健康食品の苦情受付を初期分類する際の記録項目と共有先を整理

健康食品に関する苦情受付では、内容の把握、関係資料の確認、社内共有、回答準備を段階的に進める必要があります。受付時点で記録項目と共有先を整理しておくことで、確認の抜けや重複対応を減らし、関係者が同じ情報を参照しやすくなります。

初期分類では、受付日、受付経路、対象商品、購入時期、内容の概要、添付資料の有無を記録します。内容を大きく分ける場合は、表示、保管、配送、販売店での説明、資料不足などの分類を設けると、担当部署へ共有しやすくなります。

記録項目には、個人情報を含む資料の扱いも含めます。公開用の集計表と内部確認用の原票を分け、閲覧権限を設定することが重要です。個別の詳細を共有する必要がない場面では、分類結果や対応状況のみを共有する方法も考えられます。

共有先を決める際は、販売管理、品質管理、物流、販売店担当など、内容に応じた担当範囲を明確にします。すべての案件を全員へ共有すると、重要な確認事項が埋もれる場合があるため、初期分類に基づいて必要な共有先を選定します。

回答準備では、参照した資料、確認担当者、回答予定日、送付済み回答の版を記録します。追加質問があった場合は、最初の受付記録と紐づけて管理し、別案件として分散しないようにします。

一般社団法人日本認定健康食品協会では、健康食品に関する情報整理、表示確認、認証制度に関する相談を受け付けています。苦情受付の初期分類では、記録項目と共有先を明確にすることが、落ち着いた確認対応につながります。

【本件に関するお問い合わせ】
一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
URL：https://www.jhfc.or.jp/
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