近年、働き方改革やパンデミックの影響により、人々の働き方は大きく変化しています。テレワークや時差勤務など、個人の事情や業務内容に合わせて、幅広い選択肢の中から自分に合った働き方を選べるようになりました。
“新たな働き方”は、従業員満足度の向上や雇用人材の拡大など、就業者側と企業側の双方にさまざまなメリットをもたらす一方で、勤怠管理の複雑化による業務工数の肥大や、勤怠不正申告の懸念といったデメリットも存在します。
これらの課題を解決し、勤怠管理の簡便化に役立つのが“勤怠管理アプリ”です。本記事では勤怠管理アプリについて、その概要や活用するメリット、おすすめサービスなどを詳しくご紹介します。
勤怠管理の見直しに悩みを感じている人事担当者の方や経営者の方は、ぜひご参考ください。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、「従業員の労働状況を適切に管理すること」を意味します。具体的には、労働時間や残業時間、出勤日数や有給休暇の取得日数などの項目について、正確に記録し、問題がある場合は是正措置を講じるなどの作業が、業務として該当します。
勤怠管理を正しく行うことは、使用者（企業や事業所）に課せられた義務です。適切に行われない場合は、法令違反として厳しく罰せられる可能性があります。
また、勤怠管理と密接にかかわっている労働法は、年に数回は改正や追加が行われています。そのため、適切な勤怠管理を行うためには、労働法のキャッチアップと正しい対策の実施が必要不可欠です。
さらに、各項目の記録や管理について、どのような方法でもよいというわけではなく、適切な方法は労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインによって規定されています。
ガイドラインでは、記録の原則的な方法や止むを得ず自己申告制にする場合の注意点などについて言及されており、使用者は、これらの規定に基づいた上で勤怠管理を行うことが求められています。
つまり、勤怠管理とは、従業員の労働状況を規定に基づいた方法で適切に管理することを意味し、使用者である企業はその責務を正しく果たさなければ、法令違反として罰せられる恐れがあります。
そのため、勤怠管理は、健全な企業運営において欠かせない業務のひとつといえるでしょう。
・勤怠管理とは。重要性や注意点を解説。勤怠管理システムの種類もご紹介
勤怠管理アプリとは？
勤怠管理アプリとは、勤怠管理システムの一機能を意味しています。勤怠管理の方法には、大きく分けて4つの種類があります。
それは、①タイムカードによる打刻、②紙の出勤簿への記入、③エクセルによる勤怠管理、④勤怠管理システムの活用、以上の4種です。
勤怠管理アプリは、“④勤怠管理システム”の一機能として含まれています。勤怠管理システムとは、文字通り“勤怠管理のために作られたシステムのこと”で、そのシステムをアプリケーションとして使いやすくしたものが勤怠管理アプリです。
勤怠管理アプリでは、スマートフォンやタブレットなどの端末から、出退勤の打刻や勤怠申請が行えます。サービスによっては、勤務記録の集計や休暇申請状況の確認も可能です。
つまり、勤怠管理アプリとは、「勤怠管理システムから一部の機能を切り出し、マルチデバイスで使えるようアプリケーション化したもの」といえます。
勤怠管理アプリのメリット
勤怠管理アプリを活用するメリットについて紹介します。
①出退勤の打刻が簡単（テレワークも対応）
勤怠管理アプリを活用することで、出退勤の打刻を簡単に行えるようになります。スマートフォンから利用できるため、従業員が個人で所有している端末にアプリをインストールすれば、テレワークにも対応可能です。
また、タブレットにアプリをインストールすることで、タブレットを“タイムレコーダー（打刻機）”として使うこともできます。顔認証や簡単なボタン操作で出退勤の記録が行えるため、従業員の打刻業務が簡便化されます。
②勤怠申請が容易
手続きに手間がかかりやすい勤怠申請も、アプリを使えば容易に行うことができます。打刻修正や直行直帰などの申請登録はもちろん、有給休暇の取得申請もスマートフォンアプリから手続きが可能です。勤怠申請にかかる工数を削減でき、従業員は業務に集中することができます。
③データ集計作業の簡便化
登録された勤怠データはシステム内で自動集計されます。タイムカードの情報を手作業で転記したり、エクセルで関数を組んだりといった作業は必要ありません。データの集計業務を大幅に簡便化することができます。
④不正申告の予防
勤怠管理アプリのサービスによっては、不正申告を予防するための機能が付属しています。具体的な機能としては、なりすましの打刻を防ぐ“生体認証打刻”や、打刻した場所を記録できる“GPS打刻機能”などが挙げられます。
多くの従業員が勤務している場合、担当者がそれぞれの打刻状況や勤怠申請の真偽を正確に把握するのは困難です。そのようなケースにあっても、生体認証やGPS打刻などの機能を活用することで、効率よく不正申告の予防を図ることができます。
