テレワークの普及により、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。社員間コミュニケーションだけでなく、取引先とのコミュニケーションも可能なビジネスチャット。本記事では、ビジネスチャット利用のメリットをはじめ、導入企業の事例や活用方法など徹底解説します。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、LINEやFacebookメッセンジャーのような個人向けチャットツールに比べ、セキュリティ面や機能面で、よりビジネス利用に特化したチャットツールです。
リモートワークが普及してきた昨今、メールや電話に代わるコミュニケーション手段として、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。
ビジネスチャットの利用用途としては、社員間コミュニケーションと社外コミュニケーションの2つに分けられます。
社員間コミュニケーション
社員間コミュニケーションで使われる代表的な手段として「対面」「電話」「Web会議」「メール」そして「チャット」が挙げられます。
チャットはメールより短文かつカジュアルに利用でき、会話をするようにやり取りができるため、社員間コミュニケーションの活性化が期待できます。
社外コミュニケーションにも利用可能
ビジネスチャットによっては、そのツールを利用している人の中からメールアドレスでアカウントを検索し、直接チャット上でやり取りができるものも存在します。
メールでのやり取りにはさまざまなルールやマナーがありますが、チャットでのやり取りには、基本的に挨拶文や結びのひとことを書く必要がありません。
チャットでのやり取りならば、文章の作成時間や受信したメッセージの確認にかかる時間を短縮することができます。
個人SNSに比べてセキュリティ面を強化している製品が多く、安心して利用してもらえます。
送信した内容を取り消しできることも特徴です。社外の人に対して、誤送信による情報漏えいのリスクを抑えることもできます。
ビジネスチャットのメリット：リアルタイム性
ビジネスチャットのメリットとしてリアルタイム性があります。コミュニケーションをとる上で、スピーディーにやり取りできることは大きな魅力です。
業務連絡をする際に時間がかかってしまうと、その分だけ業務効率が落ちてしまいます。迅速なコミュニケーションをとるために、2パターンの使い方を紹介します。
その2パターンとは「テキスト形式でのやり取り」と「音声・ビデオ通話」を使ったものです。
テキスト形式で簡潔なやり取りができる
ビジネスチャットは簡潔で気軽にやり取りができることが強みです。メールであれば、形式的な挨拶から始まり、締めの文章を書くなどの制約がありますが、その手間を省いてやり取りができます。
テキスト形式では日常の業務中に発生したちょっとした疑問や相談をする使い方もできます。相手に素早く要点を伝えたいときに適した使い方です。
音声・ビデオ通話に対応したものもある
ビジネスチャットによっては音声・ビデオ通話機能がついたものもあります。1対1だけでなく、複数人で同時接続ができるツールもあるので、簡単なミーティングにも使えます。
通話をすることで、文字だけでは伝えづらい微妙なニュアンスも相手に伝えることができます。ビデオ通話では相手の顔を見ながら話せるため、お互いに感情を伝えながら双方向のやり取りになります。
主な活用方法としてはテレワーク中のビデオ会議に使えます。
ビジネスチャットのメリット：情報共有・管理
ビジネスチャットにより会社のメンバーに対して素早い情報共有が実現します。ビジネスにおいて、関係者に必要な情報をまんべんなく行き届かせることは重要です。
情報を発信し、適切に管理しておけることもビジネスチャットのメリットです。
部署、プロジェクトなど関係者全員に一斉に情報共有
利用ツールによって違いはあるものの、利用者全員や特定の関係者に向けた発信など公開範囲を自由に設定する使い方ができます。
ビジネスチャットにはタイムライン機能がついてるものがあります。タイムライン機能とは自分の知らせたい情報を全体に向けて発信できる機能です。
タイムラインではテキストだけでなく、詳細情報が載った資料を添付して利用できます。
メッセージがそのまま会議の議事録に
チャット上で、会議の内容をまとめたものを送れば議事録として残せます。文字に残しておくことで「言った・言ってない」という問題を防ぐことに役立ちます。
便利な使い方の一つとして、グループトークに議事録を残しておく使い方があります。会議に出席できなかった人も後から確認できるため、社内共有が必要な会議があった場合におすすめの使い方です。
