顧問先ごとに勤怠データの形式が違う。紙のタイムカード、PDF、独自のExcel、勤怠システムのCSV。月末に届いたデータを給与計算ソフトへ打ち直し、目視で確認する作業に追われている社労士事務所もあるのではないでしょうか。


CSVに変換して取り込めば手入力は減らせそうですが、取り込む前に何を検査し、どこから先を人が判断するのかが分からないという悩みも残ります。


本記事では、社労士事務所のDX実務として給与計算の前に置く「受入ゲート」を解説します。受入ゲートとは、届いた勤怠データを取り込む前に検査し、「取り込む」「差し戻す」「人が確認する」の3つに振り分ける仕組みです。機械で検査してよいのは形式の整合で、労働時間や割増賃金の判断は人が確認します。


あわせて、事務所が設計・作成する顧問先の媒体の分け方（3類型）、共通項目の辞書、人が確認する例外の一覧、残す記録を順に示します。



【本記事の要点】



  • 手入力を減らす鍵は、給与計算ソフトへ取り込む前に置く検査と振り分け（受入ゲート）である

  • 機械で検査してよいのは、列名や必須値、締め日、時間表記などの形式の整合である

  • 労働時間に当たるか、時間外・休日・深夜の区分、端数処理は、人が確認する例外である

  • 元データ、変換後のデータ、取込結果、修正理由を残すと、確認の責任の所在が明確になる



社労士の勤怠データ手入力を減らす鍵は、給与計算の前に置く「受入ゲート」





CSVやOCR（紙やPDFの文字の読み取り）、連携機能を使えば、データを給与計算ソフトへ取り込む作業は楽になります。ただし、これらは取り込む作業を助けるもので、届いたデータが正しいかどうかを確かめる仕組みではありません。誤った数字が給与計算に入らないよう、取り込む前にデータを検査して振り分ける必要があります。その仕組みが受入ゲートです。


事務所は、受入ゲートを次の3つのレーンで設計します。届いた勤怠データはこのレーンに振り分けます。


レーン対象流れ担当
自動取込形式の検査をすべて通り、人が確認する例外がないデータ給与計算ソフトへ取り込む給与計算担当
顧問先へ差戻し列名、必須値、締め日などに形式のエラーがあるデータエラーの内容を添えて、顧問先に修正を依頼する給与計算担当
社労士レビュー形式は通るが、労働時間や割増賃金、端数処理に関わる例外があるデータ社労士が内容を判断し、取り込むか差し戻すかを決める社労士

顧問先ごとの媒体といま手入力している部分を書き出すと、どのデータをどのレーンに通すかが見えてきます。まずは貴事務所の顧問先の届き方を書き出してみましょう。


顧問先から届く勤怠データは3類型に分け、共通項目の辞書をそろえる





顧問先から届く勤怠データは、紙、PDF、Excel、CSVと形式が違い、項目の名前や並び順も顧問先ごとにばらばらです。このままでは、検査の項目を顧問先ごとに作り直すことになります。


そこで、検査の前に2つの準備をします。1つ目は、届いた勤怠データを届き方によって3つの類型に分けることです。2つ目は、類型が違っても同じ項目名で受け取れるよう、共通項目の辞書をつくることです。この2つがそろえば、どの顧問先のデータにも同じ検査をかけられます。


顧問先の媒体は3類型に分ける


顧問先から届く勤怠データは、次の3類型に分けて設計します。


類型届く形受入の方法
勤怠システムのCSV顧問先が使う勤怠システムから出力したCSV形式を検査してから、給与計算ソフトへ取り込む
共通Excel事務所が用意した共通の入力表に、顧問先が記入したExcel形式を検査してから、CSVに変換して取り込む
紙・PDF紙のタイムカード、PDF事務所で共通のExcelへ入力し、元の紙・PDFを残す

独自のExcelで勤怠データを作っている顧問先には、共通Excelの入力表に切り替えてもらうよう依頼します。


給与ソフトを提供するセルズも、同社サイトの記事の中で勤怠システムを使っていない顧問先には共通の入力用Excel、使っている顧問先にはCSVという2つの経路が示されています。上の表の「共通Excel」と「勤怠システムのCSV」がこの2経路にあたるのです。


紙・PDFは、読み取りの結果が元と合っているかを人が確かめてから取り込みます。OCRは文字を読み取る手段であり、その時間が労働時間として正しいかどうかは、人が判断するからです。