⑤アラート機能で過重労働を防止。公正な組織作りにも
勤怠管理アプリには、アラート機能が付属しているサービスも存在しています。具体的には、残業時間が一定のラインを超過したら警告を発してくれたり、遅刻回数が規定の回数を超えた場合に対象者を色付けしてくれたりなどです。過重労働の防止やシステムに基づいた公正な組織作りに役立ちます。
【比較】勤怠管理アプリおすすめ10選
おすすめの勤怠管理アプリをご紹介します。下記に各サービスの比較表をまとめました。
まずはこちらの比較表で紹介するサービスの大枠を掴んでいただき、相性が良さそうなものから順に詳細をお読みいただければ、効率よく最適な勤怠管理アプリが選べるはずです。
| サービス名 | 特徴 | 参考価格 ※月額 |
|---|---|---|
| KING OF TIME | ジオフェンシング機能で打刻可能範囲を設定できる | 300円/ID |
| KINCONE | 打刻と同時に、交通費精算も行える | 200円/ID |
| CLOUZA | リーズナブルな価格設定と使いやすいUI | 200円/ID |
| シュキーン | マネジメントに必要な勤怠データをグラフィカルに確認できる | 200円/ID |
| 人事労務freee | 給与明細の作成など、勤怠管理以外の業務も幅広くカバー | 1,980〜8,080円(年額プラン、税抜) |
| jinjer勤怠 | 高機能なため、高い水準での勤怠管理を実施できる | 400円/ID |
| スマレジ・タイムカード | 日報やワークフローなど、組織マネジメントに役立つ機能も選べる | 0〜6,000円 |
| Taskal Time-Card | 所要時間1秒以内、高性能な顔認証打刻機能が搭載されている | 100〜250円/ID |
| タブレット タイムレコーダー | シンプルで使いやすく、かつ従業員の属性ごとに自動集計の設定が変更できる | 0円（初期費用に10,000円/10ID） |
| RecoRu | 導入サポートが手厚く、価格もリーズナブル、シンプルなUIで誰でもすぐに使える | 100円/ID |
KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
「KING OF TIME（キングオブタイム）」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。
生体認証やWindowsのログオン/ログオフなど、幅広い種類から打刻方法が選ぶことができます。また、“アラート機能”や“ワークフロー”など、勤怠管理に役立つ機能が豊富に搭載されていることも特徴です。
KING OF TIMEでは従業員用と管理者用でそれぞれアプリが用意されており、従業員用では出退勤の打刻が行え、管理者用では各種設定が行えます。
KING OF TIMEの最大の特徴は、“ジオフェンシング機能”によって打刻可能範囲を設定できることです。
例えば、ある地点から半径20m以内でしか打刻を行えないように設定することができます。複数の地点を登録できるため、オフィスと自宅といったように打刻ポイントを設定することも可能です。
| サービス名 | KING OF TIME |
| 初期費用 | 0円 ※打刻機器代は別途必要 |
| 月額 | 打刻人数×300円/月(税別) |
| トライアル | 30日間無料体験プランあり |
Webサイト：https://www.kingoftime.jp/
KINCONE（株式会社ソウルウェア）
「KINCONE（キンコン）」は、株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理システムです。PASMOやSuicaなどの交通系ICカードを勤怠打刻に利用でき、さらに、打刻時に出退勤の記録と同時に、ICカードの履歴を読み取って“交通費精算”も行なってくれます。
営業など外出が多い職種の勤怠管理と交通費精算にかかる業務工数の削減に効果的なツールです。
KINCONEではモバイルアプリも用意しており、端末にインストールすることで、出退勤の打刻が行えるようになります。（参照：【打刻】モバイルアプリのインストール・ログイン方法）
打刻の際は、必ずGPS位置情報が記録される仕様となっているため、不正申告の予防に役立ちます。
| サービス名 | KINCONE |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額 | 200円/1従業員(税抜) |
| トライアル | 最大2ヶ月間無料体験あり |
Webサイト：https://www.kincone.com/
CLOUZA（アマノビジネスソリューションズ株式会社）