ファイル共有機能でドキュメント管理も
チャットでやり取りをすると情報がどんどん上に流れていってしまい、見たい情報が見つからないという事態が発生します。
ファイル共有機能でドキュメント管理できるので、ファイル一覧から、すぐに自分の探している情報を見つけられます。
例えば、営業部のグループトーク上で、プレゼン資料やトークスクリプトをまとめたファイルを共有しておき、いつでも確認できるような使い方もあります。
ビジネスチャットのメリット：タスク管理
ビジネスチャットの製品の中にはタスク管理機能がついているものがあります。タスク管理を使うと、現在自分やチームの仲間が取り組んでいるタスクを一目で確認できます。
具体的には、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」「現在の進捗情報(進行中・確認待ち・完了)」といった内容を記載しておくことができます。
チャット上でタスクを管理することは適していません。なぜなら、メッセージの中にタスクが埋もれてしまうため、確認するまでに時間がかかるからです。
ビジネスチャットのタスク管理ではタイムロスを防ぐことに繋がり、業務効率化を図ることができます。
ビジネスチャットのメリット：場所を選ばずテレワークに最適
働き方改革の推進でテレワークを実施している企業も多いのではないでしょうか。
ビジネスチャットはテレワークの実施に相性が良く、テレワークを取り入れたタイミングでビジネスチャット利用を始めたという企業もあります。
テレワークとビジネスチャットの相性が良い理由は、距離が離れている社員とのやり取りが気軽にできるため、円滑にコミュニケーションが取れるからです。
ここからは、実際にテレワークでビジネスチャットを利用している企業の事例を紹介します。
ビジネスチャット活用事例：株式会社RSコネクト
東京に本社を構え、企業のITインフラの構築からサイバーセキュリティ支援のコンサルティングまでを行う、株式会社RSコネクト。
社内コミュニケーションの改善を目的に社内で議論が進み2019年10月にビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」の導入に至りました。
2020年4月に発令された、新型コロナウイルス感染症に伴う緊急事態宣言により、同社はテレワーク環境に移行。
WowTalkを導入していたことで、スムーズに出社から自宅での業務に移行できたと分析しています。
同社では、テレワーク期間も郵送物を受け取るために持ち回りで一部社員が出社していました。その中で、連絡をする際は、郵送物をPDFデータにしてWowTalkでテレワーク担当者に送る流れが自発的に生まれたそうです。
「それぞれ異なる場所で働きながら、ピンポイントに案件ごとの業務連絡がストレスなく取り合うことができた」と小林様は言います。以前は、メールや電話などコミュニケーション手段には決まりはなく働いていたのだとか。
ビジネスチャットやWeb会議といった新しい連絡手段が増えたことで、状況に応じてこのツールを使いましょうといったルールも新しく作って整理が行われ、さらに円滑にコミュニケーションが取れるようになったそうです。
▼株式会社RSコネクトの実施事例はこちら
きっかけは働き方改革の推進。コロナ禍でWowTalkの活用が自発的に進む！
ビジネスチャットのメリット：セキュリテイの担保
社内のやり取りにビジネスチャットを使用する場合は、セキュリティ面を担保する必要があります。なぜなら、業務上の連絡で顧客情報や社外秘の情報など機密情報を多く扱っているからです。
仮に情報漏えいを起こした場合、企業の信用を大きく損なう事態になりかねません。
仕事で個人向けSNSを使っていると、上司に送ろうとしていた顧客情報を友人に誤送信するリスクがあります。
筆者が勤めているワウテック株式会社では、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」を開発・提供しております。
WowTalkには通信暗号化、トークログの監視など企業が安心して利用するための機能があります。
最初から備わっている上記機能に加えて、管理者が自由にカスタマイズできるセキュリティ機能が充実しています。
例えば、1対1のトークを禁止、ファイルダウンロードの禁止などを会社の利用状況に合わせて設定できます。
利用開始前に何を禁止にしたいのか、どんなやり取りが発生するのかを考慮した上で、設定すると、導入後もスムーズに使ってもらえます。
