフォームよりご連絡ください。製品の概要や料金プラン、企業の活用事例など、さまざまな情報について、専門の担当スタッフがご説明申し上げます。
また無料ですぐにダウンロードいただける製品資料も、合わせてご利用ください（ダウンロードフォームはこちら）。
情報共有アプリは自社に合ったものを選ぼう
情報共有アプリとは、仕事の情報やお知らせなどを簡単に社内に共有できるアプリのことです。チャット機能や音声通話機能を有しているアプリも多いため、導入により社内の効率的な情報共有だけでなく、社員同士のコミュニケーションの増加も期待できます。
しかし情報共有アプリには数多くのサービスがあるため、セキュリティ面や使いやすさ、サポート体制の充実度などに着目して自社にあったものを選ぶことが重要です。
ほとんどのアプリでは無料トライアルを実施しているため、まずはトライアルで使用感などを確認してみて、自社にぴったりあったアプリを導入してみてください。
