英文メールで初めましての挨拶を礼儀正しくする書き方３つのポイント

ビジネスシーンにおいて、会ったことのない相手に初めてメールを送るのは、なかなか緊張しますよね。顔を見て挨拶するのならともかく、メール上で初対面の挨拶、自己紹介をさらりと表現するのは、慣れてないととまどってしまうことも。

今回は、会ったことのない相手に対して初めてメールを送る際に、気をつけたいポイントをご紹介します！

英文メールで初対面の挨拶を礼儀正しくする書き方３つのポイント

ついつい日本語のノリで、書き出しから、「初めてご連絡させていただきます。わたくし、○○会社で営業を担当しております、XXと申します……。」のように、長々と丁寧な文章を書いてしまいがちですが、英語メールでは必要ありません。

前回の「英文メールで相手に伝わりやすい件名の書き方3つのポイント」でもご紹介した通り、英語では、長い文章を書くと、相手に読んでもらえない可能性が高くなります。逆にくどくどと説明しすぎることで、相手に幼稚な印象を与えてしまうことも。

日本語の感覚だと、いきなり敬称なしで相手の名前を書くのは失礼に値するのでは!?　と思わず心配になってしまいますが、英語メールでは、逆に親しみを込めて書いている、という具合に捉えられます。なので、書き出しからいきなり、Dear XXXX（相手の名前）, と始めてOKです。

ポイント3：自己紹介であることを最初に英語でちゃんと追記する

英語のメールでは、まずは目的から書くことが大事です。なので、最初に初対面であることを明記するため、初メールで使えるフレーズ「Please let me introduce myself(まず、私の自己紹介をさせてください。)」を書いておきましょう。

その後は、簡単な自己紹介（自分が何者であるか）をコンパクトにまとめましょう。例えば、こんな感じです。

I am Timmy from English Hacker corporation, Japan.

(日本のイングリッシュハッカーコーポレーションのティミーです。)

I am Alex, working as a Marketing Director at XX college.

(XXカレッジでマーケティング取締役として勤務しているアレックスです。)

など、自己紹介は簡潔に、1，2行の短いセンテンスでまとめるようにしましょう。

この3つのポイントで、メールの書き出しはOKです。では次に、要件を伝える時に便利なフレーズを見ていきましょう！

自己紹介を書き終えたら、何のためにメールを送っているのか、用件は何なのかを相手にはっきりと伝えましょう。その際に役に立つフレーズは以下の通りです。

I am writing this to ask you to send the latest brochures.

(最新のカタログを送っていただけるよう、メールいたしました。)

I am sending you this email to seek your advice.

(アドバイスをいただきたく、このメールを出しております。)

とにかく回りくどい言い方をせず、はっきりとメールを書いている理由を伝えるのが最大のポイントです！

初めての相手にメールを送る際、文末に以下のような文章を入れると効果的です。

I look forward to hearing from you soon.

(すぐにお返事がいただけることを楽しみにしております。)

Your prompt response would be much appreciated.

(早急なご返信、感謝いたします。)

ビジネスシーンで初めての相手とやりとりする場合、相手の仕事の速度、返信の速さが予測できないことが多いですよね。スムーズに仕事を進めるためにも、失礼にならない程度に返事の催促をするのは大切なことです。

そして英文メールの最後は、お決まり文句で締めましょう

ですね。

「初対面だから……。」と、ついつい丁寧に長文を書いてしまいがちですが、それだと逆に相手が混乱してしまいます。最悪の場合、面倒くさくて後回しにされてしまう……なんてことも！

出来るだけ用件をシンプルにまとめ、相手が理解しやすいメールを書くよう心がけましょう！

情報提供元： English Hacker