仕事を効率的に進めるうえで重要なのは、業務マニュアルの作成です。業務マニュアルは多くの場面で活躍します。例えば
- チームで仕事を進めるうえでの指示書
- 退職後の業務の引き継ぎ
- 業務フローの見える化、それをもとにした改善
などです。非常に役立つのでぜひ業務マニュアルを作るようにしましょう。
本記事では業務マニュアルの必要性から、実際に作成する手順まで解説していきます。
※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。
なぜ業務マニュアルを作るのか
業務マニュアルを作成することで、手元にある仕事を手順化することができて、効率的に仕事をこなせることができるようになります。
また、他の仕事で忙しく業務にとりかかれなかったり、万が一自分が仕事を休んでしまったり、別の部署への異動辞令が出たりしてもマニュアルがあることで、同僚や後輩にスムーズに仕事を引き継ぎぐことができるのです。
マニュアルの作成手順
マニュアル作成に苦戦する人は多いです。しかし現在インターネット上には、マニュアルのテンプレートがダウンロードできるサイトがたくさんあります。
「労務・庶務マニュアル」や「考え方・行動基準をまとめたマニュアル」、「棚卸し実施マニュアル」など用途別にテンプレートが分かれているのも嬉しいところ。 PC上で、注意点や改善点をあとで簡単に書き加えたりできるのも良い点です。
マニュアル作成のポイント
マニュアルは、業務を担当する本人ではなく第三者の視点から作成することがポイント。なぜなら、マニュアルは業務を担当している本人以外も活用するものだからです。業務を担当している本人が当たり前だと思ってしまう作業も、第三者からするとマニュアルに記載していないとやり方がわからない場合もあります。
ある企業では、新入社員にマニュアルを作る取り組みを行っています。先輩社員は忙しく、マニュアル作成まで手が回らないということも多いでしょう。新入社員が仕事を覚えながらマニュアル作成をすれば、業務を担当する本人が気づけなかった疑問点に気付けることもあります。そうすると業務担当外の人にもがわかりやすい内容のマニュアルが作れたり、そのあとに入社する後輩に仕事を引き継ぎやすかったりとメリットも多いのです。
マニュアル作成の注意点
マニュアル作りは、何と言ってもわかりやすさや読みやすさが重要です。
そのためには、
- 時系列に沿って書く
- 専門用語はなるべく使わない
- 5W1H「なぜ」「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうやって」を使う
- 一文は短く書く
上記のことを意識することで、皆に役立つマニュアル作りができます。
まとめ
マニュアルを作成することで、自分の仕事を手順化したり、他の仕事で忙しい時に効率的に業務を手伝ってもらえたり、自分の仕事を後輩にスムーズに引き継ぎすることができたりとたくさんのメリットがあります。
現在は、ネット上にマニュアルのテンプレートもたくさんあるので、案外簡単に作れるかもしれません。マニュアルをPC上に保存すれば、加筆・訂正も簡単にできます。マニュアル作りに苦手意識を持っている方も、以上のことを踏まえてマニュアル作りに取り組んでみましょう。
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大谷翔平・野球ニュース