コマニー全従業員1,200名で取り組んだ、理想の会議を追求するプロジェクト 会議ガイドライン導入で、成果の出やすい会議を実現
Dream News 2024年11月29日 10:00:00
本プロジェクトは、会議に対する「予定通り進まない」「発言しづらい」などのネガティブな印象を払拭し、成果が出やすくポジティブな気持ちで参加できる会議の実現を目指し取り組んでいます。調査と施策の導入を行い一定の成果が出ましたので、2024年12月5日にオンラインイベントにて成果発表会を開催いたします。
【プロジェクト概要】
・実施期間 2023年6月～2024年11月
・実施規模 フェーズ１（経営企画本部 約40名）、フェーズ２（全従業員 約1,200名）の2回実施
・実施内容
（1）会議の現状調査アンケート
（期間：フェーズ１ 2023年 6月27日～ 7月11日 回答件数： 169件）
（期間：フェーズ２ 2024年 4月 1日～ 4月12日 回答件数：1,575件）
（2）会議ガイドライン制定
（3）ガイドライン導入後アンケート
（期間：フェーズ１ 2023年 9月11日～ 9月30日 回答件数： 184件）
（期間：フェーズ２ 2024年10月 1日～10月10日 回答件数： 979件）
【プロジェクトの成果】
（1）会議の議題やゴールが明確になり、全員で認識を合わせて会議に臨むようになった。
（2）一部の人だけが話している会議が減り、全員でゴールを達成するという意識が高くなった。
（3）会議の終了時に、決定事項の確認や次回までの各自のアクションが明確になった。
（4）会議の開始時間と終了時間が守られるようになった。
ガイドラインを導入することで、今まで漫然と開催されていた会議に対し問題意識をもって改善しようとする参加者が増加しました。今後も引き続き、効果的な会議の実現に向けて取り組んでまいります。
・会議ガイドライン制定の内容
（左）調査から見えた問題点を反映した「会議ガイドライン」
（右）簡易版を打ち合わせスペースに設置したガイドライン
【画像 https://www.dreamnews.jp/?action_Image=1&p=0000309712&id=bodyimage1】
【ガイドライン導入前後の効果測定 】
ガイドライン導入前後で、効果測定のための質問について遵守度を５段階で評価しました。
ガイドライン（1） 議題とゴールは事前に共有
議題とゴールが明確になることで、議題に沿って話がスムーズに進むようになり、会話の脱線を防ぎ集中力が向上しました。また事前に情報が共有されることで、自分の意見を用意したり下調べを行ったりする時間が確保でき、積極的に発言する参加者が増加しました。
（質問事項） 導入前 導入後 差 （比率）
議題とゴールは明確になっていますか？ 3.42 3.65 0.23pt ↑（6.7％ ↑）
ガイドライン（2） 全員でゴールの達成を目指そう！
全員が主体性をもって会議に参加することで、他人任せにしない雰囲気ができ、開催側も参加側も心理的安全性が高まる結果となりました。全員が熱意をもってゴールの達成を目指すことで、活発な議論を行うことができ会議の質も上がりました。
（質問事項） 導入前 導入後 差 （比率）
ファシリテーターが孤立せず進行できていますか？ 3.32 3.49 0.17pt ↑（5.1％ ↑）
（全員が積極的に参加している）
参加者の熱意とエネルギーは同じベクトルを 3.27 3.43 0.16pt ↑（4.9％ ↑）
向いていますか？
ガイドライン（3） 決定事項とアクションを明確に決定事項とアクションを明確にすることで、次回までに各自が準備すべきことが明確になり、頭がすっきりした状態で会議を終えることができるようになりました。会議以外の時間でも各自が責任をもって動くので、プロジェクト全体もスムーズに進行できます。解決できなかった事項がある場合も、次回いつ決めるのかという計画を立てることで、不安要素を残さず会議を終えられるようになりました。
（質問事項） 導入前 導入後 差 （比率）
会議終了後に、次へのアクションや期限は 3.47 3.64 0.17pt ↑（4.9％ ↑）
明確になっていますか？
ガイドライン（4） 5分前に終了！時間を守ろう
5分前終了について会議の冒頭に認識を合わせることで、終了時間が近づいてくると「あと5分ですね」という声かけが生まれるようになりました。その結果、協力して時間内に結論を出そうという意識が高まり、ゴールを達成できる会議が増加しました。また5分前に終了することにより、次のスケジュールに遅刻することなく余裕をもって参加できるようになりました。
（質問事項） 導入前 導入後 差 （比率）
会議を予定時間ぴったりに開始できていますか？ 3.81 3.93 0.12pt ↑ （3.1％ ↑）
時間内で終了できていますか？ 3.46 3.57 0.11pt ↑ （3.2％ ↑）
ゴールは達成していますか？ 3.33 3.52 0.19pt ↑ （5.7％ ↑）
調査結果を詳しくお伝えするために、オンラインイベントを開催いたします
間づくり研究会 会議の間づくり成果報告会 ～コマニー全社で取り組んだ理想の会議への第一歩とその成果～
開催日時 ：2024年12月5日（木） 11:00～12:00
参加方法 ：ZOOMウェビナーによる配信
参加費・定員：無料・先着500名
お申込み方法：下記URLもしくはQRコードからお申込みフォームへの登録
（登録期限：12月4日（水）まで）
https://po-comany-co-jp.zoom.us/webinar/register/WN_tmcB9dbxQWeqAIgrA6OuUw
【画像 https://www.dreamnews.jp/?action_Image=1&p=0000309712&id=bodyimage3】
「間づくり研究所」とは
コマニーは2019年4月、世の中にさらなる大きな価値を生み出し、世の中への貢献を大きくするために事業ドメインを「間づくり」へと再定義しました。「間」とは実態そのものではなく、人と人、人と物、人と働く空間など、二つ以上の要素からの関係性であり、間を扱う企業としてこの関係性を追求することこそが、数ある課題解決を図る大きな糸口になると考えています。
私たちが行う「間づくり」は関係性を整え、より良い状態にして価値を生み出していくことであり、「すぐれた間」を生成するための空間をはじめとした「間」のソリューション提供を目指します。この「間づくり」という言葉を追求し、実践する母体として2023年4月10日を「よい間の日」と設定し「間づくり研究所」を開所しました。
【画像 https://www.dreamnews.jp/?action_Image=1&p=0000309712&id=bodyimage4】
配信元企業：コマニー株式会社
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情報提供元： Dream News