企業のBCP（事業継続計画）の重要性
災害大国である日本において、企業が災害やシステム障害、パンデミックなどの予期せぬ事態に直面した際、事業を継続または迅速に復旧させるための計画、いわゆるBCP（事業継続計画）の策定は必要不可欠とも言えるものです。BCP対策が不十分だと、事業が停止するだけではなく、情報共有の遅れや意思決定の混乱が生じ、企業の信頼が損なわれる可能性があります。
そのため、企業にとって危機時のコミュニケーション手段として、セキュアかつ迅速に情報を共有できるツールの導入が喫緊の課題となっています。市場にはいくつかのツールが存在しますが、ここでは、キングソフト社が提供するビジネスチャット・社内SNSである「WowTalk」を取り上げ、「WowTalk」を活用したBCP対策について解説していきます。
WowTalkとは？
WowTalkは、企業向けのビジネスチャットツールで、安全かつ迅速なコミュニケーションを実現するためのさまざまな機能を提供します。一般的なメッセンジャーアプリとは異なり、企業のコンプライアンス強化や情報漏洩対策に特化した機能が備わっており、災害時や緊急時のBCPにおいても有効なツールです。
WowTalkが提供するBCP対策の支援機能
緊急時における迅速な情報共有と的確な指示伝達は、事業の継続性を左右する重要な要素です。従来のメールや電話では、災害やシステム障害の際に対応が遅れるリスクがあります。そこで、リアルタイムかつセキュアなコミュニケーションを実現するWowTalkが役立つわけですが、本章では、WowTalkの機能に触れつつ、どのように企業のBCP対策を強化できるのかを解説します。
1. 緊急時の即時連絡と情報共有の強化
緊急時には従業員への即時連絡、情報共有が基本であり、また、最も重要な事柄となりますが、WowTalkを活用することで、災害発生時やシステム障害発生時に、迅速に従業員と連絡を取ることができます。一般的なメールや電話では伝達に時間がかかりますが、WowTalkであればリアルタイムで情報共有が可能です。さらに、グループチャットや音声通話機能を組み合わせることで、緊急時においても的確な指示を瞬時に伝達することもできます。
2. オフライン環境でも利用可能なメッセージ保存機能
災害時には通信インフラが影響を受けることがありますが、WowTalkはオフライン時でもメッセージを一時保存し、接続回復後に送信できる機能を備えています。これにより、重要な連絡が途切れることなく確実に伝わります。
さらに、メッセージの送受信履歴をデバイス内に安全に保存し、ネットワーク復旧後に自動的に同期するため、従業員が最新情報を素早く取得できるのも特徴です。これにより、現場での対応が必要な場面でも、指示の遅れを最小限に抑えることができます。
3. アクセス権限の設定による適切な情報管理
WowTalkでは、組織内の階層ごとにアクセス権限を設定できるため、緊急時にも適切な情報共有が可能です。特に、災害や緊急事態においては、重要な判断を下すための情報を迅速に特定のメンバーへ共有することが求められます。
WowTalkのアクセス制御機能を活用することで、適切な情報が確実に届けられ、混乱を最小限に抑えることができます。さらに、外部との連携が必要な場合でも、指定した範囲内で安全に情報共有が可能となり、セキュリティを損なうことなく効果的な対応が可能です。
4. 災害時の指示・タスク管理の効率化
WowTalkのタスク管理機能を活用すれば、災害対応の進捗管理や役割分担を明確にし、従業員が適切に対応できる体制を整えることができます。タスクの割り当てや進捗状況の可視化により、迅速かつ的確な対応が可能となります。
加えて、WowTalkのタスク管理機能は、チーム内のコミュニケーションを強化するのにも役立ちます。各タスクにコメントを追加できるため、指示の補足や進捗報告が円滑におこなえるだけでなく、タスク完了後には通知が送られるため、対応状況をすぐに把握でき、指示の抜けや二重対応を防ぐことができます。
5. 安否確認機能による被害状況の迅速な把握
緊急時には、従業員の安否を迅速に確認し、適切な対応を取ることが重要です。WowTalkの安否確認機能を利用すれば、災害発生時に自動で安否確認メッセージを送信し、従業員の状況をリアルタイムで把握することができます。
加えて、従業員は、受信した安否確認メッセージにワンタップで回答できるようになっているため、迅速な状況報告が可能です。また、必要に応じて位置情報や写真を添付することも可能であるため、管理者が被害状況をより詳細に把握し、適切な対応策を講じることができます。
WowTalk導入の具体的なメリット
WowTalkのBCP対策機能を踏まえ、導入することで得られる具体的なメリットをあらためて整理します。
▸緊急対応の迅速化と業務継続性の向上
リアルタイムの通知とメッセージ送信で、従業員への伝達を即座におこなえる。
▸情報共有の確実性と透明性の向上
適切なタスク管理や情報共有により、混乱を最小限に抑え、迅速な復旧が可能。
▸従業員の安全確保とリスク管理の強化
安否確認や状況報告機能を活用し、従業員の安全を確保。
おわりに
BCP対策は、企業が危機に直面した際の生存戦略として欠かすことができないものです。紹介しましたように「WowTalk」を導入することで、緊急時の迅速な情報共有や指示伝達を可能にし、事業継続性を高めることができます。企業のリスク管理を強化し、従業員の安全を確保するために、「WowTalk」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
