英語での電話対応は、直接相手の顔を見て話す場合と違い、英語に多少自信がある人でも「怖い」と感じることが多いのではないでしょうか。相手の声質や話すスピード、なまりなどによって、聞き取りにくいこともしばしば。
今回は、英語での急な電話対応にもバッチリ対応できる、ビジネスシーンでとっさに役立つフレーズをご紹介します。
電話対応のポイントと英語表現フレーズ
電話のはじめにしっかりと社名＆名前を告げる
（イングリッシュスピーカーからの電話と想定して）まずは電話を取った最初のお決まりのフレーズは、
Hello, ABC Trade Company, Timmy speaking. How can I help you?
(こんにちは、ABC貿易会社のティミーです。どのようなご用件でしょう。)
です。会社名は相手にはっきりわかるよう、強めに発音すると◎。Hiだと軽すぎる印象を与えてしまうので、ビジネスシーンではHelloを使うのがお約束です。時間帯に合わせて、Good morning, Good afternoonに変えるのもいいですね。
自分から電話をかける場合
こちらから電話をかける場合、Hello, this is Timmy from ABC Trade Companyの後に、用件を続けて伝えましょう。
I am calling to request your latest price list. (貴社の新しい料金表をお願いしたく、電話しています。)
May I speak to Mr. Lee? (リーさんはいらっしゃいますか？)
英語が苦手でも、まずはしっかり相手に自分が何者かを伝えることで、その後の会話の雰囲気も良くなり、相手も自分の英語を理解しようとしてくれますよ。
受けた電話を担当者に転送する場合
かかって来た電話の相手を担当者につなげる時に役立つフレーズは以下の通り。
- I’ll put you through the sales team, just a second please. (セールスチームにお繋ぎします。少々お待ちください。)
- I’ll transfer you to Miss. Timmy. (ティミーさんにお繋ぎします。)
*Transferよりも Put you throughを使う人の割合の方が多いです。
担当者が不在の場合は、以下のように返答しましょう。
- Unfortunately, he is out of the office all day today.(あいにく、一外に出ております)
- Unfortunately, he is in the meeting at the moment.(あいにく、ミーティング中です)
- I am sorry, but he is not available at the moment. (申し訳ございませんが、現在席を外すことが出来ません)
- I am sorry, but he is on another line right now. (申し訳ございませんが、の電話に出ております。)
その後にすかさず次のフォローとして、
- Would you like to leave a message? (ご伝言はございますか？)
- Would you like him to call you back later? (後ほど折り返しの電話をご希望されますか？)
- I think he will be back in 1 hour. (1時間後に戻ると思います)
など、相手に少なからず何かしらの情報、選択肢を与えてあげると親切ですね。
相手の名前や電話番号の聞き取りは慎重に！
相手が自分の電話番号や伝言を希望する場合は、しっかりとメモを取り、
Can I double check ?(再確認してもいいですか)
と、間違いのないよう再確認するといいでしょう。聞き取りにくい場合は、
Could you please speak slowly/loudly? (ゆっくり/大きな声で話していただけますか？)
や、
Could you please spell your name? (お名前の綴りを教えていただけますか？)
など、相手にお願いするのも決して失礼ではありません。
英語での電話は、かける側も受ける側も緊張するもの。しかし、電話上で使われる英語のパターンは、実はそれほど多くはないのです。上記のポイントをしっかり押さえておくだけでも、電話応対が驚くほどスムーズに進みますよ。