「CLOUZA（クラウザ）」は、アマノビジネスソリューション株式会社が提供する勤怠管理システムです。初期費用と基本利用料がかからないことに加え、ユーザー1人あたりの月額料金の設定が“200円〜”と、リーズナブルな価格で利用できることが魅力のサービスです。
主な打刻方法としては、PCやタブレットから打刻できる「Webタイムレコーダー」と、スマートフォンやタブレットにアプリをダウンロードすることで利用できる「アプリタイムレコーダー」の2種類が用意されています。
いずれの打刻方法もシンプルな画面設計となっているため、ITに不慣れな方でもすぐに操作を覚えられるのが特徴です。また、NFC機能搭載のiPhoneであれば、交通系ICカードから打刻を行うこともできます。
| サービス名 | CLOUZA |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額 | ユーザー1名につき200円 (税抜) |
| トライアル | 30日間無料体験あり |
Webサイト：https://clouza.jp/
シュキーン（株式会社インフィニットループ）
「シュキーン」は、株式会社インフィニットグループが提供する勤怠管理システムです。サービスとしての特徴は、マネジメントに必要な機能が豊富に用意されている点と、通るだけで打刻ができる「とおってシュキーン」機能を搭載している点、以上の2つにあります。
前者について、シュキーンは、管理画面上から、マネジメントにおいて重要なデータを視覚的にわかりやすいグラフィカルなデザインで確認することが可能です。
個人・チーム単位の残業時間がわかったり、マルチデバイス対応で外出先からスマートフォンで手軽に勤怠データを確認できたりなど、マネジメントにおいて便利な機能が豊富に搭載されています。
また、後者の「とおってシュキーン」とは、通るだけで打刻ができるシュキーンならではの機能です。
親機と子機に専用のアプリをインストールすることで、親機のビーコンエリア内に子機が検知されると、自動的に出勤の記録が行われます。打刻忘れやレコーダー付近の混雑による待ち時間の発生といったトラブルの防止に役立つ機能です。
| サービス名 | シュキーン |
| 初期費用 | ー |
| 月額 | 従業員1人あたり200円(税抜) |
| トライアル | 最大2ヶ月の試用期間あり |
Webサイト：https://www.shukiin.com/
人事労務freee（freee株式会社）
「人事労務freee（フリー）」は、freee株式会社が提供している勤怠管理システムです。特徴は、勤怠管理に限らず、給与計算や労務管理など人事労務に関する幅広い課題に対応している点にあります。
働きすぎの防止に役立つ“アラート機能”や、エクセル・紙だとミスが発生しやすい“給与明細の作成機能”などを搭載しており、人事労務freeeひとつで、人事労務にまつわるさまざまな業務の効率化が実現可能です。
アプリからは、出退勤の打刻や給与・賞与明細の確認、従業員本人情報の確認などが行えます。勤怠管理の簡便化に加えて、人事労務に関する業務もクラウドで完結し管理をラクに行えるようにしたいという企業におすすめのサービスです。
| サービス名 | 人事労務freee |
| 初期費用 | ー |
| 月額 | ミニマムプラン：1,980円 ベーシック：3,980円 プロフェッショナル：8,080円 エンタープライズ：要お問い合わせ ※従業員3名分含む、税抜、年額プラン |
| トライアル | 無料体験あり |
Webサイト：https://www.freee.co.jp/hr/attendance-management/
jinjer勤怠（jinjer株式会社）
「jinjer勤怠（ジンジャー）」は、jinjer株式会社が提供する勤怠管理システムです。PC、タブレット、スマートフォン、ICカードといった幅広い選択肢の中から、自社の運用に適する打刻方法を選ぶことができます。
また、アプリ内では、出退勤の打刻の他、有給休暇や打刻修正の申請、自身やチームの勤怠データの確認なども行うことができ、勤怠管理にまつわるさまざまな作業の簡便化が可能です。
さらに、残業時間の予測に役立つ“予実管理”や、店舗運営に便利な"シフトの作成・管理機能”も付帯しているため、クラウドによる勤怠管理の実践だけでなく、より高い水準での勤怠管理も行うことができます。
| サービス名 | jinjer勤怠 |
| 初期費用 | ー |
| 月額 | 月額400円～ |
| トライアル | 無料トライアルあり |
Webサイト：https://hcm-jinjer.com/kintai/
スマレジ・タイムカード（株式会社スマレジ）
「スマレジ・タイムカード」は、株式会社スマレジが提供する勤怠管理システムです。PCやタブレット、スマートフォンなど各種端末に対応しており、アプリや管理画面上から打刻を行うことができます。
また、不正申告を防止するための機能が豊富で、パスコードの入力や写真撮影による本人確認、GPSによる打刻位置情報の記録など、公正な打刻管理に役立つ機能が充実していることもポイントです。