出典・参照：




共通項目の辞書をつくる


顧問先から受け取る勤怠データの項目は、類型が違っても共通にできます。『労働基準法施行規則』第54条は、賃金台帳に記入する事項を定めています。そのうち、勤怠データに関わる主な項目は、次のとおりです。




  • 氏名、性別

  • 賃金計算期間

  • 労働日数

  • 労働時間数

  • 延長した時間数、休日労働の時間数、深夜労働の時間数

  • 基本給、手当その他賃金の種類ごとの額、法第24条第1項により控除した額



事務所は、この記入事項をもとに、受け取る勤怠データのための共通項目の辞書を作ります。社員ID、日別の記録、総労働時間、休暇は、法令の列挙ではなく、運用のために置く項目です。


項目持たせる内容データの出どころ
社員ID給与計算ソフト側の従業員を特定する番号顧問先の従業員名簿と、給与計算ソフトの登録
対象期間賃金計算期間の開始日と終了日顧問先の締め日
労働日数期間内に働いた日数勤怠データの日別の記録
日別の記録日付と、日ごとの始業・終業時刻勤怠データの日別の記録
総労働時間期間内の実労働時間の合計勤怠データの日別の記録
時間外・休日・深夜区分ごとの労働時間勤怠データの区分欄
休暇取得した休暇の日数と種類顧問先の休暇の記録

各社のCSVの列は、この辞書の項目に対応づけます。対応づけがあれば、顧問先が変わっても検査の項目は同じで済みます。



出典・参照：




機械で検査してよいのは形式のエラー｜取込前のチェック項目





共通項目の辞書でそろえたデータには、給与計算ソフトへ取り込む前に同じ検査をかけます。この検査のうち機械（ソフトやプログラムによる自動のチェック）に任せてよいのは、データの形式が決まりに合っているかどうかです。列の名前が合っているか、空欄がないかといった点は、決まりと見比べれば人が見なくても判定できます。


労働時間に当たるかどうかといった判断は、機械に任せず人が行います（次章で開設）。この章では、機械に任せる検査を順に見ていきましょう。


列名・文字コード・必須値・重複を検査する


取込の前に走らせる検査は、次のとおりです。


検査見ることエラーのときの扱い
列名1行目の項目名が、取込先の項目名と一致しているか顧問先に修正を依頼する
文字コード（文字をコンピューターで表す決まり）文字化けせずに読み込めるか保存し直すよう依頼する
必須値社員ID、対象期間、労働時間などが空欄でないか空欄の項目を示して依頼する
重複同じ社員、同じ日の記録が二重に入っていないか重複を示して依頼する

給与ソフトを提供するマネーフォワードでは、他社の勤怠サービスから出力したCSVを取り込むとき、1行目の勤怠項目名を給与側の勤怠項目名と一致させるよう案内しています。



出典・参照：




締め日と時間表記をそろえる


締め日の検査は、顧問先の勤怠の締め日と給与計算の対象期間が一致しているかを見るものです。


時間の書き方には、次の3つがあります。1時間30分を例にすると、書き方は次のように変わります。


書き方1時間30分の書き方見方
60進（時:分）1:30時計と同じ。1時間と30分
10進（小数）1.51時間を1とした小数。1時間と0.5時間
分90すべて分に直した数

ジョブカン給与計算のヘルプは、同製品の給与規定グループの時間項目について、この3つの表示形式を分けています。顧問先のデータの書き方を確かめ、取込先の形式に合わせるのが、この検査の内容です。書き方が合っていないと、時間数を取り違えて読み込むことになってしまいます。


締め日についても、製品の案内があります。freee人事労務のヘルプは、freee勤怠管理Plusから勤怠を取り込む場合に締め日と社員番号をサービス間で一致させるよう案内しています。いずれも個々の製品の案内で、取込元と取込先のそれぞれで確認する項目です。



出典・参照：




エラーは顧問先へ差し戻す


形式のエラーは事務所で直さず、顧問先へ差し戻します。事務所が黙って直すと、元のデータと取り込んだデータが食い違い、あとで理由を説明できなくなるからです。


差戻しには、エラーの検査名、該当する行、直し方を書きます。顧問先には、渡す前にそろえる項目として列名、必須値、締め日、時間表記の4つを事前に伝えます。


人が判断する例外｜労働時間・割増賃金・端数処理は自動確定しない





形式が整っていれば、そのまま取り込んでよいのでしょうか。労働時間として数えるか、どの区分に入れるかは機械では決められません。給与計算ソフトは、設定された規則に沿って計算できます。ただし、元のデータが労働時間に当たるかどうかは、別の問題です。


