全国の自治体を対象とした「令和8年度 自治体における文書・データ管理および生成AI活用に関する実態調査」の結果が公表されました。本調査は一般社団法人自治体DX推進協議会が2026年6月から7月にかけて実施し、41都道府県と133自治体が回答しています。シリーズ第3弾となる今回は、生成AI活用の土台となる「データ整備への向き合い方」に焦点を当てています。文書・データ管理の改善が業務効率化や知識継承に資するという認識は広がっており、重要視する割合は合計で94.7％にのぼりました。一方で、重要度の高さと着手状況の間には明確なギャップが見られます。速報として一部の設問結果が示され、全体の集計と解説は報告会で案内される予定です。
文書・データ管理の重要性は94.7％が評価 重要ではないはゼロ件
文書・データ管理の改善の重要度については「非常に重要」が64.7％、「ある程度重要」が30.1％でした。両者を合わせると94.7％となり、改善の必要性を強く認識していることが分かります。「重要ではない」との回答は0件で、自治体業務における文書・データ管理の位置づけが明確に高まっています。回答対象は全国の自治体の文書管理や情報システムの担当部署であり、現場の実情に基づく評価となっています。調査はWebアンケート形式で行われ、期間は2026年6月から7月です。結果はシリーズ最終回として取りまとめられ、データ整備の具体的な状況把握に資する内容となりました。
ファイルサーバ整理は未着手が60.9％ 必要性認識と実行の溝が顕在化
ファイルサーバの整理や文書管理の仕組みの見直し状況では、必要性は感じているが時期は未定が50.4％、特に予定はないが10.5％でした。これらを合わせた未着手は60.9％となり、重要度の認識と実行の間に大きな溝があることが示されています。一方で、すでに運用できているが6.8％、現在進めているが20.3％、1〜3年以内に着手予定が12.0％でした。結果として、総論では賛成だが各論では停滞する構図が明らかになりました。ファイルサーバの整理や文書管理の見直しは、生成AI活用の前提となるデータ品質の確保に直結します。実務では、現行のフォルダ構成と命名規則の棚卸し、共有権限の見直し、運用ルールの明文化から着手することが有効です。
最大の障壁は人手と時間不足54.1％ 外部支援の必要度判断が課題
生成AI活用を見据えたデータ整備に関する向き合い方では、重要だが人手や時間が足りず手が回らないが54.1％でした。外部の専門家によるサポートを必要としている、多少必要としているは合わせて33.8％で、どちらともいえないが44.4％と最も多くなっています。外部支援で解決できる範囲の見極めが難しく、判断材料を求めている状況がうかがえます。実務面では、庁内で対象範囲と優先順位を定義したうえで、対象データ量と重複率の簡易計測、リスクの高い領域からの試行着手が進めやすい方法です。
詳しくは「一般社団法人自治体DX推進協議会」の公式ページまで。レポート／DXマガジン編集部