さらに、勤怠管理に加えて、組織マネジメントに便利な機能が搭載されていることも、スマレジ・タイムカードならではの魅力といえます。具体的には、日報機能やプロジェクト管理、ワークフローなどの機能が備えられており、勤怠管理以外のさまざまな業務の効率化もスマレジ・タイムカードで実現することが可能です。
| サービス名 | スマレジ・タイムカード |
| 初期費用 | ー |
| 月額 | スタンダード：0円（30名まで） プレミアム：2,200円（10名まで） エンタープライズ：6,600円（10名まで） ※税込 |
| トライアル | アカウント作成から60日間は無料 |
Webサイト：https://timecard.smaregi.jp/
Taskal Time-Card（株式会社アイシーソフト）
「Taskal Time-Card（タスカル タイムカード）」は、株式会社アイシーソフトが提供する勤怠管理システムです。
Taskal Time-Cardの特徴は、顔認証打刻をストレスフリーに行えること。高速かつ正確な顔認証システムを搭載しており、アプリがインストールされたiPadの前で、カメラに顔を見せるだけで打刻が行えます。
打刻の所用時間は1秒以内となっており、通りすがりに近い感覚で打刻できるため、レコーダー付近が混雑してしまう心配もありません。
また、iPad以外にもiPhoneやWindowsPCから打刻を行うことができます。顔認証打刻システムと勤怠管理の業務効率化に役立つ機能は、それぞれ利用プランが異なっており、前者だけであれば月額100円/人から利用可能です。
勤怠管理に関する機能を使う場合でも、両者をセットで月額250円/人なので、コストを抑えながらも、手軽かつ高機能な勤怠管理を導入したい企業に適しています。
| サービス名 | Taskal Time-Card |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額 | 顔認証打刻のみ100円 × 利用人数 勤怠管理セット250円 × 利用人数 |
| トライアル | 顔登録は5人まで無料 認証回数は100回まで無料でお試し |
Webサイト：https://www.ttc.cloud/
タブレット タイムレコーダー（株式会社ネオレックス）
「タブレット タイムレコーダー」は、株式会社ネオレックスが提供する勤怠管理システムです。
iPadにアプリをインストールして利用するタイプの勤怠管理システムであり、打刻の際は、iPadから自分の名前を検索し、IN/OUTをタッチするだけで出退勤の記録が行えます。打刻時は写真が撮影される仕様となっているため、なりすましといった不正申告の防止にも有効です。
また、就業規則や従業員の属性に合わせた勤怠管理に役立つ「自動集計機能」が搭載されている点も、タブレット タイムレコーダーの特徴です。メンバーごとに集計ルールの設定ができるため、異なる時間帯で働く従業員がいる場合でも、適切な集計が行えます。
所定労働時間も「9〜18時を所定とする」や「時間帯に関係なく8時間の勤務を所定とする」など柔軟に設定ができるため、定時の時間が一般とは異なる場合でも対応が可能です。
| サービス名 | タブレット タイムレコーダー |
| 初期費用 | 3人まで完全無料 ライセンスは10人単位の販売で、11,000円(税込) |
| 月額 | 0円 |
| トライアル | ー |
Webサイト：https://www.tablet-time-recorder.net/
RecoRu（中央システム株式会社）
「RecoRu（レコル）」は、中央システム株式会社が提供する勤怠管理システムです。使いやすさと導入のしやすさが特徴的なサービスで、コスト面に関していえば、初期費用や運用・サポートにかかる費用は0円となっています。
また、画面設計についても、RecoRuは“シンプルさ”にこだわってデザインが作られているため、IT機器の操作が苦手な方でも直感的に扱えるのが特徴です。マニュアルを読まなくても、導入してすぐに使い始めることができます。
さらに、打刻方法は、タブレットや共用PCによる打刻の他、スマートフォンアプリやWebブラウザからの利用にも対応しています。オフィス勤務はもちろん、在宅勤務やモバイルワークにも対応可能です。
| サービス名 | RecoRu |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額 | 100円/1人 |
| トライアル | 30日間無料体験あり |
Webサイト：https://www.recoru.in/
勤怠管理アプリの選び方
これまで勤怠管理アプリのメリットや、おすすめサービスについて紹介してきました。人事労務にまつわる業務の効率化に有効な勤怠管理アプリですが、前段で紹介したように、市場にはさまざまなサービスが存在しています。