客観的な記録との乖離は人が確認する


厚生労働省は、2017年1月20日に『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』を定めました。使用者が労働日ごとの始業・終業時刻を確認して記録すること、原則として使用者が自ら現認するか、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎にすることを示しています。自己申告で労働時間を把握する場合も、客観的な記録と著しく乖離があるときは、実態を調べて補正するよう求めています。


つまり、顧問先から届いた始業・終業の時刻と、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録とのずれは、機械が自動で確定せず人が確認する例外なのです。



出典・参照：




端数処理は、日ごとの丸めを自動化しない


厚生労働省の『確かめよう労働条件』は、残業や休日労働の時間を、原則として1分単位で計算するよう案内しています。例外として1カ月の時間外・休日・深夜労働時間数の各合計に1時間未満の端数があるときは、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理が認められています。1日ごとにこの端数処理をすることはできません。


したがって、日ごとの打刻を15分や30分の単位で一律に切り捨てる処理は、自動化のルールに組み込めません。取込の前の検査では、日ごとの打刻時刻と日別の集計時間を並べ、集計が15分や30分の単位にそろっていないかを見る必要があるのです。



出典・参照：




人が確認する例外を一覧にする


人が確認する例外は、次の5つです。確認するのは、いずれも社労士です。


例外人が確認する理由
客観的な記録との乖離届いた時刻と客観的な記録がずれており、実態の調査と補正が要る
時間数は入っているが、時間外・休日・深夜の区分が判断できない区分で割増賃金が変わるため、区分を確定する必要がある（時間数そのものの記入漏れは、形式のエラーとして差し戻す）
日をまたぐ勤務どの日の労働時間に入れるかで、日数と区分が変わる
日ごとの丸めの疑い日ごとの端数処理は認められていない
労働時間に当たるかの判断使用者の指揮命令下に置かれているかを、客観的に、個別具体的に判断する必要がある

なお、労働時間に当たるかどうかは、就業規則や雇用契約での呼び方ではなく、使用者の指揮命令下に置かれているかにより、客観的に個別具体的に判断されます。就業規則、雇用契約、36協定（時間外・休日労働に関する労使協定）は、所定労働時間、休日、時間外・休日労働の協定の範囲、賃金計算上の区分を確かめるために見ます。


社労士レビューは、事務所内の確認レーンです。始業・終業時刻を確認して記録する責任は使用者にあり、個別の案件では社労士が助言・確認し、必要に応じて所轄の労働基準監督署に確認します。


取込後に残す記録｜元データ・変換後・取込結果・修正理由





取り込んだ後に数字の理由を説明できる状態にしておくと、確認の責任の所在も明確になります。残す記録は、次の4種類です。


記録内容残す理由
元データ顧問先から届いたそのままのファイル何が届いたかを後から示す
変換後のデータ共通項目の辞書に合わせて整えたデータ元データとの違いを比べる
取込結果給与計算ソフトへ取り込んだ結果と、検査の結果どのレーンを通ったかを示す
修正理由差し戻した内容、人が判断した内容、判断した人と日付誰がなぜ差し戻した・判断したかを示す

ファイルには「顧問先名_対象期間_v1」のように、ファイル名に版の番号を付けて残します。差戻しをやり取りするたびに版が増え、どの版が取り込まれたのかが分かります。


まとめ：取込の前に、検査する項目と人が判断する例外を分ける


勤怠データの手入力を減らす鍵は、給与計算ソフトへ取り込む前に機械で検査する項目と人が判断する例外を分けることです。列名、必須値、締め日、時間表記といった形式は機械で検査し、エラーは顧問先へ差し戻します。労働時間に当たるか、時間外・休日・深夜の区分、端数処理は、人が確認します。


貴事務所で始める順番は、次のとおりです。




  1. 顧問先の媒体を3類型に分ける

  2. 共通項目の辞書をつくる

  3. 取込前の形式の検査を決める

  4. 人が確認する例外の一覧を書き出す

  5. 元データ、変換後、取込結果、修正理由を残す



あわせて顧問先には、渡す前にそろえる項目を伝えましょう。まずは、顧問先の媒体の書き出しから始めてみてはいかがでしょうか。

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情報提供元： DXportal
記事名：「 社労士の勤怠データ手入力を減らす｜CSV取込前の例外確認と差戻し 」