そのため、「どのアプリが自社に適しているのかわからない」と悩まれている担当者の方もいるのではないしょうか？
ここでは、そのような悩みを感じられている方に向けて、勤怠管理アプリの選び方を解説します。3つのポイントを押さえることで、自社に合ったサービスが見えてくるようになるので、選定に悩まれている方はぜひご参考ください。
①勤務形態に合っているか（テレワーク・直行直帰）
まず1つ目は、サービスが自社の勤務形態に適合しているかどうかという点です。例えば、多くの社員がオフィスに出社して業務に従事している会社では、エントランスにレコーダーを設置し、出勤や退勤の際に打刻させるという方法が適しています。
そのため、iPadを打刻機として使えるものや、顔認証によって打刻できるものなどが、サービスの選択肢として挙げられるでしょう。
一方で、テレワークと出社を同じぐらい組み合わせている、直行直帰が頻繁に発生するといった働き方の従業員が多い場合、打刻する場所に制限のないアプリが適しています。
スマートフォンやPCのWebブラウザから勤怠入力できるサービスが好ましいといえるでしょう。
また、勤務形態との相性は、こういった打刻の場所だけでなく、打刻方法からもはかることができます。
例えば、工場や配送センターなど、たくさんの従業員が出入りする職場環境の場合、管理の目が行き届きにくい等の理由から、代理打刻といった不正が発生しやすくなるので、“静脈認証”や“顔認証”など、打刻者が従業員本人であることを証明できる打刻方法が必要です。
②給与計算システムとの連携は必要か
2つ目は、勤怠管理アプリと給与計算システムの連携が、必要であるかという点です。給与計算は、勤怠データをもとに行われます。そのため、勤怠管理アプリで記録した情報を、給与計算システムに取りこむ必要があるのです。
もしも勤怠管理アプリと給与計算システムを連携させることができれば、この取りこみ作業を自動化することができます。毎月行う作業のため自動化に成功すれば、年間で相当な工数削減が見込めるはずです。
多くの勤怠管理アプリは、給与計算システムとの連携サービスを提供しています。無料でできるものから、プログラミングを用いて有料で対応してくれるものまで、提供方式や連携できるサービスの選択肢はそれぞれで異なるため、導入を検討している勤怠管理アプリが、どのような方式で、どのような給与計算システムと連携できるのか、あらかじめ確認しておきましょう。
③各従業員のスマホにアプリ導入は必要か
3つ目は、各従業員のスマートフォンにアプリの導入が必要か否かという点です。勤怠管理アプリの多くが、スマートフォンに専用のアプリをインストールさせることで、携行端末からの打刻を可能にしています。
そのため、スマートフォンアプリからの利用を前提とした勤怠管理アプリを活用する場合、「該当アプリのインストールが可能なスマートフォンを、全ての利用者が所持している必要がある」のです。
例えば、そもそもスマートフォンを所持していない従業員がいる場合、端末を支給するか、その他の打刻方法を用意するなどの対応策を講じなくてはいけません。
また、スマートフォンは所持しているが、対応アプリがインストールできない（Android版がない等）といったケースも考えられるでしょう。
もしも選択した勤怠管理アプリが、従業員のスマートフォンにアプリのインストールを必須としている場合、これらの懸念事項について問題がないか、あらかじめ確認しておくのがおすすめです。
勤怠管理アプリを活用して打刻や集計をカンタンに
勤怠管理は、企業の健全な運営にかかせない業務のひとつです。勤怠管理アプリを活用することで、人事労務に関する業務の効率化はもちろん、従業員が働きやすい環境を作ることにもつながります。ぜひ本記事を参考にしていただき、自社に合った勤怠管理アプリを見つけてください。
また、筆者所属のワウテック株式会社では、ビジネスのコミュニケーションに役立つツールとして、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」を提供しています。
WowTalkは累計導入企業数10,000社を超える実績豊富な法人向けチャットツールで、これまでに運送業や小売業、金融業など幅広い業種のお客様にご愛顧いただいてきました。
WowTalkでは、業務の利便性をさらに高める機能として、勤怠管理アプリである「KING OF TIME」との連携サービスを提供しています。
WowTalkとKING OF TIMEを連携させることで、チャットアプリから打刻や勤怠データの確認を行えるようになります。それぞれのツールを行き来することなく、1つのツール内で、出退勤の打刻や勤怠記録の確認を行うことが可能です。
こちらの機能についてご興味をお持ちいただけた方は、ぜひ下部にございます資料請求フォームより、WowTalkの製品資料を無料ダウンロードください。WowTalkの特徴や機能、導入事例について、詳しくご紹介しております。
大谷翔平・野球ニュース